Дві професії, один інструмент для розширення можливостей і співпраці з клієнтами

Саймон Сміт створює історії, які розважають, навчають і надихають. Завдяки Dropbox його клієнти мають можливість слідкувати за створенням своєї унікальної історії та робити свій внесок у її розробку.

02 February 2022
Чоловік із темною шкірою та каштановим волоссям проводить відеодзвінок із трьома жінками й одним чоловіком

Автор: Саймон Сміт, аудіопродюсер Voice Bubble і ведучий цивільних церемоній

У моїй професійній кар’єрі наразі поєднуються дві ролі: я аудіопродюсер і ведучий цивільних церемоній. Обидві ці ролі зосереджені на включенні голосу й розповіді у творчий процес, який залучає багатьох зацікавлених сторін і співавторів. В обох випадках я повинен знати, що все йде за планом і суворі терміни будуть дотримані. 

Приблизно десять років тому я почав використовувати Dropbox як сховище для файлів. Потім я відкрив для себе й інші переваги Dropbox, які допомагають спростити взаємодію з клієнтами й ефективніше працювати над проєктами. Саме про дивовижні можливості Dropbox я хочу розповісти в цій статті.

Чоловік сидить перед комп’ютером у студії звукозапису; аудіофайли Replay

Проблеми аудіопродюсера, пов’язані з фізичним сховищем

Я працюю аудіопродюсером у британській компанії VoiceBubble, яка спеціалізується на підборі акторів і озвучуванні. Ми виробляємо різноманітний онлайн-вміст, як-от подкасти, аудіокниги й навіть матеріали для онлайн-навчання. Самі можете уявити, з аудіофайлами якого розміру ми працюємо. 

Коли в мене закінчилося місце на комп’ютері, я почав використовувати зовнішні диски. Це дуже зручно, але разом із цим диски можуть виходити з ладу або втрачати продуктивність. Багато моїх проєктів мають суворі терміни виконання, і я не міг дозволити собі нічого втратити — ні файли, ні час. Мені був потрібен більш надійний інструмент, який дозволяв би працювати швидше. Саме тоді я почав використовувати Dropbox.

Однією з моїх улюблених функцій Dropbox є вибіркова синхронізація. Усім потрібен доступ до останньої версії проєкту, але синхронізація аудіофайлів розміром 60–80 ГБ уповільнює роботу пристрою та займає місце. Вибіркова синхронізація дозволяє видаляти певні папки Dropbox із локального жорсткого диска для економії місця. Ці файли зберігаються в хмарі, тому я можу отримати до них доступ у будь-який час. 

Очікувані й неочікувані переваги Dropbox

Незабаром я зрозумів, що Dropbox можна використовувати не тільки як сховище файлів. Я розраховував просто позбутися проблем із низькою продуктивністю й нестачею дискового простору. Я не очікував, наскільки Dropbox може поліпшити комунікацію й обмін мультимедійними файлами. 

Для мене стало величезною перевагою спрощене надання клієнтам спільного доступу до мультимедійних файлів. Я просто надсилаю клієнтам посилання або надаю доступ до папки, і вони отримують відповідне сповіщення й можуть переглянути цей мультимедійний контент як файл.

Dropbox пропонує клієнтам простий доступ до файлів, їх перегляд і узгодження змін. Я можу надсилати проєкт аудіокниги як окремі розділи, щоб клієнти мали можливість слухати й залишати коментарі з часом, а не всі одразу. Коли я вношу зміни, я можу користуватися докладними вказівками рецензентів, які вони можуть додавати саме там, де потрібні зміни.

Спрощений процес комунікації допоміг нам пришвидшити роботу над проєктами. До Dropbox можна легко отримати доступ із будь-якого пристрою, а оскільки кожен може залишати коментарі й нотатки в Dropbox, виникає менше плутанини та непорозумінь щодо правок. У результаті всі задоволені кінцевим продуктом. І клієнти, для яких я записую аудіокниги, наприклад Nilgiri Press, також залишаються задоволеними.

«Я радий, що VoiceBubble використовували Dropbox для надання нам доступу до аудіофайлів під час роботи над нашим останнім спільним проєктом.

Ми вже використовуємо Dropbox, тому інтерфейс мені знайомий, і він чудово підходить для обміну великими аудіофайлами. Я міг прослуховувати записи або з браузера, або завантажувати файли — і обидва ці способи працювали швидко та зручно».

— Стефані Мендел, прес-менеджер Nilgiri Press
Обкладинка аудіокниги з квітучою вишнею та заголовком The Compassionate Universe («Милостивий Усесвіт»)

Святкування пам’ятних подій

Окрім виробництва аудіоконтенту, я часто займаюся проведенням цивільних церемоній. Я провожу різні обряди для людей, які не обов’язково відносять себе до певної релігії або віросповідання. У рамках цієї діяльності я розробляю сценарії проведення таких заходів і ділюся ними із клієнтами, щоб отримати їхній відгук. Незабаром після того, як я усвідомив потенціал Dropbox для аудіоконтенту, я почав використовувати цю платформу у своїй церемоніальній діяльності.

Під час зустрічей із клієнтами й обговорення побажань щодо церемонії я часто роблю рукописні нотатки. Зазвичай це досить інтимна розмова: люди діляться особистими відомостями, на основі яких ми проводимо унікальні заходи. До того, як я почав використовувати Dropbox, після цих розмов у мене залишалася ціла купа паперів. Але тепер я можу сфотографувати свої нотатки й завантажити їх у Dropbox, де всі учасники можуть за необхідності отримати доступ до них під час усього процесу. 

Нещодавно я почав використовувати Dropbox Paper, що дало змогу клієнтам брати активнішу участь у підготовці церемоній. Вони більш охоче включаються в процес і надають відгуки. У Paper клієнти можуть редагувати розділи й додавати інші матеріали, включно з фотографіями, у режимі реального часу. Це допомагає нам налагодити більш тісну співпрацю, що веде до підготовки більш персоналізованих і творчих церемоній. 

«Співпраця стала відігравати для мене важливішу роль в обох професійних галузях. Тепер проєкт вважається закінченим лише тоді, коли всі скажуть, що він закінчений, і це новий незвичайний підхід».

Чоловік вимовляє промову з відкритої трибуни, поки група гостей слухає

Хмарні функції, які поєднують гнучкість і безпеку

Робота на кількох пристроях стала нормою, і тепер, коли я використовую Dropbox, перемикання між платформами не впливає на ефективність роботи. Оскільки все зберігається в хмарі, будь-хто може отримати доступ до файлів із будь-якого пристрою. Навіть якщо я маю всього декілька хвилин, я можу внести невеликі правки або переглянути свої нотатки. 

Dropbox також дуже корисний, коли до мене звертаються за рекомендацією. У мене є майже 7000 файлів від попередніх заходів і церемоній. Коли люди звертаються до мене та згадують конкретну промову на похороні друга або на весіллі брата чи сестри, завдяки простому інтерфейсу Dropbox я можу легко знайти потрібний файл. Це допомагає швидко встановити контакт із клієнтами й визначити їхні вподобання.

Люди хочуть, щоб ведучому можна було довіряти. Оскільки вони довіряють мені особисту, а іноді й конфіденційну інформацію, я можу запевнити їх, що Dropbox відповідає вимогам до шифрування й безпеки даних та не має проблем із захистом конфіденційності, характерних для великих постачальників послуг. Оскільки я плачу за обслуговування, я впевнений, що я контролюю свій вміст. Це зручно й безпечно.

Dropbox дає мені змогу зв’язуватися з клієнтами протягом декількох годин, а не днів, яку б роботу я не виконував.

Сучасний спосіб співпраці

Я більше не використовую електронну пошту або звичайну пошту для обміну файлами. Я все роблю в Dropbox. Приємно користуватися продуктом, який розвивається разом із моїми потребами, і мої клієнти цінують це, тому що це дозволяє їм почуватися більш причетними. Тепер кожен має доступ до тієї ж інформації набагато швидше, ніж раніше.

Сьогодні необхідно розширюватися й вивчати нові способи роботи, що передбачає знайомство з новими й існуючими рішеннями. У моєму випадку це забезпечило чудові переваги для бізнесу — і у сфері виробництва аудіоконтенту, і у сфері проведення церемоній.