人力资源 (HR) 部门的核心职责是关注员工需求，但这同时也意味着要处理很多文档。无论是电子文档还是纸质文件，文档管理方案都必不可少。
整理文档可能不是那么有趣，但这一过程的许多环节都是可以实现自动化的。一个良好的方案不仅可以帮您节省处理日常任务的时间，还能在法律上为您提供保障。
我们开始制定策略吧，好吗？
什么是 HR 文档管理？
HR 文档管理指的是对公司所有文档和文件进行追踪和管理。这包括创建、归档、整理、保存、查找（或删除）HR 文档。
无论是小型企业还是大型跨国公司，这些文档管理任务都应以保证公司信息的安全性和合规性为前提来完成。
为什么 HR 文档管理很重要？
有效的文档管理能让您顺畅无阻地搜索、存储和管理员工文件。它是确保文档安全存储的可靠伙伴，并会彻底革新 HR 流程。
拥有准确无误、易于查找且安全可靠的文档，有助于您的团队了解在哪里能找到与其工作权利和职责相关的信息。在当今时代，基于云的系统已成为实现这一点的主要手段。
如果您建立了强大的 HR 文档管理系统，员工就会知道他们的敏感个人信息会得到有效保护，从而增强他们的信心，并对他们的整体福祉产生积极影响。
为什么要使用 HR 文档管理系统？
一个有效的管理系统能够自动处理许多事务，让您节省时间。它就像一个自动化的文书助理，协助您完成以下工作：
- 提高工作效率：文档管理系统让您能够快速搜索所需文件，而无需在各个文件夹、应用或标签页之间来回切换
- 集中化和简化：数字化的 HR 文档管理工具将您的所有文件存储在一个位置，让您以及需要访问文件的每个人在工作时都更轻松
- 跟踪和报告：您可以自动追踪和报告敏感信息，从而确保合规性，以及轻松地满足所有重要的监管标准
- 维护安全性：我们顶级的安全功能确保您的数据安全无忧，并且提供设备备份解决方案以防发生问题
- 文件和文件夹共享：您可以轻松设置密码来保护文档，或者通过文件和文件夹共享控制来管理内部或外部的访问权限
- 暗网监控：使用 Dropbox 作为您的文档管理系统时，我们还会监控暗网，确保您的密码安全不受侵害
提高工作效率、确保合规性，以及轻松保护敏感数据，这些只是选择 Dropbox 作为终极 HR 文档管理解决方案的部分理由。
如何设置 HR 文档管理系统
1. 明确相关的文档
其他部门的同事无需查看 HR 文件。同样，即便您在 HR 部门工作，也不必查看组织内的所有文件。
明确您所在组织使用的各类 HR 文档类型，例如：
- 员工资料，包括欢迎礼包或员工手册
- 员工合同
- 公司政策
- 医疗和残疾记录
- 休假申请
- 工资记录
- 培训资料
- 招聘文件，例如职位广告、应聘者简历和面试记录
- 新员工记录和入职材料
- 绩效评估文件
- 薪资信息
- 福利信息
根据您所在的行业，您的公司可能还会处理其他类型的数字化 HR 文档，例如安全协议或产品培训资料，因此上述列表仅供参考。
2. 定义您的访问需求
在公司中，不是每个人都应该具备访问全部 HR 文档的权限。在管理文档时，您需要自问以下几个问题：
- 谁应该获得访问权限？是所有员工、经理，还是只限 HR 人员？
- 他们经常使用这份文件吗，还是偶尔使用？何时最需要使用？
- 他们如何访问这份文件？是在办公室、外出中，还是通过移动设备？
- 他们是进行编辑，还是只查看？
简单来说，思考谁在何时需要以何种方式访问何种文档，以确保文档的安全。这一步至关重要，为的是保证员工仅拥有他们所需的访问权限。
3. 定义您的安全要求
这一步与第 1 步相似，但有所区别。合规性在此至关重要。请问问自己：
- 这份文件是否是受法律保护的信息，例如医疗记录？
- 您是否需要在一定期限内保留这份文件？
了解这些情况后，通过以下一种或多种方式来制定规则：
- 用密码保护文件
- 严格控制文件的共享
- 利用活动报告监控所有操作
- 核实数据并维护一个透明的审计轨迹
通过明确安全需求，确保您的文档是安全的、合规的，让您在管理文件时更加安心。
4. 与同事沟通您的策略
您快完成了，但需要注意的是：HR 文档管理系统只有在 HR 团队积极参与并持续其更新的情况下才能发挥作用。确保每个人都清楚自己的角色和职责所在。
同样重要的是，将所有资料集中存储于一处，以便于使用，这也有助于营造协作的氛围，从而进一步优化文档工作流程。
对于重要文档，可以尝试加入一些视频或屏幕录制来提供上下文信息。
HR 文档管理的最佳实践
首先，将这一高效且实用的策略整合到您的 HR 工作流程中。
其次，务必尽快向员工介绍这一策略，并在新员工入职培训阶段提供相应的指导。
此外，针对您最重要的文件实施自动备份非常关键。
还可以考虑每年对 HR 文档进行一次审查，确保您的计划得到有效执行。这有助于确保工作流程处于正轨，或者适时进行小的调整。
精简且安全的 HR 文档管理
Dropbox 可以帮助您处理 HR 工作。它致力于简化文档的管理、存储和共享，并为团队配备了提升日常工作效率的合适工具。
HR 团队甚至能够获取有关共享文档的洞察和分析数据，让您能够了解谁正在使用或查看您分享的重要文件。这确实非常方便。
轻松实现精简且安全的 HR 文档管理。