Dengan lebih 30 pasaran antarabangsa dan perunding kecantikan bebas yang menjual produk Mary Kay di seluruh dunia, Mary Kay mempunyai rangkaian luas orang yang terdesak untuk mendapatkan cara untuk berhubung, berkongsi dan menyimpan fail, data dan maklumat lain. Pada masa lalu, organisasi menggunakan Dropbox terutamanya untuk pemindahan fail, tetapi peningkatan kerja jarak jauh baru-baru ini menyebabkan pasukan memikirkan semula aliran kerja mereka. Hari ini, Dropbox "benar-benar tempat kerja syarikat kami," kata David Wilson, Pengurus Kanan Teknologi Kreatif dan Pengeluaran untuk pasukan Perkhidmatan Kreatif A.S. organisasi itu. "Sungguh hebat untuk memiliki alat kreatif serbaguna. Perkara yang tidak menggunakan alat tersebut lebih mudah untuk dinyatakan."
Di bawah, Wilson bercakap tentang cara Mary Kay memanfaatkan produk Dropbox untuk mengedarkan maklumat tentang—dan mengumpul aset daripada—acara, mengatur dan mencari melalui foto dan video serta bekerja secara tidak segerak dengan fail untuk mencipta majalah digital bulanan organisasi.
Langkah 1: Penyediaan dan prapengeluaran
Kami ialah syarikat jualan langsung yang mempunyai ratusan ribu perunding kecantikan bebas yang kami perlukan untuk berkomunikasi dan banyak penyelesaian biasa yang ditawarkan oleh vendor tidak begitu sesuai untuk kami. Kami melakukan banyak acara dan kami perlu mengumumkan acara itu terlebih dahulu, kemudian mempunyai cara mudah untuk hadirin menghantar foto yang boleh kami gunakan di media sosial dan dalam majalah kami, Tepukan.
Dengan Dropbox Transfer, kami boleh mengambil satu pautan dan menghantar pautan tersebut kepada seberapa ramai orang yang kami mahu, yang merupakan cara terbaik untuk menyampaikan jemputan melalui PDF. Secara berasingan, kami juga boleh menghantar permintaan fail, meminta peserta menghantar foto dan video kegemaran mereka kepada kami menggunakan pautan tertentu. Mudah bagi mereka untuk menghantar kembali foto itu, dan foto tersebut akan masuk ke dalam folder yang dicipta oleh kami secara automatik, jadi mencari dan menyemak foto adalah mudah untuk pasukan kami. Daripada perspektif keselamatan, ia jauh lebih selamat daripada tapak FTP kerana perunding kecantikan bebas individu tidak mempunyai akses untuk melihat fail orang lain.
Langkah 2: Semak imbas, cari dan pindahkan aset
Kami kini mempunyai semua fail kreatif kami yang disimpan di Dropbox, termasuk semua gambar dari acara tersebut. Pasukan media sosial kami atau pasukan pembangunan jualan akan menyemak imbas foto, menentukan foto yang ingin mereka gunakan dan memastikan kami mempunyai hak untuk menggunakan foto tersebut. Jika ahli pasukan lain perlu mencari foto tertentu, ia mudah untuk dicari. Pada masa lalu, kami tidak benar-benar mempunyai keupayaan untuk mencari pelayan fail kami. Itu tidak berlaku dengan Dropbox. Kini, kami tidak risau lagi untuk mencari barang.
Memindahkan fail juga lebih mudah. Katakan kita perlu mengalihkan beribu-ribu foto daripada acara dari satu lokasi ke lokasi yang lain. Kami mempunyai penyelesaian awan lain pada masa lalu tetapi selalunya apabila kami memindahkan sekelompok besar fail, operasi tersebut akan gagal atau kebanyakan fail akan rosak. Walaupun ia berfungsi, ia sangat perlahan. Dengan Dropbox, anda hanya memulakan pemindahan sebagai operasi web dan menjalani hari anda. Pemindahan berlaku dengan cepat, lancar dan mudah.
Langkah 3: Pengeluaran kreatif
Pasukan kreatif mempunyai foto yang mereka mahu gunakan dan seseorang menulis salinan. Sekumpulan pereka bentuk sedang berusaha mencipta halaman untuk dimuatkan dalam majalah. Ia adalah jarak jauh dan tidak segerak, jadi sistem yang memastikan hanya seorang bekerja pada fail sekaligus adalah penting untuk mengelakkan masalah versi atau kerja lain yang hilang. Dropbox mempunyai ciri yang dipanggil ‘dikunci untuk penyuntingan.’ Ia begitu mudah. Apabila menggunakan fail daftar masuk dan daftar keluar, anda hanya perlu klik kanan, katakan dikunci untuk penyuntingan, dan ia dikunci. Perkara yang dilakukan oleh Dropbox adalah sangat mudah dan elegan. Sekarang katakan saya perlu tahu orang yang mengeluarkan fail itu. Itu juga mudah. Klik dua kali pada fail dan anda akan diberitahu fail dikunci untuk penyuntingan, laporkan orang yang mengunci fail dan tanya sama ada anda ingin meminta mereka membuka kunci fail untuk anda atau tidak. Sungguh menakjubkan, bukan? Jika orang yang mengunci fail tidak tersedia atas sebab-sebab tertentu, kami juga boleh masuk sebagai pentadbir dan membuka kunci fail.
Langkah 4: Menulis komen dan menyemak
Dropbox menjadikan proses menulis komen pada fail atau mencipta video Capture untuk menulis komen sangat mudah. Jika kami membuat semakan pantas pada video, kami hanya menggunakan Capture untuk bercakap melalui semakan dan menghantar video untuk tontonan sesiapa sahaja pada masa hadapan. Atau, jika kami ingin menulis komen pada PDF penyebaran foto yang sedia ada, ia boleh dilakukan dengan editor PDF. Pelbagai pilihan untuk sampai ke tempat yang sama.
Dan biola. PDF telah dibina dan sedia untuk dihantar kepada beribu-ribu orang di seluruh dunia. Satu lagi kemenangan untuk Mary Kay dan Dropbox.
Langkah bonus: Jangan sekali-kali kehilangan apa-apa
Keupayaan untuk mendapatkan semula fail yang dihapuskan atau versi fail yang lebih awal dengan mudah adalah kunci.
Pada pelayan fail kami pada masa lalu, ya, kami akan melakukan sandaran setiap beberapa hari. Tetapi, jika anda mempunyai sesuatu yang telah ditambahkan pada pelayan sejak sandaran terakhir dan tiada sandaran sebelum ia dihapuskan secara tidak sengaja, anda tidak boleh mendapatkan kembali fail tersebut. Dan walaupun begitu, anda akan kembali kepada versi yang mungkin beberapa lelaran lebih lama daripada salinan terbaru. Ini akan menyebabkan orang ramai menyimpan berbilang versi fail, yang merupakan masalah sebenar kerana ia mencipta senario yang satu versi diluluskan tetapi satu lagi dihantar secara tidak sengaja. Namun demikian, setiap kali anda menyimpan fail, Dropbox akan menyimpan fail tersebut untuk anda. Orang ramai tidak perlu risau tentang membuat salinan dan menyimpan versi yang berasingan. Mereka yakin fail itu ada di sana. Jika mereka memerlukan fail tersebut, mereka boleh kembali dengan mengklik kanan 'Pergi ke Sejarah Versi.' Mereka tahu fail ada di sana sekarang, yang memberi mereka ketenangan fikiran yang sebenar.
