Mit über 30 Märkten weltweit und unabhängigen Schönheitsberatern, die ihre Produkte auf der ganzen Welt verkaufen, verfügt Mary Kay über ein wachsendes Netzwerk von Menschen, die verzweifelt nach Möglichkeiten suchen, Dateien, Daten und andere Informationen zu verbinden, auszutauschen und zu speichern. In der Vergangenheit nutzte das Unternehmen Dropbox hauptsächlich für Dateitransfers, aber die jüngste Zunahme der Arbeit im Homeoffice veranlasste das Team, seinen Arbeitsablauf zu überdenken. Heute „ist Dropbox wirklich das Herzstück unserer Arbeit als Unternehmen“, sagt David Wilson, Senior Manager of Creative Technology and Production für das US Creative Services-Team des Unternehmens. „Es ist einfach wunderbar, etwas zu haben, das wie ein Schweizer Taschenmesser voller kreativer Werkzeuge ist. Es wäre fast einfacher zu sagen, wofür wir es nicht verwenden.“
Im Folgenden erklärt Wilson, wie Mary Kay Dropbox-Produkte nutzt, um Informationen über eine Veranstaltung zu teilen und Inhalte zu sammeln, die Fotos und Videos zu organisieren und zu durchsuchen und asynchron mit den Dateien zu arbeiten, um das monatliche digitale Magazin des Unternehmens zu erstellen.
Schritt 1: Vorbereitung und Vorproduktion
Wir sind ein Direktvertriebsunternehmen mit Hunderttausenden von unabhängigen Schönheitsberatern, mit denen wir kommunizieren müssen. Und viele typische Lösungen der Anbieter funktionieren für uns nicht sehr gut. Wir organisieren viele Veranstaltungen und müssen zuerst die Veranstaltung ankündigen und dann eine einfache Möglichkeit für die Teilnehmer bieten, uns Fotos zu schicken, die wir in sozialen Netzwerken und in unserem Magazin Applause verwenden können.
Mit Dropbox Transfer können wir einen Link an beliebig viele Personen senden. Das ist eine großartige Möglichkeit, eine Einladung per PDF zu verschicken. Abgesehen davon, können wir auch eine Dateianfrage versenden und die Teilnehmer bitten, uns ihre Lieblingsfotos und -videos über einen bestimmten Link zu schicken. Sie können die Fotos ganz einfach zurückschicken, und sie werden automatisch in einen Ordner verschoben, den wir erstellt haben, damit unser Team sie leichter finden und durchsuchen kann. Was den Aspekt der Sicherheit angeht, ist Dropbox viel sicherer als eine FTP-Site, da einzelne unabhängige Schönheitsberater keinen Zugriff haben, um die Dateien anderer anzuzeigen.
Schritt 2: Durchsuchen, Suchen und Übertragen der Assets
Wir haben jetzt alle unsere kreativen Dateien in Dropbox gespeichert, einschließlich aller Bilder von der Veranstaltung. Unser Social-Media-Team oder das Vertriebsentwicklungsteam durchsucht die Fotos, entscheidet, welche verwendet werden sollen, und stellt sicher, dass wir die Rechte haben, sie zu verwenden. Wenn ein anderes Teammitglied ein bestimmtes Foto finden muss, kann es einfach danach suchen. In der Vergangenheit hatten wir einfach nicht wirklich die Möglichkeit, unsere Dateiserver zu durchsuchen. Das ist bei Dropbox nicht der Fall. Jetzt machen wir uns keine Sorgen mehr darum, ob wir Dinge finden.
Das Übertragen von Dateien ist ebenfalls viel einfacher. Sagen wir zum Beispiel, dass wir Tausende von Fotos von einem Event von einem Ort an einen anderen verschieben müssen. In der Vergangenheit hatten wir eine andere Cloud-Lösung, aber wenn wir große Mengen von Dateien übertragen haben, schlugen diese Vorgänge häufig fehl oder viele Dateien wurden beschädigt. Und selbst wenn es funktionierte, war es sehr langsam. Mit Dropbox initiieren Sie den Transfer einfach als Webvorgang und können sich mit anderen Dingen befassen. Der Transfer erfolgt schnell, reibungslos und nahtlos.
Schritt 3: Kreative Produktion
Das Kreativteam hat die Fotos, die es verwenden möchte, und jemand hat den Text geschrieben. Ein Team von Designern arbeitet daran, Seiten für das Magazin zu erstellen. Sie sind remote und asynchron. Daher ist ein System, das sicherstellt, dass nur eine Person gleichzeitig an einer Datei arbeitet, unerlässlich, um Versionsprobleme zu vermeiden und zu verhindern, dass Arbeiten doppelt gemacht werden. Dropbox bietet ein Feature namens „Zur Bearbeitung gesperrt“. Es ist so einfach. Wenn Sie Dateien ein- und auschecken, müssen Sie nur mit der rechten Maustaste klicken, um die Datei für die Bearbeitung zu sperren, und sie ist gesperrt. Was Dropbox macht, ist so einfach und elegant. Angenommen, ich muss wissen, wer die Datei ausgecheckt hat. Auch das geht ganz einfach. Doppelklicken Sie auf die Datei und Sie sehen, dass sie für die Bearbeitung gesperrt ist und wer sie gesperrt hat. Mit nur einem Mausklick können Sie um die Entsperrung der Datei bitten. Das ist toll, oder? Wenn die Person, die die Datei gesperrt hat, aus irgendeinem Grund nicht verfügbar ist, können wir als Admin reingehen und die Datei ebenfalls entsperren.
Schritt 4: Kommentieren und Überprüfen
Dropbox macht es wirklich einfach, eine Datei zu kommentieren oder ein Capture-Video zu erstellen, um Kommentare abzugeben. Wenn wir eine kurze Videoüberprüfung durchführen, verwenden wir Capture, um die Bewertung zu besprechen und sie zu senden, damit alle sie irgendwann ansehen können. Oder, wenn wir eine vorhandene PDF-Datei der Fotostrecke kommentieren möchten, können wir das mit dem PDF-Editor tun. Mehrere Optionen führen an dieses eine Ziel.
Und voilà. Die PDF-Datei wird erstellt und kann an Tausende von Menschen weltweit verschickt werden. Ein weiterer Sieg für Mary Kay und Dropbox.
Bonusschritt: Nichts geht mehr verloren
Die Möglichkeit, eine gelöschte Datei oder eine frühere Version einer Datei einfach abzurufen, ist von entscheidender Bedeutung.
Ja, auf unseren Dateiservern haben wir in der Vergangenheit alle paar Tage Backups durchgeführt. Wenn jedoch etwas seit dem letzten Backup zum Server hinzugefügt und kein Backup gemacht wurde, bevor die Datei versehentlich gelöscht wird, können Sie sie nicht wiederherstellen. Und selbst wenn, würden Sie zu einer Version zurückkehren, die möglicherweise mehrere Iterationen älter als die aktuellste Version ist. Das führte dazu, dass die Leute mehrere Versionen von Dateien ablegten, was ein echtes Problem darstellte, da es zu Szenarien kam, in denen eine Version genehmigt wurde, aber eine andere versehentlich versendet wurde. Jedes Mal, wenn Sie jetzt aber eine Datei speichern, speichert Dropbox sie für Sie. Die Nutzer müssen nicht mehr extra eine Kopie erstellen und eine separate Version speichern. Sie können darauf vertrauen, dass sie da ist. Wenn sie sie benötigen, können sie zu der Version zurückkehren, indem sie mit der rechten Maustaste klicken, um zum Versionsverlauf zu gehen. Sie wissen, dass die Version da ist, was einem eine gewisse Sorgenfreiheit gibt.
