Zwei Rollen, ein Werkzeug für die Zusammenarbeit mit Kunden

Simon Smith schreibt Geschichten zur Unterhaltung, zum Lernen und zum Feiern. Mit Dropbox können Kunden die Entwicklung ihrer einzigartigen Geschichte verfolgen und sie mitgestalten.

Feb 03, 2022
Mann mit dunkler Hautfarbe und braunen Haaren bei einem Videoanruf mit drei Frauen und einem Mann

Von Simon Smith, Audioproduzent bei Voice Bubble und Zelebrant für religionsunabhängige Zeremonien

Beruflich habe ich zurzeit zwei Rollen – Audioproduzent und Zelebrant für religionsunabhängige Zeremonien. Bei beiden geht es um die Stimme, Geschichten und Kreativität, und das Endergebnis ist von mehreren Beteiligten abhängig. Bei beiden müssen Termine genau eingehalten werden und es darf nichts schiefgehen. 

Vor etwa zehn Jahren begann ich, meine Dateien in Dropbox zu speichern. Dann entdeckte ich, dass Dropbox viel mehr Vorteile hat, als ich dachte. Dropbox hat die Zusammenarbeit für mich und meine Kunden vereinfacht und den Ablauf unserer Projekte verbessert. Hier einige Beispiele dafür, wie Dropbox mich immer wieder überrascht.

Mann im Aufnahmestudio, der vor einem Computer sitzt; Wiedergabe von Audiodateien

Die Herausforderungen eines an physischen Speicherplatz gebundenen Audioproduzenten

In meiner Rolle als Audioproduzent bin ich für VoiceBubble tätig, ein Unternehmen für Voiceover und Sprecher in Großbritannien. Wir produzieren eine Vielzahl von Online-Inhalten, beispielsweise Podcasts, Hörbücher und sogar Online-Schulungen. Wie Sie sich sicher vorstellen können, entstehen dabei umfangreiche Audiodateien. 

Als mir der Speicherplatz auf meinem Computer ausging, habe ich angefangen, externe Laufwerke zu verwenden. Sie waren praktisch, aber auch fehleranfällig und langsam. Viele meiner Projekte sind zeitkritisch, sodass ich es mir nicht leisten kann, etwas zu verlieren – weder Dateien noch Zeit. Ich brauchte ein zuverlässiges Werkzeug, um schneller zu arbeiten. Da entdeckte ich Dropbox.

Eine meiner Lieblingsfunktionen in Dropbox ist die selektive Synchronisierung. Jeder braucht Zugriff auf die aktuelle Version eines Projekts, aber die Synchronisierung von Audiodateien mit 60 bis 80 GB kann ein Gerät enorm verlangsamen, und die Dateien kosten viel Speicherplatz. Mit der selektiven Synchronisierung kann ich bestimmte Dropbox-Ordner von meiner lokalen Festplatte entfernen, um Speicherplatz zu sparen. Diese Dateien bleiben in der Cloud gespeichert, sodass ich jederzeit darauf zugreifen kann. 

Erwartete und unerwartete Vorteile von Dropbox

Schnell wurde mir klar, dass ich Dropbox nicht nur zum Speichern von Dateien verwenden konnte. Eigentlich hatte ich nur erwartet, dass ich mir um langsame Leistung und zu wenig Speicherplatz keine Sorgen mehr machen musste. Dass Dropbox außerdem die Kommunikation und den Austausch von Medien verbesserte, war eine Überraschung. 

Die Möglichkeit, Medien auf eine für meine Kunden einfache Art freigeben zu können, hat mir sehr geholfen. Ich schicke ihnen einfach einen Link oder gebe ihnen Zugriff auf einen Ordner, und schon sehen sie die Medien als Dateien.

Mit Dropbox können Kunden problemlos auf die Dateien zugreifen, den Inhalt ansehen oder anhören und Änderungen in die Wege leiten. Bei einem Hörbuchprojekt kann ich die Kapitel beispielsweise einzeln verschicken, sodass Kunden mehr Zeit zum Anhören und Kommentieren haben. Bei Änderungswünschen kann ich mich auf die detaillierten Hinweise der Prüfer verlassen, die sie genau an den Stellen hinzufügen können, an denen Änderungen vorgenommen werden müssen.

Diese optimierte Kommunikation hat dazu beigetragen, dass ich bei meinen Projekten schneller vorankomme. Dropbox ist von jedem Gerät aus leicht zugänglich. Da alle Beteiligten Kommentare und Notizen in Dropbox hinterlassen können, gibt es weniger Verwirrung und Missverständnisse über Änderungen. Zum Schluss sind alle mit dem Endergebnis zufriedener. Meine Hörbuch-Kunden, beispielsweise Nilgiri Press, sind begeistert.

„Bei unserem letzten gemeinsamen Projekt war ich froh, dass VoiceBubble Dropbox verwendet hat, um Audiodateien mit uns zu teilen.

Wir verwenden Dropbox bereits, daher kenne ich die Benutzeroberfläche schon. Auch bei großen Audiodateien hat sich Dropbox hervorragend bewährt. Ich konnte entweder über den Browser zuhören oder die Dateien herunterladen – beides funktionierte schnell und einfach.“

– Stephanie Mandel, Press Co-Manager, Nilgiri Press
Titelbild des Hörbuchs „The Compassionate Universe“, auf dem ein Kirschblütenzweig zu sehen ist

Wichtige Momente im Leben feiern

Wenn ich nicht gerade mit Audioaufnahmen beschäftigt bin, bin ich oft in meiner zweiten Rolle als Zelebrant tätig. Ich gestalte Zeremonien und Rituale für Menschen, die nicht unbedingt einer bestimmten Religion oder einem bestimmten Glauben angehören. Im Rahmen dieser Arbeit entwickle ich Skripte und teile sie mit Kunden, um ihr Feedback für die Gestaltung der Zeremonie einzuholen. Kurz nachdem ich entdeckt hatte, welche Möglichkeiten Dropbox mir bei Audioinhalten bot, begann ich, die Plattform auch für meine Arbeit als Zelebrant zu nutzen.

Wenn ich mit Kunden bespreche, welche Erwartungen sie in Bezug auf die Zeremonie haben, mache ich mir oft handschriftliche Notizen. In der Regel handelt es sich dabei um eine ziemlich vertrauliche Unterhaltung, in der Menschen persönliche Details preisgeben, und daraus entstehen dann einzigartige Veranstaltungen. Bevor ich Dropbox verwendete, hatte ich nach diesen Unterhaltungen einen Stapel Papier. Jetzt kann ich meine Notizen jedoch fotografieren und das Foto in Dropbox hochladen, wo alle Beteiligten während des gesamten Prozesses auf diese Datei zugreifen können. 

Seit Kurzem verwende ich Dropbox Paper, wodurch Kunden noch besser Einfluss auf die Gestaltung ihrer Zeremonie nehmen können. Sie sind auch eher bereit, direkt mitzumachen und Feedback zu geben. In Paper können Kunden Abschnitte bearbeiten und andere Materialien, sogar Fotos, in Echtzeit hinzufügen. Das Ergebnis ist ein kooperativerer Prozess, der zu persönlicheren und kreativeren Zeremonien führt. 

„Meine Audioarbeit und auch meine Arbeit als Zelebrant ist kollaborativer geworden, denn die Dinge sind erst dann fertig, wenn alle einverstanden sind – eine ganz neue Erfahrung.“

Mann spricht auf einem Podium im Freien, während eine Gruppe von Gästen zuhört

Cloud-Features für Flexibilität und Sicherheit

Das Arbeiten mit mehreren Geräten ist zur Norm geworden. Mit Dropbox kann ich mich frei bewegen und bleibe dabei effizient. Da sich alles in der Cloud befindet, kann jeder von jedem Ort aus auf die benötigten Dateien zugreifen. Selbst wenn ich nur hier und da ein paar Minuten Zeit habe, kann ich kleine Änderungen vornehmen oder meine Notizen überprüfen. 

Dies hat sich auch bei Empfehlungen als nützlich erwiesen. Ich habe fast 7.000 Dateien von meinen früheren Veranstaltungen und Zeremonien. Aber wenn mich jemand kontaktiert und eine bestimmte Rede oder Ansprache von der Beerdigung eines Freundes oder der Hochzeit eines Verwandten erwähnt, kann ich die Datei dank der benutzerfreundlichen Oberfläche von Dropbox sofort öffnen. Ich kann schnell mit Menschen in Kontakt treten und ihre Vorlieben und Wünsche erkennen.

Als Zelebrant muss ich vertrauenswürdig sein. Menschen vertrauen mir persönliche, manchmal sogar sensible Informationen an, die sicher bei mir aufgehoben sind, da Dropbox Verschlüsselungs- und Datensicherheitsanforderungen erfüllt. Was mir daran gefällt, ist die Unabhängigkeit von großen Anbietern und den diesbezüglichen Datenschutzbedenken. Da ich für den Dienst bezahle, habe ich das Gefühl, die Kontrolle über den Inhalt zu haben, was praktisch und beruhigend ist.

Mit Dropbox kann ich mich innerhalb von Stunden statt Tagen bei meinen Kunden zurückmelden, egal, was ich gerade tue.

Eine moderne Art der Zusammenarbeit

Ich verwende weder E-Mail noch die normale Post, um Dateien zu teilen. Ich mache alles in Dropbox. Es ist angenehm, mit einem Produkt zu arbeiten, das sich mit meinen Bedürfnissen weiterentwickelt, und meine Kunden wissen das zu schätzen, weil sie dadurch besser mitwirken und mehr Verantwortung übernehmen können. Alle sind viel schneller auf dem neuesten Stand als früher.

Jeder muss neue Wege und Arbeitsweisen erforschen, was bedeutet, dass neue und bestehende Lösungen ausprobiert werden müssen. In meinem Fall hat meine Arbeit sehr davon profitiert, egal ob ich nun als Audioproduzent oder Zelebrant tätig bin.