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Mary Kay crée un magazine

Vous devez gérer des milliers de ressources et de collaborateurs ? Aucun problème. Découvrez comment Dropbox simplifie l'organisation et l'élaboration de projets créatifs pour l'équipe distribuée de Mary Kay.

Gamme de produits pour la peau Mary Kay

Avec plus de 30 marchés internationaux et des conseillères beauté indépendantes vendant ses produits à travers le monde, Mary Kay dispose d'un large réseau de personnes qui ne demandent qu'à communiquer entre elles, partager des contenus, et stocker des fichiers, des données et d'autres informations. Par le passé, l'entreprise utilisait principalement Dropbox pour les transferts de fichiers, mais l'essor du télétravail dernièrement a incité les équipes à revoir leur workflow. Aujourd'hui, “l'essentiel de notre activité se déroule dans Dropbox”, déclare David Wilson, directeur des technologies créatives et de la production pour l'équipe des services créatifs de Mary Kay. “C'est vraiment appréciable de disposer d'un véritable couteau suisse d'outils créatifs. Il serait sans doute plus rapide de vous indiquer les tâches que nous ne réalisons pas dans Dropbox.” 

Ci-dessous, David Wilson explique comment Mary Kay utilise les produits Dropbox pour diffuser des informations sur un événement et collecter les ressources associées, organiser et rechercher les photos et les vidéos, et travailler de manière asynchrone sur des fichiers pour créer le mensuel numérique de l'entreprise.

Conférence Mary Kay avec des personnes marchant sur la scène

Étape 1 : préparation et préproduction

Nous sommes une société de vente directe qui compte des centaines de milliers de conseillères beauté indépendantes avec lesquelles nous devons communiquer. Or de nombreuses solutions classiques ne sont pas adaptées à nos besoins. Nous organisons beaucoup d'événements qu'il faut annoncer à l'avance. Il nous faut également un moyen pratique pour permettre aux participants de nous envoyer leurs photos afin que nous puissions les utiliser sur les réseaux sociaux et dans notre magazine, Applause

Avec Dropbox Transfer, il nous suffit de créer un lien unique et de l'envoyer à autant de personnes que nous le voulons, ce qui constitue un excellent moyen de transmettre une invitation au format PDF. En parallèle, nous pouvons également envoyer des demandes de fichiers pour que les participants nous envoient leurs photos et vidéos favorites à l'aide d'un lien spécifique. Ils peuvent ainsi transférer des photos en toute simplicité, qui iront automatiquement dans un dossier que nous avons créé, pour que notre équipe puisse les retrouver et les passer en revue facilement. Du point de vue de la sécurité, c'est une solution bien plus sûre qu'un site FTP, car les conseillères beauté indépendantes n'ont pas accès aux fichiers d'autres personnes. 

Deux soins pour la peau Mary Kay

Étape 2 : consultation, recherche et transfert des ressources

Tous nos fichiers créatifs sont désormais stockés sur Dropbox, y compris toutes les photos de l'événement. Les équipes chargées des réseaux sociaux ou du développement commercial vont pouvoir passer les photos en revue, identifier celles qu'elles souhaitent utiliser et vérifier que nous avons les droits requis pour les utiliser. Si un autre collègue a besoin de trouver une photo spécifique, il lui suffit de lancer une simple recherche. Dans le passé, nous n'avions pas de solution pour effectuer des recherches sur nos serveurs de fichiers. Ce problème est résolu avec Dropbox. Retrouver des éléments est désormais un jeu d'enfant.

Transférer des fichiers est également bien plus facile. Imaginons que nous devions déplacer les milliers de photos d'un événement d'un dossier à l'autre. Avec notre ancienne solution cloud, lorsque nous transférions d'importants lots de fichiers, ces opérations échouaient ou nous constations de nombreuses corruptions de données. Même dans les cas où le transfert fonctionnait, il était incroyablement lent. Avec Dropbox, il suffit de lancer le transfert en tant qu'opération Web, puis de retourner vaquer à vos occupations. Le transfert se déroule rapidement, sans incident et en toute fluidité. 

Étape 3 : production créative

L'équipe créative a choisi les photos qu'elle souhaite utiliser et le texte est prêt. Une équipe de designers travaille sur les pages destinées au magazine. Comme les équipes sont composées de personnes en télétravail qui collaborent de façon asynchrone, elles doivent impérativement disposer d'un système garantissant qu'une seule personne intervient sur un fichier à la fois, afin d'éviter les conflits de version ou toute perte de contenus. Dropbox dispose d'une fonctionnalité permettant d'empêcher la modification d'un fichier. C'est tout simple. Lorsque vous récupérez et restituez un fichier, il vous suffit de cliquer avec le bouton droit de la souris et d'indiquer qu'il est verrouillé pour modification pour bloquer toute intervention en parallèle. Le fonctionnement de Dropbox est aussi simple qu'élégant. Imaginons que je cherche à savoir qui travaille sur un fichier donné. C'est très facile aussi. Double-cliquez sur le fichier et un message vous indiquera qu'il est verrouillé pour modification. Il affichera également le nom de la personne qui a activé ce verrouillage et vous proposera de lui demander de le déverrouiller. Pratique, n'est-ce pas ? Si la personne qui l'a verrouillé n'est pas disponible, il est possible d'accéder au fichier en tant qu'administrateur pour le déverrouiller. 

Gamme de produits pour la peau Mary Kay

Étape 4 : ajout de commentaires et relecture 

Avec Dropbox, il est très facile d'ajouter des commentaires à un fichier ou de créer une vidéo Capture pour transmettre du feedback. Si nous voulons faire une révision rapide en vidéo, l'outil Capture nous permet de formuler notre feedback oralement et de l'envoyer pour que chacun puisse en prendre connaissance à sa convenance. Ou, si nous voulons laisser des commentaires sur une série de photos dans un PDF, nous pouvons utiliser l'éditeur PDF. Il existe plusieurs méthodes pour parvenir au même résultat. 

Et voilà. Le PDF est finalisé et prêt à être expédié à des milliers de personnes à travers le monde. Un succès de plus pour Mary Kay et Dropbox.

Étape bonus : ne perdez plus jamais rien

La possibilité de récupérer facilement un fichier supprimé ou une version antérieure d'un fichier est essentielle. 

Par le passé, nous faisions des sauvegardes assez régulières de nos serveurs de fichiers. Mais si vous aviez ajouté un document au serveur après la dernière sauvegarde et que vous ne disposiez pas d'une sauvegarde avant sa suppression accidentelle, ce document était perdu à jamais. Et même si vous étiez en mesure d'en retrouver une ancienne version, elle n'avait rien à voir avec la version la plus récente. Cela incitait les équipes à conserver diverses versions de leurs fichiers, ce qui donnait lieu à de vrais problèmes, comme l'envoi accidentel d'une version non validée. Aujourd'hui, chaque fois que vous enregistrez un fichier, Dropbox le stocke pour vous. Vous n'avez plus besoin de créer une copie pour enregistrer une nouvelle version. Nos équipes savent donc très bien où se trouvent leurs documents. En cas de besoin, elles peuvent remonter dans le temps en faisant un clic droit pour accéder à l'historique des versions. L'existence de cette fonctionnalité leur permet de travailler en toute sérénité.