Deux casquettes + un outil pour faciliter la collaboration avec les clients

Simon Smith crée des histoires riches en divertissements, enseignements et hommages. Avec Dropbox, ses clients peuvent suivre et contribuer à l'évolution de leur récit personnel.

Feb 03, 2022
Homme à la peau foncée et aux cheveux bruns en appel vidéo avec trois femmes et un homme

Par Simon Smith, producteur de contenus audio chez VoiceBubble et officiant humaniste

Niveau carrière professionnelle, j'ai deux casquettes : producteur de contenus audio et officiant humaniste. Ces deux rôles se focalisent sur la voix et les récits, et ils impliquent de multiples intervenants et collaborateurs. Dans les deux cas, je dois respecter des échéances strictes et veiller à ce que tout se passe bien. 

J'ai commencé à utiliser Dropbox pour le stockage de fichiers il y a une dizaine d'années. Je lui ai découvert ensuite bien d'autres avantages : la plateforme m'a permis de simplifier la collaboration avec mes partenaires et mes clients, et nos projets s'en portent beaucoup mieux. Et Dropbox continue de me surprendre !

Homme dans un studio d'enregistrement assis devant un ordinateur ; Replay pour fichiers audio

Les complexités du stockage physique quand on est producteur de contenus audio

Je suis producteur de contenus audio pour VoiceBubble, une agence de doublage et de voice-over au Royaume-Uni. Nous produisons divers contenus en ligne, dont des podcasts, des livres audio et même des formations. Comme vous pouvez l'imaginer, ce type de travail implique des fichiers audio plutôt volumineux. 

Une fois la capacité de stockage de mon ordinateur atteinte, j'ai commencé à utiliser des disques durs externes. Ils étaient plutôt pratiques, mais ils n'étaient pas à l'abri de pannes ou de lenteurs. Mes projets doivent être livrés assez rapidement, et je ne pouvais pas me permettre de perdre du temps ou des fichiers. J'avais besoin d'un outil plus fiable, qui me permettrait d'avancer plus vite. C'est à ce moment-là que je me suis tourné vers Dropbox.

L'une des fonctionnalités Dropbox que je préfère, c'est la synchronisation sélective. Tous les collaborateurs d'un projet doivent pouvoir accéder à sa version la plus récente, mais la synchronisation de fichiers audio de 60 ou 80 Go peut ralentir un appareil et occupe beaucoup d'espace. Avec la synchronisation sélective, je peux supprimer des dossiers Dropbox spécifiques de mon disque dur local pour gagner de l'espace. Ces fichiers restent stockés dans le cloud, ce qui fait que je peux y accéder à tout moment. 

Les avantages connus et inattendus de Dropbox

J'ai rapidement compris que Dropbox me servirait pour bien plus que le stockage de fichiers. Je savais que mes inquiétudes quant aux lenteurs ou au manque d'espace faisaient désormais partie du passé. Ce à quoi je ne m'attendais pas, c'est à quel point Dropbox allait améliorer la communication et le partage de fichiers multimédias. 

Pouvoir partager facilement des fichiers multimédias avec mes clients est vraiment utile pour moi. Je leur envoie un lien ou je leur donne accès à un dossier, je les préviens, et voilà : ils peuvent consulter le fichier voulu.

Avec Dropbox, les clients peuvent très facilement accéder à des fichiers, réviser du contenu et coordonner les modifications. Je peux envoyer un projet de livre audio chapitre par chapitre pour que mes clients l'écoutent à leur rythme et laissent des commentaires au fur et à mesure, plutôt que de tout passer en revue en une fois. Quand j'apporte des modifications, je peux m'appuyer sur les instructions détaillées des réviseurs, qu'ils peuvent ajouter à des moments précis.

Cette communication simplifiée m'a aidé à faire avancer mes projets plus rapidement. Dropbox est facilement accessible sur tous les appareils, et comme tout le monde peut ajouter des commentaires et des notes, il n'y a plus de confusion ni de malentendus sur les modifications à apporter. Tout le monde est plus satisfait du rendu final. Et mes clients dans le domaine des livres audio, comme Nilgiri Press, adorent ça.

“Pour notre dernier projet ensemble, j'ai apprécié que VoiceBubble utilise Dropbox pour partager ses fichiers audio avec nous.

Comme nous utilisions déjà Dropbox je connaissais déjà l'interface, et c'est un excellent moyen de partager des fichiers audio volumineux. J'ai pu les écouter dans mon navigateur ou les télécharger, et les deux méthodes étaient vraiment rapides et simples.”

Stephanie Mandel, codirectrice presse, Nilgiri Press
Couverture de livre audio portant le titre The Compassionate Universe avec une illustration de cerisier

Célébrer les moments importants d'une vie

Lorsque je ne produis pas de contenu audio, je suis officiant humaniste. Je crée des cérémonies et des rituels pour les personnes qui n'appartiennent pas forcément à une religion ou à une foi particulière. Dans le cadre de cette activité, je développe et partage des scripts avec mes clients pour qu'ils me donnent leur avis sur le contenu de la cérémonie. Peu de temps après avoir compris le potentiel de Dropbox pour mes contenus audio, j'ai commencé à utiliser la plateforme pour mon travail d'officiant.

Lorsque je rencontre des clients pour discuter de leurs attentes pour la cérémonie, je prends souvent des notes manuscrites. Ces conversations sont assez intimes : on me donne des détails personnels à partir desquels je crée un événement unique. Avant d'utiliser Dropbox, je me retrouvais noyé sous la paperasse. Aujourd'hui, je peux prendre une photo de mes notes et les importer sur Dropbox, et mes clients peuvent consulter le fichier tout au long du processus. 

J'ai récemment commencé à utiliser Dropbox Paper, qui permet aux clients d'avoir davantage de contrôle sur le projet à mesure qu'il évolue. Ils sont plus enclins à intervenir et à donner leur avis. Paper leur permet de modifier des sections et d'ajouter d'autres fichiers, même des photos, en temps réel. Résultat : nous profitons d'un processus plus collaboratif pour des cérémonies plus personnalisées et créatives. 

“Mon travail sur les contenus audio et mes activités d'officiant sont devenus plus collaboratifs : rien n'est fini tant que tout le monde n'est pas d'accord, et cette évolution est plutôt inédite.”

Un homme parle sur une estrade en plein air pendant qu'un groupe d'invités l'écoute

Des fonctionnalités cloud qui allient flexibilité et sécurité

Travailler sur plusieurs appareils est devenu monnaie courante, et maintenant que j'utilise Dropbox, je peux rester efficace où que je me trouve. Comme tout est stocké dans le cloud, chacun a accès aux fichiers dont il a besoin, n'importe où. Je peux apporter de petites modifications ou revoir mes notes, même quand je n'ai que quelques minutes devant moi. 

C'est particulièrement utile lorsqu'une personne s'adresse à moi parce qu'elle a eu l'occasion de me voir officier. Je possède quelque 7 000 fichiers de mes cérémonies et événements passés. Mais quand une personne me contacte et fait référence à un discours ou à un éloge particulier prononcé lors de l'enterrement d'un ami ou du mariage d'un proche, l'interface simplifiée de Dropbox me permet de retrouver le fichier en un instant. Je peux échanger rapidement avec ces personnes et commencer à identifier leurs goûts et préférences.

Les gens recherchent un officiant en qui ils peuvent avoir confiance. Ils me confient des informations personnelles parfois sensibles, et je peux leur assurer que Dropbox remplit toutes les conditions requises en matière de chiffrement et de sécurité des données. J'aime ne pas me sentir concerné par les craintes de plus en plus présentes en matière de confidentialité qu'on retrouve chez les plus grands prestataires. Je paie pour ce service, et je sais que j'ai le contrôle sur mon contenu. C'est aussi pratique que rassurant.

Grâce à Dropbox, je peux répondre à mes clients en quelques heures et non plus en quelques jours, peu importe mes activités en cours.

Un moyen moderne de collaborer

Je n'utilise plus les e-mails ni le courrier papier pour partager des fichiers : tout se passe dans Dropbox. C'est rafraîchissant de pouvoir travailler avec un produit qui évolue en fonction de mes besoins, et mes clients l'apprécient, car ils peuvent davantage s'exprimer. Tout le monde se met d'accord beaucoup plus rapidement qu'avant.

Je recommande à tout le monde de se diversifier et d'explorer de nouveaux modes de travail, et donc essayer d'autres solutions, nouvelles ou existantes. Dans mon cas, les retombées ont été très positives pour mes deux activités, que ce soit côté producteur ou officiant.

Pour toutes les histoires qui valent la peine d'être célébrées

Découvrez comment adopter un mode de travail flexible