เนื่องจากมีตลาดต่างประเทศกว่า 30 แห่งและที่ปรึกษาด้านความงามอิสระที่จำหน่ายผลิตภัณฑ์ทั่วโลก จึงถือได้ว่า Mary Kay เป็นเจ้าของเครือข่ายที่มีผู้คนกระจายอยู่ตามที่ต่างๆ ซึ่งต้องการวิธีในการเชื่อมโยง แบ่งปัน รวมถึงจัดเก็บไฟล์ ข้อมูล และสารสนเทศอื่นๆ มากมาย เดิมทีนั้นองค์กรใช้ Dropbox เป็นหลักในการโอนย้ายไฟล์ แต่การทำงานระยะไกลที่เพิ่มมากขึ้นทำให้ทีมต้องทบทวนขั้นตอนการทำงานเสียใหม่ ทุกวันนี้ Dropbox "เป็นที่ทำงานของบริษัทเราจริงๆ" David Wilson ผู้จัดการอาวุโสฝ่ายเทคโนโลยีสร้างสรรค์และการผลิตสำหรับทีมบริการสร้างสรรค์ในสหรัฐฯ ขององค์กรกล่าว "เป็นเรื่องน่าทึ่งมากที่มีเครื่องมือสร้างสรรค์สารพัดประโยชน์เช่นนี้ ให้บอกว่าเราไม่ได้ใช้เครื่องมือนี้ทำอะไรบ้างยังง่ายกว่าอีก"
ด้านล่างนี้ Wilson พูดคุยถึงวิธีการที่ Mary Kay ใช้ประโยชน์จากผลิตภัณฑ์ Dropbox เพื่อเผยแพร่ข้อมูลและรวบรวมเนื้อหาจากกิจกรรม จัดระเบียบและค้นหารูปภาพและวิดีโอ รวมถึงทำงานแบบอะซิงโครนัสกับไฟล์เพื่อสร้างนิตยสารดิจิทัลรายเดือนขององค์กร
ขั้นตอนที่ 1: การเตรียมการและขั้นตอนก่อนการผลิต
เราเป็นบริษัทขายตรงซึ่งมีที่ปรึกษาด้านความงามอิสระหลายแสนรายที่จะต้องติดต่อสื่อสารด้วย และโซลูชันทั่วไปส่วนใหญ่ที่ผู้ขายนำเสนอก็ใช้ไม่ได้ผลกับเรามากนัก เราจัดกิจกรรมมากมายและจำเป็นต้องประกาศให้ทราบถึงกิจกรรมดังกล่าว จึงต้องมีวิธีง่ายๆ สำหรับให้ผู้เข้าร่วมส่งรูปภาพที่เราสามารถนำไปใช้บนโซเชียลและในนิตยสาร Applause ของเรา
เมื่อใช้ Dropbox Transfer เราสามารถส่งลิงก์เดียวให้กับผู้คนได้มากเท่าที่ต้องการ ซึ่งเป็นวิธีเหมาะอย่างยิ่งในการส่งคำเชิญผ่านทาง PDF นอกจากนี้ เรายังส่งการขอไฟล์แยกต่างหาก เพื่อขอให้ผู้เข้าร่วมส่งรูปภาพและวิดีโอโปรดให้กับเราโดยใช้ลิงก์ที่เฉพาะเจาะจงได้ด้วย วิธีนี้เป็นวิธีการที่ใช้งานง่ายไม่ซับซ้อนสำหรับให้ผู้เข้าร่วมส่งรูปภาพกลับมา และรูปภาพจะอยู่ในโฟลเดอร์ที่เราสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติ ดังนั้นจึงเป็นเรื่องง่ายสำหรับทีมของเราในการค้นหาและดูรูปภาพในโฟลเดอร์ ในมุมมองด้านความปลอดภัย วิธีการนี้มีความรัดกุมมากกว่าไซต์ FTP เนื่องจากที่ปรึกษาด้านความงามอิสระแต่ละรายจะไม่มีสิทธิ์เข้าถึงเพื่อดูไฟล์ของผู้อื่น
ขั้นตอนที่ 2: เรียกดู ค้นหา และโอนย้ายเนื้อหา
ขณะนี้ เราจัดเก็บไฟล์งานสร้างสรรค์ทั้งหมดไว้ใน Dropbox รวมถึงรูปภาพทั้งหมดจากกิจกรรม ทีมโซเชียลมีเดียหรือทีมพัฒนาการขายของเราจะค้นดูรูปภาพ เพื่อพิจารณาว่าต้องการใช้รูปภาพใด และตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีสิทธิ์ใช้รูปภาพนั้น หากสมาชิกในทีมคนอื่นต้องการค้นหารูปภาพใดรูปภาพหนึ่ง ก็ค้นหาได้อย่างง่ายดาย ซึ่งแต่ก่อน เราจะไม่สามารถค้นหาบนเซิร์ฟเวอร์ไฟล์ได้เลย แต่กับ Dropbox ไม่ใช่อย่างนั้น ตอนนี้เราไม่ต้องกังวลกับการค้นหาข้อมูลต่างๆ อีกต่อไปแล้ว
การโอนย้ายไฟล์ยังง่ายกว่าเดิมมาก สมมติว่าเราจำเป็นต้องย้ายรูปภาพกิจกรรมนับพันจากตำแหน่งหนึ่งไปยังอีกตำแหน่งหนึ่ง โดยเมื่อก่อนเราใช้โซลูชันระบบคลาวด์อื่น แต่บ่อยครั้งเมื่ออยู่ระหว่างการโอนย้ายชุดไฟล์ขนาดใหญ่ การดำเนินการเหล่านั้นก็จะล้มเหลวหรือไฟล์เสียหายจำนวนมาก หรือแม้ว่าจะใช้งานได้ แต่ก็ช้ามาก เมื่อใช้ Dropbox คุณเพียงแค่เริ่มโอนย้ายเป็นการดำเนินการทางเว็บ แล้วจะไปทำอะไรก็ได้ การโอนย้ายจะเกิดขึ้นอย่างรวดเร็ว ราบรื่น และเป็นไปอย่างต่อเนื่อง
ขั้นตอนที่ 3: การผลิตงานสร้างสรรค์
ทีมสร้างสรรค์มีรูปภาพที่ต้องการใช้ แล้วก็จะมีคนเขียนเนื้อหา ทีมนักออกแบบจะสร้างหน้าต่างๆ สำหรับลงนิตยสาร ทั้งสองทีมทำงานจากระยะไกลและเป็นแบบอะซิงโคนัส ดังนั้นจึงจำเป็นต้องมีระบบที่รับรองได้ว่ามีคนที่กำลังทำงานบนไฟล์ทีละคนเท่านั้น เพื่อป้องกันปัญหาการควบคุมเวอร์ชัน หรืองานอื่นๆ สูญหาย และ Dropbox ก็มีคุณสมบัติที่เรียกว่า "ล็อกสำหรับการแก้ไข" ซึ่งใช้งานง่ายมากไม่ซับซ้อน เมื่อใช้การเช็คอินและเช็คเอาท์ไฟล์ สิ่งที่คุณต้องทำคือคลิกขวา สั่งล็อกสำหรับการแก้ไข และเพียงเท่านี้ไฟล์ก็จะล็อก Dropbox ทำให้เป็นเรื่องง่ายไม่ซับซ้อนและสุดยอดมากๆ ตอนนี้สมมติว่าผมอยากทราบว่าใครเป็นคนล็อกไฟล์ ก็ทำได้ง่ายเช่นกัน เพียงแค่ดับเบิลคลิกที่ไฟล์ แล้วจะทราบเลยว่าไฟล์ถูกล็อกสำหรับการแก้ไข รายงานว่าใครล็อกไฟล์ และถามว่าต้องการขอให้เขาปลดล็อกไฟล์ให้คุณไหม น่าทึ่งใช่ไหมล่ะ แต่ถ้าหากคนที่ล็อกไม่สะดวกด้วยเหตุผลบางอย่าง เราก็สามารถเข้าไปเป็นผู้ดูแลระบบและปลดล็อกไฟล์ได้เช่นกัน
ขั้นตอนที่ 4: การแสดงความคิดเห็นและการตรวจสอบ
Dropbox ช่วยให้การแสดงความคิดเห็นบนไฟล์ หรือสร้างวิดีโอ Capture เพื่อแสดงความคิดเห็นทำได้ง่ายมากๆ หากกำลังตรวจสอบวิดีโอคร่าวๆ เราเพียงแค่ใช้ Capture เพื่อพูดคุยเกี่ยวกับการตรวจสอบ และส่งวิดีโอให้ใครดูก็ได้ในอนาคต หรือหากต้องการแสดงความคิดเห็นบน PDF ของสเปรดรูปภาพที่มีอยู่ เราก็สามารถทำได้ด้วยโปรแกรมแก้ไข PDF ซึ่งมีตัวเลือกมากมายให้เลือกใช้
ในท้ายที่สุด PDF ก็ถูกสร้างขึ้นและพร้อมที่จะส่งไปให้กับผู้คนนับพันทั่วโลก ซึ่งนับว่าเป็นความสำเร็จอีกครั้งหนึ่งของ Mary Kay และ Dropbox
ขั้นตอนพิเศษ: ไม่มีอะไรที่เสียไป
ความสามารถในการเรียกคืนไฟล์ที่ถูกลบหรือเวอร์ชันก่อนหน้าถือว่าเป็นกุญแจสำคัญ
จริงอยู่ที่เมื่อก่อนเราต้องทำการสำรองข้อมูลทุกสองสามวันบนเซิร์ฟเวอร์ไฟล์ แต่หากว่าคุณได้เพิ่มอะไรก็ตามเข้าไปในเซิร์ฟเวอร์ตั้งแต่การสำรองข้อมูลครั้งล่าสุด และไม่ได้สำรองไว้ก่อนที่จะเผลอลบทิ้ง คุณจะไม่สามารถเรียกคืนกลับมาได้ และถึงอย่างนั้น คุณก็จะกลับไปใช้เวอร์ชันที่อาจมีการทำซ้ำหลายครั้งจนเก่ากว่าฉบับล่าสุด วิธีดังกล่าวจะทำให้มีไฟล์หลายเวอร์ชันกระจัดกระจายซึ่งเป็นปัญหาอย่างมาก เนื่องจากทำให้เกิดสถานการณ์ที่เวอร์ชันหนึ่งได้รับอนุมัติ แต่ส่งอีกเวอร์ชันหนึ่งไปโดยไม่ตั้งใจ อย่างไรก็ตาม ในตอนนี้ทุกครั้งที่คุณบันทึกไฟล์ Dropbox จะบันทึกไฟล์นั้นไว้ให้คุณ จึงไม่ต้องกังวลกับการคัดลอกและบันทึกเวอร์ชันแยกต่างหากอีกต่อไป เพราะมั่นใจได้ว่ายังมีไฟล์อยู่ หากจำเป็นต้องใช้ ก็สามารถย้อนกลับไปได้โดยคลิกขวา "ไปที่ประวัติเวอร์ชัน" ตอนนี้ผู้ใช้ก็ทราบแล้วว่ายังมีไฟล์อยู่และสร้างความอุ่นใจได้มาก
