Con oltre 30 mercati internazionali e consulenti di bellezza indipendenti che vendono i suoi prodotti in tutto il mondo, Mary Kay vanta una rete capillare di persone con un disperato bisogno di trovare modi per rimanere in contatto tra loro e condividere e archiviare file, dati e altre informazioni. In passato, l'organizzazione utilizzava Dropbox principalmente per trasferire i file; tuttavia, la recente diffusione del lavoro da remoto ha spinto il team a riconsiderare l'intero flusso di lavoro. Oggi, Dropbox "è la del lavoro della nostra azienda", afferma David Wilson, Senior Manager del team Creative Services statunitense del reparto Creative Technology and Production dell'organizzazione. "È fantastico, è come avere un coltellino svizzero di strumenti creativi. Sarebbe quasi più facile dire per cosa non lo usiamo".
Di seguito, Wilson spiega come Mary Kay sfrutta i prodotti Dropbox per condividere informazioni (e raccogliere risorse) riguardanti un evento, organizzare e cercare foto e video e lavorare con i file in modalità asincrona per creare la rivista digitale mensile dell'organizzazione.
Passaggio 1: preparazione e pre-produzione
Siamo un'azienda di vendita diretta, che ha necessità di comunicare con centinaia di migliaia di consulenti di bellezza indipendenti, e molte delle soluzioni offerte comunemente dai fornitori per noi non funzionano. Organizziamo numerosi eventi. Innanzitutto, dobbiamo annunciarli e, in secondo luogo, dobbiamo disporre di un sistema intuitivo che permetta ai partecipanti di inviarci le foto da usare sui social e nella nostra rivista, Applause.
Grazie a Dropbox Transfer, possiamo creare un link e inviarlo a quante persone vogliamo: un'ottima soluzione per mandare un invito in PDF. Separatamente, possiamo anche inviare richieste di file, con le quali chiediamo ai partecipanti di inviarci le loro foto e i loro video preferiti tramite un link specifico. È un sistema molto intuitivo e le foto confluiscono automaticamente in una cartella creata per questo scopo preciso, in cui il team potrà trovare e sfogliare facilmente tutti i contenuti. Dal punto di vista della sicurezza, è molto più sicuro di un sito FTP, dato che i consulenti di bellezza indipendenti non hanno accesso ai file di altre persone.
Passaggio 2: esplorazione, ricerca e trasferimento delle risorse
A questo punto, tutti i nostri file creativi sono archiviati in Dropbox, comprese tutte le foto dell'evento. Il team che si occupa dei social media o dello sviluppo commerciale sfoglia le foto, sceglie quali utilizzare e si assicura di avere i diritti per farlo. Se un altro membro del team ha bisogno di una foto in particolare, il sistema di ricerca è molto semplice. In passato, non era possibile cercare un contenuto specifico nei nostri file server, ma ora tutto è cambiato con Dropbox. Non dobbiamo più preoccuparci di trovare quello che ci serve.
Anche trasferire i file è diventato molto più semplice. Ipotizziamo di dover spostare migliaia di foto di un evento da una cartella a un'altra. Prima usavamo un'altra soluzione cloud; tuttavia, quando dovevamo trasferire grandi quantità di file, spesso le operazioni non andavano a buon fine e ci ritrovavamo con diversi file corrotti. E anche quando riuscivano, il tutto era comunque troppo lento. Con Dropbox, avvii il trasferimento come se fosse una normale operazione web e, dopodiché, puoi continuare a occuparti del tuo lavoro. Il trasferimento avviene in modo rapido e semplice, senza interruzioni.
Passaggio 3: produzione creativa
Il team creativo ha le foto che vuole utilizzare e altre persone hanno scritto gli articoli. Un team di designer sta lavorando all'impaginazione della rivista. Tutti questi professionisti lavorano da remoto e in modo asincrono; perciò, è fondamentale disporre di un sistema che garantisca che i file possano essere modificati da una sola persona alla volta, così da evitare problemi controllo delle versioni o che il lavoro vada perso. Dropbox ha una funzionalità chiamata "blocco per la modifica". È molto semplice: con il check-in e il check-out del file, basta fare clic con il tasto destro del mouse, selezionare "blocca per la modifica" ed è fatta. Dropbox rende tutto semplice ed elegante. Ora, mettiamo caso che devo vedere chi sta lavorando al file. È facile: facendo doppio clic sul file, posso vedere che è bloccato per la modifica, chi lo ha bloccato e scegliere se richiedere di sbloccarlo. Fantastico, vero? Se la persona che l'ha bloccato non è disponibile, posso accedere come amministratore e sbloccarlo ugualmente.
Passaggio 4: commenti e revisioni
Dropbox consente di commentare facilmente un file o creare un video Capture per inserire dei commenti. Se dobbiamo fare una revisione veloce di un video, usiamo Capture per illustrare le modifiche da implementare e inviamo il video a chiunque lo dovrà visualizzare in futuro. In alternativa, se vogliamo lasciare un commento su un file PDF di un servizio fotografico, possiamo farlo con l'editor di PDF. Diverse opzioni per raggiungere lo stesso obiettivo.
Et voilà. Il PDF è stato creato ed è pronto per raggiungere migliaia di persone in tutto il mondo. Un'altra vittoria per Mary Kay e Dropbox.
Passaggio bonus: non perderti nulla
Avere la possibilità di recuperare un file eliminato o una sua versione precedente è fondamentale.
Certo, nei nostri vecchi server effettuavamo il backup ogni due o tre giorni. Tuttavia, se caricavamo qualcosa sul server dopo l'ultimo backup e il file veniva accidentalmente eliminato senza che fosse stato effettuato un altro backup, non c'era scampo. E, anche quando era disponibile un file di backup, si tornava a una versione molto più vecchia di quella eliminata. In questo modo si finiva per accumulare più versioni di uno stesso file e ciò costituiva un vero problema, poiché si creavano situazioni in cui veniva approvata una versione, ma se ne inviava un'altra. Ora, invece, ogni volta che salvi un file, Dropbox lo salva per te. Le persone non devono più preoccuparsi di creare una copia o salvare una versione diversa, perché sanno che il file è sempre lì. Se necessario, possono rimediare facendo clic con il tasto destro del mouse e selezionando "Vai alla cronologia delle versioni". Sanno che il file è sempre lì e possono stare tranquille.
