Будучи представленной на более чем тридцати международных рынках и имея независимых консультантов по косметике, продающих продукцию компании по всему миру, Mary Kay, прежде всего, — это разветвленная сеть сотрудников. И все они отчаянно нуждаются в эффективных способах объединения, обмена и хранения различного рода данных. В прошлом компания использовала Dropbox в основном для передачи файлов, но в связи с переходом на удаленный режим руководству пришлось пересмотреть процессы. Сегодня Dropbox — это «место, где сосредоточена вся работа», как говорит Дэвид Уилсон, старший менеджер по креативным технологиям и производству креативного отдела филиала компании Mary Kay в США. По словам Уилсона, «это решение — швейцарский нож среди творческих инструментов. Проще сказать, для чего мы не используем его».
В этой статье Дэвид Уилсон рассказывает, как компания Mary Kay использует продукты Dropbox для рассылки уведомлений о мероприятиях и сбора материалов для них, организации и поиска фотографий и видео, а также асинхронной работы с файлами при создании ежемесячного цифрового журнала.
Шаг 1. Подготовка и начало производственного процесса
В нашей торговой компании работают сотни тысяч независимых консультантов по косметике, с которыми нужно поддерживать связь, и большинство стандартных решений, которые предлагают сегодня поставщики, нам не подходят. Мы проводим множество мероприятий, и нам нужно сначала разослать уведомления о проведении очередного мероприятия, а затем предоставить посетителям простой способ прислать нам фотографии, которые мы затем используем в социальных сетях и в нашем журнале Applause.
Благодаря Dropbox Transfer мы можем копировать одну ссылку и разослать ее любому количеству адресатов. Это отличный способ доставки приглашений в формате PDF. Кроме того, мы можем отправить гостям запрос файлов, чтобы они прислали нам свои лучшие фотографии и видео по ссылке. Отправленные фотографии автоматически попадают в специальную папку, так что для нашей команды не составит труда найти их и просмотреть. С точки зрения безопасности такой способ гораздо надежнее, чем FTP-сайт, поскольку консультанты не имеют доступа к чужим файлам.
Шаг 2. Просмотр, поиск и передача материалов
Теперь все нужные нам файлы хранятся в Dropbox, включая фотографии с мероприятия. Сотрудники отдела по продвижению в социальных сетях или отдела по увеличению продаж должны просмотреть фотографии, определить, какие из них нужно использовать, и убедиться, что у нас есть права на их использование. Если другому участнику рабочей группы нужно найти конкретную фотографию, это легко сделать. В прошлом у нас не было возможности осуществлять поиск на файловых серверах. С Dropbox дело обстоит иначе — теперь все можно найти без проблем.
Передавать файлы также стало намного проще. Допустим, нам нужно переместить тысячи фотографий с мероприятия из одного места в другое. В прошлом мы использовали другое облачное решение, но при передаче большого количества элементов происходили сбои или файлы оказывались поврежденными. И даже когда передача была успешной, она проходила крайне медленно. С Dropbox вы просто запускаете веб-операцию по передаче данных и идете заниматься своими делами. Файлы будут доставлены быстро и без проблем.
Шаг 3. Творческий процесс
Итак, у креативной команды есть фотографии и уже написан текст. Команда дизайнеров работает над созданием страниц для журнала. Они работают удаленно и асинхронно, поэтому нам необходима система, которая позволяет одновременно вносить изменения в файл только одному пользователю, чтобы предотвратить проблемы с управлением версиями или потерю материалов. У Dropbox есть функция блокировки правок. Пользоваться ею несложно: при резервировании и отмене резервирования файла щелкните по нему правой кнопкой мыши, нажмите «Заблокировать редактирование», и оно будет заблокировано. Простое и элегантное решение! Теперь, скажем, мне нужно знать, у кого находится файл. Это тоже легко узнать. Дважды щелкните по файлу, и появится сообщение о том, что он заблокирован для редактирования, с указанием имени пользователя, который его заблокировал, и предложением отправить этому пользователю запрос о разблокировке. Потрясающе, не находите? Если пользователь, заблокировавший файл, по какой-то причине недоступен, можно зайти в систему под учетной записью администратора и также разблокировать документ самостоятельно.
Шаг 4. Комментирование и рецензирование
В Dropbox очень просто оставить комментарий к файлу или создать видеоролик Capture с комментариями. Чтобы сделать краткий видеоотзыв, мы используем Capture: можно просто наговорить свой комментарий и отправить его для просмотра другим пользователям. Если нужно оставить комментарий к существующему PDF-файлу или коллекции фотографий, это можно сделать с помощью редактора PDF. Для достижения результата можно использовать любой из способов.
Готово! PDF-файл создан, теперь его можно отправить тысячам читателей по всему миру. Еще одна победа Mary Kay и Dropbox.
Бонус. Полная защита от утери файлов
Возможность с легкостью восстановить удаленный файл или более раннюю версию документа очень важна.
Раньше мы делали резервные копии на файловых серверах каждые несколько дней. Но если вы добавили файлы на сервер после последнего резервного копирования, а потом случайно удалили их до того, как была создана копия, эти файлы уже не вернуть. Да, можно использовать последнюю сохраненную версию, но она будет на несколько итераций старше, чем актуальная. В результате сотрудники сохраняли несколько версий файлов, и это создавало проблемы, когда была одобрена одна версия, а случайно отправлена другая. Однако теперь каждый раз, когда вы сохраняете файл, Dropbox делает это одновременно с вами. Больше не нужно беспокоиться о копировании и создании версий. Сотрудники знают, что все на месте. Если им нужна предыдущая версия, можно просто щелкнуть правой кнопкой мыши «Перейти к журналу версий» и найти ее. Это очень облегчает жизнь.
