Skip to content (Press Enter)

Mary Kay maakt een tijdschrift

Duizenden materialen en collega's? Geen probleem. Ontdek hoe Dropbox het organiseren en produceren van creatieve projecten eenvoudig maakt voor de omvangrijke teams van Mary Kay.

Collectie huidverzorgingsproducten van Mary Kay

Mary Kay is actief op ruim 30 internationale markten, waar honderdduizenden zelfstandige schoonheidsadviseurs van over de hele wereld de producten van het merk verkopen. Dit uitgebreide netwerk van verkopers is dringend op zoek naar een manier voor het koppelen, delen en opslaan van bestanden, gegevens en andere informatie. Voorheen gebruikte de organisatie Dropbox voornamelijk voor bestandsoverdracht, maar door de nieuwe opmars van werken op afstand, heeft het team zijn workflow opnieuw onder de loep moeten nemen. Tegenwoordig is Dropbox "de plek waar het werk van ons bedrijf tot leven komt", aldus David Wilson, Senior Manager of Creative Technology and Production voor het Amerikaanse Creative Services-team van de organisatie. "Het is ronduit geweldig om over zoveel veelzijdige creatieve tools te beschikken. Eigenlijk is het makkelijker om te vertellen waar we Dropbox niet voor gebruiken." 

In het onderstaande verhaal van Wilson ontdek je hoe Mary Kay van de producten van Dropbox gebruikmaakt voor het verspreiden en verzamelen van materiaal voor evenementen, het organiseren en doorzoeken van foto's en video's, en het asynchroon met bestanden werken om het maandelijkse digitale tijdschrift van de organisatie samen te stellen.

Conferentie van Mary Kay met mensen die over een podium lopen

Stap 1: voorbereiding en preproductie

Wij zijn een directsalesbedrijf met honderdduizenden zelfstandige schoonheidsadviseurs met wie we moeten communiceren. Daarbij is gebleken dat veel gangbare oplossingen van andere aanbieders voor ons niet goed werken. We organiseren veel evenementen. Deze moeten eerst worden aangekondigd en daarnaast moeten deelnemers ons eenvoudig foto's kunnen sturen die we vervolgens kunnen gebruiken voor onze socialemediakanalen en in ons tijdschrift, Applause

Dropbox Transfer stelt ons in staat een enkele link naar een onbeperkt aantal mensen te verzenden, wat enorm handig is als we een uitnodiging via PDF willen versturen. Daarnaast kunnen we ook een bestandsaanvraag verzenden, zodat deelnemers ons hun favoriete foto's en video's kunnen sturen met behulp van een specifieke link. Zo kunnen ze eenvoudig de foto's terugsturen, waarna deze automatisch worden opgeslagen in een door ons gemaakte map, waardoor ons team ze makkelijk kan vinden en bekijken. Wat betreft de beveiliging, is dit veel veiliger dan een FTP-website, doordat afzonderlijke zelfstandige schoonheidsadviseurs geen toegang hebben tot de bestanden van anderen. 

Twee huidverzorgingsproducten van Mary Kay

Stap 2: doorbladeren, doorzoeken en overdracht van materiaal

Nu hebben we al onze creatieve bestanden in Dropbox opgeslagen, waaronder alle foto's van het evenement. Ons socialemediateam of verkoopontwikkelingsteam neemt de foto's door, bepaalt welke zullen worden gebruikt en zorgt ervoor dat we de bijbehorende rechten bemachtigen. Wanneer een ander teamlid een specifieke foto nodig heeft, is deze eenvoudig te vinden. In het verleden hadden we niet echt de mogelijkheid om onze bestandsservers te doorzoeken. Met Dropbox kan dat wel. Nu hoeven we ons nooit meer zorgen te maken dat dingen niet kunnen worden gevonden.

Ook de overdracht van bestanden is een stuk eenvoudiger. Stel dat we duizenden foto's van een evenement van de ene naar de andere locatie moeten verplaatsen. Vroeger gebruikten we een andere cloudoplossing, die bij de overdracht van grote hoeveelheden bestanden gewoon een foutmelding gaf of veel bestandsbeschadiging opleverde. Zelfs als het wel werkte, ging het enorm traag. Met Dropbox start je de overdracht gewoon via het web en heb je er verder geen omkijken naar. De overdracht verloopt snel, soepel en naadloos. 

Stap 3: creatieve productie

Het creatieve team heeft de foto's die het wil gebruiken en iemand heeft de tekst geschreven. Een team van ontwerpers is bezig met het vormgeven van pagina's die in het tijdschrift belanden. Ze werken op afstand en asynchroon. Daarom is het essentieel dat het systeem ervoor zorgt dat slechts één persoon tegelijk aan een bestand werkt om problemen met het versiebeheer of verloren gegevens te voorkomen. Dropbox beschikt over de functie 'Vergrendelen voor bewerking'. Die is zo handig. Bij het in- en uitchecken van een bestand hoef je alleen maar met de rechtermuisknop op Vergrendelen voor bewerking te klikken en voilà: het bestand is vergrendeld. De functies van Dropbox zijn zo eenvoudig en goed doordacht. Stel dat ik wil weten wie het bestand heeft uitgecheckt. Ook dat is eenvoudig te achterhalen. Als je op het bestand dubbelklikt, zie je dat het is vergrendeld voor bewerking, door wie het is vergrendeld en wordt je gevraagd of je diegene wilt verzoeken om het voor je te ontgrendelen. Geweldig, nietwaar? Wanneer de persoon die het bestand heeft vergrendeld, onverhoopt niet beschikbaar is, kun je je als beheerder aanmelden en het bestand alsnog ontgrendelen. 

Collectie huidverzorgingsproducten van Mary Kay

Stap 4: beoordelen en opmerkingen plaatsen

Dropbox maakt het heel eenvoudig om opmerkingen bij een bestand te plaatsen of een Capture-video te maken voor het plaatsen van opmerkingen. Als we een snelle beoordeling op video maken, gebruiken we Capture om de beoordeling door te spreken en verzenden we deze, zodat iedereen er in de toekomst naar kan kijken. Of als we opmerkingen in een bestaande PDF of de fotospread willen plaatsen, kunnen we dat met de PDF-editor doen. Er zijn dus meerdere wegen die naar Rome leiden. 

En ziezo. De PDF is af en klaar om naar duizenden mensen over de hele wereld te worden verzonden. Weer een succes voor Mary Kay en Dropbox.

Bonusstap: raak nooit iets kwijt

De mogelijkheid om eenvoudig een verwijderd bestand of een eerdere versie op te halen, is een uitkomst. 

Op onze vroegere bestandsservers maakten we om de paar dagen een back-up. Als er echter sinds de laatste back-up iets aan de server was toegevoegd dat vervolgens per ongeluk werd verwijderd, was er geen mogelijkheid om het terug te krijgen. En wanneer je toch besloot de laatst opgeslagen versie terug te zetten, was deze aanzienlijk verouderd in vergelijking met de meest recente versie. Dit zorgde ervoor dat mensen meerdere versies van bestanden opsloegen, wat voor grote problemen zorgde, omdat dit ertoe leidde dat de ene versie werd goedgekeurd, maar per ongeluk een andere versie werd verzonden. Elke keer dat je nu echter een bestand opslaat, slaat Dropbox het voor je op. Mensen hoeven zich geen zorgen te maken over het maken van een kopie en het opslaan van een aparte versie. Ze kunnen erop vertrouwen dat het er is. Als ze het nodig hebben, kunnen ze ernaar terugkeren door met de rechtermuisknop op 'Naar versiegeschiedenis gaan' te klikken. Nu weten ze dat het er altijd is, wat voor veel gemoedsrust zorgt.