Dengan lebih dari 30 pasar internasional dan konsultan kecantikan independen yang menjual produknya di seluruh dunia, Mary Kay memiliki jaringan karyawan yang luas yang sangat membutuhkan cara untuk saling terhubung, berbagi, dan menyimpan file, data, dan informasi lainnya. Dahulu, organisasi ini menggunakan Dropbox terutama untuk aktivitas transfer file, tetapi maraknya pekerjaan jarak jauh baru-baru ini membuat tim memikirkan kembali alur kerja mereka. Saat ini, Dropbox "benar-benar menjadi tempat kerja perusahaan kami," kata David Wilson, Manajer Senior Teknologi dan Produksi Kreatif untuk tim Layanan Kreatif AS organisasi tersebut. "Sungguh luar biasa memiliki sesuatu yang seperti pisau Swiss Army dalam bidang pekerjaan kreatif. Hampir lebih mudah menjelaskan apa yang tidak kami lakukan dengan Dropbox."
Di bawah ini, Wilson membahas cara Mary Kay memanfaatkan produk Dropbox untuk mendistribusikan informasi tentang—dan mengumpulkan aset dari—sebuah acara, mengatur dan mencari foto dan video, dan bekerja secara asinkron dengan file untuk membuat majalah digital bulanan organisasi.
Langkah 1: Persiapan dan praproduksi
Kami adalah perusahaan penjualan langsung yang memiliki ratusan ribu konsultan kecantikan independen yang perlu kami ajak berkomunikasi. Namun, banyak solusi umum yang ditawarkan vendor tidak bekerja dengan baik untuk kami. Kami mengadakan banyak acara dan pertama-tama kami harus mengumumkan acara tersebut, dan kemudian mencari cara mudah bagi peserta untuk mengirimkan foto yang dapat kami gunakan di media sosial dan majalah kami, Applause.
Dengan Dropbox Transfer, kami dapat mengambil satu tautan dan mengirimkannya ke sebanyak mungkin orang yang kami inginkan. Ini merupakan cara terbaik untuk mengirimkan undangan melalui PDF. Secara terpisah, kami juga dapat mengirimkan permintaan file, meminta peserta untuk mengirimkan foto dan video favorit mereka kepada kami menggunakan tautan tertentu. Sangat mudah bagi mereka untuk mengirim kembali foto-foto itu, dan mereka akan secara otomatis masuk ke folder yang kami buat sehingga tim kami dapat menemukannya dan melihatnya dengan mudah. Dari aspek keamanan, hal ini jauh lebih aman daripada situs FTP karena konsultan kecantikan independen tidak memiliki akses untuk melihat file orang lain.
Langkah 2: Telusuri, cari, dan transfer aset
Sekarang kami menyimpan semua file kreatif di Dropbox, termasuk semua gambar dari acara tersebut. Tim media sosial atau tim pengembangan penjualan akan menelusuri foto-foto tersebut, menentukan mana yang ingin mereka gunakan, dan memastikan kami memiliki hak untuk menggunakannya. Jika anggota tim lain perlu menemukan foto tertentu, mudah untuk mencarinya. Dahulu, kami tidak memiliki kemampuan untuk melakukan pencarian di server file kami. Itu tidak terjadi dengan Dropbox. Sekarang kami tidak lagi khawatir tentang menemukan apa yang dibutuhkan.
Mentransfer file juga jauh lebih mudah. Misalnya, kami perlu memindahkan ribuan foto dari suatu acara dari satu lokasi ke lokasi lain. Kami menggunakan solusi awan lain sebelumnya, tetapi sering kali ketika mentransfer file dalam jumlah besar, operasi tersebut akan gagal atau banyak file yang rusak. Meskipun berhasil, prosesnya sangat lambat. Dengan Dropbox, Anda cukup melakukan transfer sebagai proses operasi web, lalu Anda dapat lanjut menjalani hari. Transfer dapat dilakukan dengan cepat, lancar, dan mulus.
Langkah 3: Produksi kreatif
Tim kreatif memiliki foto yang ingin mereka gunakan dan seseorang menulis naskah. Sebuah tim desainer sedang mengerjakan pembuatan halaman untuk dimasukkan ke dalam majalah. Mereka jauh dan asinkron, jadi sistem yang memastikan hanya satu orang yang mengerjakan file sekaligus sangat penting untuk mencegah masalah pembuatan versi atau pekerjaan lain yang hilang. Dropbox memiliki fitur bernama 'dikunci untuk pengeditan'. Sangat sederhana. Saat menggunakan check in dan check out file, Anda hanya perlu klik kanan, pilih dikunci untuk pengeditan, dan file akan terkunci. Dropbox dapat melakukannya dengan sangat sederhana dan elegan. Sekarang, katakanlah saya perlu tahu siapa yang mengeluarkan file itu. Itu juga mudah. Klik dua kali pada file dan akan muncul pemberitahuan bahwa file itu dikunci untuk pengeditan, melaporkan siapa yang menguncinya, dan menanyakan apakah Anda ingin meminta mereka membukanya untuk Anda. Menakjubkan, bukan? Jika orang yang menguncinya tidak ada di tempat karena suatu alasan, kami bisa masuk sebagai admin dan membuka kuncinya juga.
Langkah 4: Mengomentari dan meninjau
Dropbox sangat mempermudah Anda untuk mengomentari file atau membuat video Capture untuk memberi komentar. Jika ingin melakukan tinjauan singkat pada video, kami cukup menggunakan Capture untuk membicarakan tinjauan dan mengirimkannya untuk dilihat semua orang di waktu mendatang. Atau, jika ingin mengomentari PDF foto yang sudah ada, kami bisa melakukannya dengan editor PDF. Ada beberapa pilihan untuk mencapai tujuan yang sama.
Dan abrakadabra. PDF telah dibuat dan siap dikirim ke ribuan orang di seluruh dunia. Pencapaian lain untuk Mary Kay dan Dropbox.
Langkah bonus: Jangan sampai kehilangan apa pun
Kemampuan untuk dengan mudah mengambil file yang dihapus atau versi file sebelumnya adalah kuncinya.
Di server file kami sebelumnya, ya, kami melakukan pencadangan beberapa hari sekali. Namun, jika Anda menambahkan sesuatu ke server sejak pencadangan terakhir dan tidak ada cadangan sebelum file terhapus secara tidak sengaja, tidak ada cara lain untuk mendapatkannya kembali. Bahkan setelah itu, Anda akan kembali ke versi yang mungkin beberapa iterasi lebih lama dari salinan terbaru. Itu akan menyebabkan orang menumpuk banyak versi file. Hal ini merupakan masalah nyata karena menciptakan skenario ketika satu versi disetujui tetapi file yang lain dikirimkan secara tidak sengaja. Namun sekarang, setiap kali Anda menyimpan file, Dropbox akan menyimpannya untuk Anda. Orang-orang tidak perlu khawatir membuat salinan dan menyimpan versi terpisah. Mereka memiliki keyakinan bahwa file tersebut ada. Jika membutuhkannya, mereka dapat kembali mengaksesnya dengan mengeklik kanan lalu memilih 'Buka Riwayat Versi.' Mereka tahu file tersebut ada sekarang, dan mereka akan merasa tenang.
