To roller, ett verktøy for å styrke og samarbeide med kundene

Simon Smith skaper historier som underholder, lærer deg noe og feirer noe. Med Dropbox får kundene hans mulighet til å følge og bidra til utviklingen av deres egen, unike historie.

02. Feb 2022
Mann med mørk hud og brunt hår i en videosamtale med tre kvinner og én mann

Av Simon Smith, lydprodusent for Voice Bubble og seremonimester

Akkurat nå har jeg to profesjonelle roller – lydprodusent og humanistisk seremonimester. Begge handler om hvordan stemmen og historien bidrar til kreativitet, og mange interessenter og samarbeidspartnere er involvert. I begge roller må jeg sørge for å holde strenge tidsfrister og at ingenting går galt på veien. 

For omtrent ti år siden begynte jeg å bruke Dropbox for å lagre filer. Så oppdaget jeg at det hadde mange flere fordeler enn jeg hadde forventet. Hele samarbeidsreisen ble mer effektiv, både for meg og kundene mine, og prosjektene ble bedre. Og Dropbox fortsetter å overraske meg.

En mann i et innspillingsstudio sitter foran en datamaskin; Replay-lydfiler

Utfordringer knyttet til fysisk lagring for en lydprodusent

En av rollene mine er som lydprodusent for VoiceBubble, en virksomhet som jobber med fortellerstemmer og stemmetalenter i Storbritannia. Vi produserer variert nettinnhold, inkludert podkaster, lydbøker og til og med opplæring på nett. Du kan sikkert tenke deg at denne jobben genererer store lydfiler. 

Da datamaskinen min gikk tom for plass, begynte jeg å bruke eksterne stasjoner. Selv om de var praktiske, var de også utsatt for feil, og de kunne være trege. Mange av prosjektene mine har korte frister, og jeg kunne ikke risikere å miste noe – hverken filer eller tid. Jeg trengte et mer pålitelig verktøy som jeg kunne jobbe raskere med. Det var da jeg begynte å bruke Dropbox.

En av favorittfunksjonene mine i Dropbox er selektiv synkronisering. Alle trenger tilgang til den nyeste versjonen av et prosjekt, men å synkronisere 60–80 GB med videofiler kan føre til at en enhet jobber mye saktere, og det kan være plasskrevende. Med selektiv synkronisering kan jeg fjerne bestemte Dropbox-mapper fra den lokale harddisken for å spare plass. Filene er fortsatt lagret i nettskyen, så jeg kan få tilgang til dem når jeg vil. 

Forventede og uventede fordeler ved Dropbox

Det ble fort tydelig at Dropbox ville være nyttig til mye mer enn fillagring. Jeg forventet at bekymringer om hastighet og lagringsplass ville høre fortiden til. Men jeg hadde ikke forventet i hvilken grad Dropbox ville forbedre kommunikasjon og deling av medier. 

For meg var det virkelig nyttig å kunne dele medier med kunder på en måte som var veldig enkel for dem. Jeg kan bare sende en kobling eller gi dem tilgang til en mappe, si «vær så god», og så kan de se det mediet som en fil.

Dropbox leverer en enkel prosess for å gi kunder tilgang til filer, se gjennom innhold og koordinere endringer. Jeg kan sende et lydbokprosjekt kapittel for kapittel, slik at kundene har fleksibilitet til å lytte og legge inn kommentarer over tid, i stedet for å måtte gjøre alt på en gang. Når jeg gjør endringer, kan jeg stole på at jeg får detaljerte kommentarer fra de som ser gjennom, som de kan legge inn nøyaktig der endringen skal skje.

Slik effektiv kommunikasjon har virkelig bidratt til prosjektfremdrift. Dropbox er enkelt tilgjengelig fra alle enheter, og siden alle kan legge inn kommentarer og notater i Dropbox, er det mindre forvirring og misforståelser rundt redigeringer. Alle er mer fornøyde med sluttresultatet. Og lydbokkundene mine, som Nilgiri Press, er også veldig fornøyde.

«I det siste prosjektet vi samarbeidet om, var jeg glad for at VoiceBubble brukte Dropbox for å dele lydfiler med oss.

Vi bruker allerede Dropbox, så grensesnittene er velkjente, og det fungerte utmerket for å dele store lydfiler. Jeg kunne enten lytte fra nettleseren eller laste ned filene – begge deler var raskt og enkelt.»

– Stephanie Mandel, presseansvarlig, Nilgiri Press
Lydbokomslag: «The Compassionate Universe» med et kirsebærtre i blomst

Vi feirer menneskelige øyeblikk

Når jeg ikke produserer lyd, tar jeg ofte på meg rollen som humanistisk seremonimester. Jeg utarbeider seremonier og ritualer for mennesker som ikke nødvendigvis tilhører en bestemt religion eller tro. Som en del av dette arbeidet, utvikler og deler jeg manus med kunder for å få tilbakemeldinger under utarbeidelsen av en seremoni. Kort tid etter at jeg innså hvilket potensial Dropbox har når det gjelder lydinnhold, begynte jeg også å bruke plattformen i det humanistiske arbeidet.

Når jeg møter kunder og diskuterer hva de ønsker å få ut av en seremoni, tar jeg ofte notater for hånd. Dette er vanligvis en ganske intim samtale, der mennesker deler personlige tanker som grunnlag for et unikt arrangement. Før jeg tok i bruk Dropbox, satt jeg igjen med en haug med papirer etter de samtalene. Men nå kan jeg ta et bilde av notatene og laste dem opp til Dropbox, og der kan alle partene få tilgang til filen gjennom hele prosessen. 

Nylig begynte jeg å bruke Dropbox Paper, som har gitt kundene større handlefrihet etter hvert som arbeidet utvikler seg. Det er enklere for dem å hoppe rett inn og gi tilbakemeldinger. I Paper kan kundene redigere utvalgte deler og legge til andre materialer, til og med bilder, i sanntid. Resultatet er en prosess med mye større grad av samarbeid, som fører til mer personlige og kreative seremonier. 

«Lydarbeidet, og også seremoniarbeidet, er i mye større grad basert på samarbeid, fordi ting ikke er ferdige før alle sier at de er det, og den utviklingen er egentlig ny.»

Mann som snakker på et utendørs podium mens en gruppe gjester lytter

Nettskyfunksjoner som kombinerer fleksibilitet og sikkerhet

Å jobbe på flere enheter har blitt standard, og nå som jeg bruker Dropbox, kan jeg jobbe effektivt og samtidig bevege meg fritt rundt. Fordi alt er i nettskyen, kan alle få tilgang til filene de trenger uansett hvor de er. Selv om jeg bare har et par minutter innimellom, kan jeg gjøre små endringer og gå gjennom notater. 

Dette er også nyttig når jeg får henvisninger. Jeg har nesten 7000 filer for tidligere arrangementer og seremonier. Men når noen kontakter meg og nevner en bestemt tale fra begravelsen til en venn eller bryllupet til søsteren, gjør det enkle grensesnittet til Dropbox det mulig for meg å åpne den filen der og da. Jeg kommer raskt i kontakt med folk og kan komme i gang med å identifisere hva de liker og foretrekker.

Folk ser på en seremonimester som et par trygge hender. Når de betror personlig, noen ganger sensitiv, informasjon til meg, kan jeg forsikre dem om at Dropbox innfrir krav til kryptering og datasikkerhet. Jeg setter pris på at dette er adskilt fra stadig økende bekymringer rundt personvern hos større leverandører. Siden jeg betaler for tjenesten, føler jeg at jeg har kontroll over innholdet, noe som gjør det både funksjonelt og betryggende.

Med Dropbox kan jeg komme tilbake til kunder på noen timer, i stedet for dager, uansett hva jeg gjør.

En moderne måte å samarbeide på

Jeg bruker ikke e-post eller vanlig post for å dele filer lenger, jeg gjør alt i Dropbox. Det er forfriskende å jobbe med et produkt som utvikler seg i takt med behovene mine, og kundene setter pris på det fordi de føler de har en større grad av eierskap. Alle kommer seg på samme side mye raskere enn før.

Alle trenger å diversifisere seg og utforske nye måter å jobbe på, og det innebærer å prøve ut nye og eksisterende løsninger. I mitt tilfelle medførte dette spennende fordeler for virksomheten, både som produsent og som seremonimester.

For alle historier det er verdt å feire

Finn ut hvordan du kan jobbe fleksibelt