Mary Kay는 전 세계 30곳 이상의 시장에서 독립 뷰티 컨설턴트를 통해 제품을 판매하며 전 세계로 네트워크를 확장하고 있습니다. 하지만 이들에게는 연결 상태를 유지하며 파일과 데이터, 기타 정보를 공유하고 저장할 수단이 반드시 필요합니다. Mary Kay는 이전에 Dropbox를 주로 파일 전송 용도로만 사용했습니다. 하지만 최근 몇 년 새 보편화된 원격 근무로 인해 기존의 워크플로를 재고하게 되었습니다. 미국 크리에이티브 서비스팀의 크리에이티브 기술·프로덕션 선임 관리자 David Wilson은 현재 Dropbox를 "회사의 업무 파일이 사는 공간이다. Swiss Army 나이프 같은 만능 크리에이티브 도구가 있어 너무 편리하다. Dropbox를 사용하지 않는 작업을 꼽기가 더 쉬울 정도다"라고 설명합니다.
아래에서 Mary Kay가 Dropbox 제품을 사용하는 방법을 Wilson이 단계별로 설명합니다. 각 단계를 살펴보며 이들이 어떻게 이벤트에 관한 정보를 배포하고, 이벤트를 통해 자료를 수집하고, 사진과 동영상을 정리해 간편하게 검색하고, 비동기식으로 파일 작업을 하며 월간 디지털 매거진을 완성하는지 알아보세요.
1단계: 준비와 사전 제작
Mary Kay는 소통해야 할 독립 뷰티 컨설턴트만 수십만 명이 있는 직판기업입니다. 그리고 거래처가 제공하는 일반적인 솔루션 대부분은 우리 기업에는 적합하지 않죠. Mary Kay는 다양한 이벤트를 개최합니다. 그래서 이벤트 소식을 공지하고, 참석자들이 Mary Kay 소셜 미디어와 자체 발행 매거진 Applause에 사용할 사진을 전송할 수 있는 간편한 방법이 필요합니다.
Dropbox Transfer를 사용하면 1개의 링크를 생성한 다음 원하는 만큼 많은 사람에게 전송할 수 있습니다. 이 방식은 PDF 초대장을 전달하는 데 아주 유용하죠. 파일 요청을 전송해 참석자들에게 특정 링크를 통해 가장 마음에 드는 사진과 동영상을 우리에게 전송해 달라고 요청할 수도 있습니다. 참석자들은 사진을 간편하게 전송할 수 있고, 그러면 사진이 자동으로 미리 지정해 놓은 폴더로 전송되어 우리 팀이 사진을 찾기에도 편합니다. 뷰티 컨설턴트들이 다른 사람이 전송한 파일에 액세스할 수 없기 때문에 보안 측면에서도 FTP 사이트보다 훨씬 안전하죠.
2단계: 자료 둘러보기, 검색, 전송
Mary Kay는 이제 이벤트 사진뿐만 아니라 모든 크리에이티브 파일을 Dropbox에 보관합니다. 소셜미디어팀과 영업개발팀은 사진을 둘러보며 어떤 사진을 사용할 것인지 결정한 후 사진을 사용할 권한이 있는지를 확인합니다. 다른 팀원이 특정 사진을 찾아야 하는 경우에도 찾기가 쉽죠. 이전에는 파일 서버를 검색할 수 있는 기능이 없었습니다. 하지만 Dropbox를 사용한 후 모든 것이 달라졌죠. 이제는 파일을 찾는 것에 대한 걱정은 하지 않습니다.
파일을 전송하는 것도 훨씬 쉬워졌습니다. 이벤트에서 찍은 수천 장의 사진을 다른 위치로 옮겨야 한다고 가정해보죠. 전에는 다른 클라우드 솔루션을 사용했지만 대용량의 파일 모음을 이전할 때 실행이 멈추거나 많은 파일이 손상되는 경우가 잦았습니다. 이전을 무사히 완료한다고 해도 속도가 너무 느렸죠. 하지만 Dropbox에서는 웹 작업으로 전송만 실행하면 그걸로 끝입니다. 전송은 매끄럽고 원활하게 진행되고 속도도 빠르죠.
3단계: 크리에이티브 제작
크리에이티브팀은 사용할 사진을 추렸고, 누군가가 카피도 완성했습니다. 디자이너팀은 매거진에 들어갈 페이지를 디자인하는 중이죠. 디자이너들은 비동기식으로 원격 작업을 하기 때문에 버전 문제나 작업 손실을 방지하려면 한 번에 한 명만 파일 작업을 할 수 있는 시스템이 꼭 필요합니다. Dropbox에는 '수정 기능 잠금'이라는 기능이 있습니다. 사용 방법은 정말 간단한데요, 파일에 액세스할 때 마우스 오른쪽 버튼을 클릭해 수정 기능 잠금을 활성화하면 파일의 수정 기능이 잠기죠. Dropbox의 작동 방식은 정말 단순하고 우아합니다. 파일을 누가 잠갔는지 확인하는 방법도 정말 간편합니다. 파일을 더블 클릭하면 현재 파일의 수정 기능이 잠겨 있는 상태이고, 누가 파일의 수정 기능을 잠갔는지 알려주는 한편, 수정 기능 잠금 해제를 요청할 것인지를 묻죠. 정말 놀랍지 않나요? 파일의 수정 기능을 잠근 사람에게 연락이 닿지 않는 경우 관리자로 로그인해 수정 기능 잠금을 해제할 수도 있습니다.
4단계: 댓글 교환과 검토
Dropbox에서는 간편하게 파일에 댓글을 달 수 있습니다. 또는, Capture 동영상을 만들어 댓글을 달 수도 있죠. 동영상 검토를 빠르게 진행하고 싶을 때는 Capture를 사용해 검토 내용을 설명한 다음 관계자들에게 전송해 나중에 볼 수 있도록 합니다. 사진을 정리해 둔 기존 PDF에 댓글을 달고 싶을 땐 PDF 편집기를 사용합니다. 댓글을 교환하는 방식이 참으로 다양하죠.
이 모든 단계를 거치면 마침내 전 세계 수천 명에게 전송할 PDF가 완성됩니다. Mary Kay와 Dropbox가 다시 한번 성공적으로 임무를 완수한 거죠.
보너스 단계: 모든 콘텐츠를 안전하게 보관
이를 위한 핵심은 삭제된 파일이나 이전 버전의 파일을 간편하게 복구하는 기능입니다.
이전에 파일 서버를 사용할 때는 며칠에 한 번씩 백업을 해야 했습니다. 하지만 마지막 백업 이후로 서버에 추가된 파일이나 삭제되기 전에 백업을 해두지 않은 파일은 복구할 방법이 없었죠. 이런 경우에는 최신 버전보다 훨씬 이전 버전을 사용해야 했고, 그러다 보니 사람들이 수많은 파일 버전을 저장하게 되는 상황에 이르렀습니다. 진짜 문제는 이로 인해 승인된 버전이 아닌 다른 버전을 실수로 유통하게 되는 경우가 생겼다는 것이죠. 하지만 이제는 파일을 저장할 때마다 Dropbox가 모든 버전을 대신 보관해줍니다. 그래서 직접 사본을 만들고 별도의 버전으로 저장해야 하는지를 걱정할 필요가 없죠. 모든 버전이 Dropbox에 저장되어 있다는 것을 알고 있으니까요. 이전 버전이 필요한 경우 마우스 오른쪽 버튼을 클릭해 '변경내용 기록'으로 이동하기만 하면 됩니다. 모든 버전이 보관되어 있으니 언제나 안심할 수 있습니다.
