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玫琳凱打造雜誌

擁有數以千計的素材與協作者?別擔心。瞭解 Dropbox 如何讓龐大的玫琳凱團隊輕鬆整理和製作創意專案。

玫琳凱的護膚產品系列

玫琳凱有超過 30 個國際市場以及在全球銷售產品的獨立美容顧問,他們的團隊形成龐大的網絡,急需可以連結、共享和儲存檔案、資料及其他資訊的方式。他們的組織過去主要將 Dropbox 用於檔案傳遞,但近期遠端工作的興起讓工作團隊開始重新思考工作流程。美國創意服務團隊的創意技術與生產資深經理 David Wilson 表示,Dropbox 現在對他們來說「簡直就是公司的工作據點。擁有萬用的創意工具真的很棒,要舉出它『派不上用場』的地方可能更簡單。」 

Wilson 會在下方說明玫琳凱如何運用 Dropbox 產品,分享活動相關資訊、蒐集活動中的素材、整理和搜尋相片及影片,並以非同步的方式處理檔案,製作出公司的數位月刊雜誌。

玫琳凱會議的與會者走在講台上

步驟 1:準備和前期製作

我們是一間直銷公司,旗下有數十萬名獨立美容顧問,我們需要與他們溝通,但很多廠商提供的一般解決方案無法滿足我們的需求。在舉辦眾多活動之前,我們要先宣布活動,然後讓與會者可以輕鬆地傳送相片給我們,以便用於社群媒體和《Applause》雜誌中。 

我們可以使用 Dropbox Transfer 取得一個連結,並傳送給不限人數的對象,很適合用來發送 PDF 格式的邀請函。此外,我們也可以傳送檔案請求,要求與會者透過特定連結,將他們最喜歡的相片和影片傳給我們。他們可以毫不費力地傳回相片,而這些檔案會自動儲存至我們建立的資料夾,方便工作團隊輕鬆尋找並瀏覽相片。從安全角度來看,這比 FTP 站台安全很多,因為每位獨立美容顧問都無法存取其他人的檔案。 

兩款玫琳凱的護膚產品

步驟 2:瀏覽、搜尋和傳遞素材

我們所有的創意檔案現在都儲存在 Dropbox,包含所有活動相片。社群媒體團隊或銷售開發團隊會瀏覽並決定要使用哪些相片,也會確認我們擁有使用權限。如果另一個團隊成員需要尋找特定相片,也可以輕鬆搜尋。過去我們無法真正在檔案伺服器中搜尋,Dropbox 解決了這個問題。現在我們不必擔心找不到檔案了。

傳遞檔案也變得簡單很多。我們可能需要將數千張活動相片移動到另一個位置。我們以前使用過其他雲端解決方案,但每當傳遞大量檔案時,常常會操作失敗,或有多個檔案毀損。即便正常運作,速度也很慢。有了 Dropbox,只需操作網頁開始傳遞,即可繼續日常工作。傳遞作業變得快速、順暢、不間斷。 

步驟 3:創意製作

創意團隊找出要使用的相片,有人負責撰寫文案。設計師團隊正在設計要登在雜誌中的頁面。這些都是遠端且非同步的工作,因此若要避免版本控制問題或遺失工作進度,就必須要有一個系統,可以確保同個檔案一次只有一人處理。Dropbox 有名為「鎖定編輯權限」的功能,操作起來很簡單。使用檔案簽入和簽出功能時,只要按右鍵鎖定編輯權限,即可完成鎖定。Dropbox 使用起來就是如此簡單巧妙。如果我需要知道誰簽出檔案,也很容易。在檔案上按兩下,會顯示檔案編輯權限已鎖定,系統將告知誰是鎖定者,並詢問是否要請對方解除鎖定。很方便,對吧?若鎖定檔案的成員因故無法操作,我們也能夠以管理員的身分進入檔案並解除鎖定。 

玫琳凱的護膚產品系列

步驟 4:留言和評論 

使用 Dropbox 可以輕鬆在檔案上留言,或建立 Capture 影片並加上註解。如果想要快速在影片中發表評論,可以使用 Capture 講述評論,再傳送給其他人,讓他們之後觀看。或者,可以使用 PDF 編輯工具,在現有的跨頁相片 PDF 檔上留言。有好幾種選項都能達成同樣目標。 

大功告成。PDF 檔已建立完成,並準備好傳送給全球數千人。玫琳凱和 Dropbox 的又一次雙贏。

額外步驟:再也不會遺失檔案

找回已刪除檔案或之前版本的功能非常重要。 

過去,我們每幾天就會備份一次檔案伺服器。但是如果檔案在上次備份後才新增到伺服器,並在備份之前就遭到意外刪除,則無法復原。即便如此,我們還是會回去使用最新複本的較舊版本,而兩者之間可能已經過多次修改。這可能導致同個檔案存放了多個版本,進而出現某個版本已獲得核准,卻意外送出另一個版本的狀況。不過現在,每次儲存檔案時,Dropbox 都會幫忙保存。不用再擔心要製作複本和另行儲存不同版本。我們可以清楚知道檔案已妥善儲存。如有需要,只要右鍵點選 [前往版本記錄],即可返回舊版本。當一切都在觸手可及之處,便能安心無虞。