Dua fungsi, satu alat untuk memberdayakan dan berkolaborasi dengan klien

Simon Smith menciptakan kisah yang menghibur, memberi pelajaran, dan layak dirayakan. Dropbox memungkinkan klien Simon untuk mengikuti dan berkontribusi pada evolusi kisah unik mereka.

02 February 2022
Pria dengan kulit gelap dan rambut cokelat melakukan panggilan video dengan tiga wanita dan satu pria

Oleh Simon Smith, Produser Audio di Voice Bubble, dan Selebran Humanis

Saya memiliki dua pekerjaan saat ini dalam karir profesional saya—produser audio dan selebran humanis. Keduanya fokus pada bagaimana suara dan cerita berkontribusi pada kreativitas, yang melibatkan sejumlah pemangku kepentingan dan kolaborator. Di kedua pekerjaan tersebut, saya harus memastikan bahwa tenggat waktu yang ketat terpenuhi dan tidak ada yang salah selama prosesnya. 

Sekitar satu dekade yang lalu, saya mulai menggunakan Dropbox untuk penyimpanan file. Saya kemudian menyadari bahwa Dropbox memiliki lebih banyak manfaat dari yang saya perkirakan. Dropbox menyederhanakan perjalanan kolaboratif untuk saya dan klien saya, dan proyek kami menjadi lebih baik karenanya. Saya akan memberi tahu bagaimana Dropbox terus mengejutkan saya.

Seorang pria di studio rekaman duduk di depan komputer; Memutar ulang file audio

Tantangan seorang produser audio yang berkaitan dengan penyimpanan fisik

Salah satu pekerjaan saya adalah produser audio untuk VoiceBubble, bisnis suara latar dan pengisi suara di Inggris. Kami memproduksi berbagai konten online, yang mencakup podcast, buku audio, dan bahkan pelatihan online. Seperti yang Anda bayangkan, pekerjaan ini menghasilkan file audio yang besar. 

Saat saya kehabisan ruang di komputer, saya mulai menggunakan drive eksternal. Meskipun nyaman, drive eksternal juga rentan terhadap kegagalan atau kinerja yang lambat. Banyak dari proyek saya yang sensitif terhadap waktu, dan saya tidak bisa kehilangan keduanya—file atau waktu. Saya membutuhkan alat yang lebih andal yang memungkinkan saya untuk bergerak lebih cepat. Saat itulah saya mulai menggunakan Dropbox.

Salah satu fitur Dropbox favorit saya adalah sinkronisasi selektif. Semua orang memerlukan akses ke versi proyek yang terbaru, tetapi menyinkronkan file audio sebesar 60–80 GB dapat memperlambat perangkat dan menghabiskan ruang. Sinkronisasi selektif memungkinkan saya untuk menghapus folder Dropbox dari hard drive lokal untuk menghemat ruang. File tersebut tetap tersimpan di awan, sehingga saya masih bisa mengaksesnya kapan saja. 

Manfaat Dropbox yang diharapkan dan yang tak terduga

Makin jelas bahwa Dropbox akan berguna lebih dari sekadar penyimpanan file. Kekhawatiran saya akan kinerja lambat atau kehabisan penyimpanan adalah cerita lama. Hal yang tidak saya duga adalah seberapa besar peningkatan yang dapat dilakukan Dropbox untuk komunikasi dan berbagi media. 

Hal yang paling membantu saya adalah kemampuan untuk berbagi media dengan klien dengan cara yang sangat sederhana bagi mereka. Saya cukup mengirim tautan atau memberi mereka akses ke folder, memberitahu mereka, "Ini tautannya", dan mereka dapat melihat media tersebut sebagai file.

Dropbox menyediakan proses sederhana bagi klien untuk mengakses file, meninjau konten, dan mengoordinasikan perubahan. Saya dapat mengirimkan proyek buku audio bab demi bab sehingga klien memiliki fleksibilitas untuk mendengarkan dan meninggalkan komentar dari waktu ke waktu, bukan sekaligus. Saat membuat perubahan, saya dapat mengandalkan petunjuk detail dari peninjau, yang dapat mereka tambahkan tepat di tempat yang memerlukan perubahan.

Komunikasi efisien ini telah membantu menyelesaikan proyek lebih cepat. Dropbox dapat diakses dengan mudah dari perangkat apa pun, dan karena semua orang dapat meninggalkan komentar dan catatan di Dropbox, kebingungan dan kesalahpahaman tentang pengeditan berkurang. Semua orang merasa lebih senang dengan hasil akhir. Dan klien buku audio saya, seperti Nilgiri Press, menyukainya.

“Di proyek bersama kami yang terakhir, saya senang VoiceBubble menggunakan Dropbox untuk membagikan file audio dengan kami.

Kami sudah menggunakan Dropbox, jadi antarmukanya terasa familier, dan Dropbox sangat bagus untuk membagikan file audio besar. Saya dapat mendengarkan dari browser ataupun mengunduh filenya —keduanya berfungsi dengan cepat dan mudah.”

— Stephanie Mandel, Rekan Manajer Pers, Nilgiri Press
Sampul buku audio berjudul The Compassionate Universe dengan pohon sakura

Merayakan momen manusiawi

Saat tidak memproduksi audio, saya sering melakukan pekerjaan lain sebagai selebran humanis. Saya menyelenggarakan upacara dan ritual untuk orang-orang yang tidak berasal dari agama atau keyakinan tertentu. Sebagai bagian dari pekerjaan ini, saya mengembangkan dan membagikan naskah dengan klien untuk mendapatkan umpan balik saat menyelenggarakan upacara. Tak lama setelah menyadari potensi Dropbox untuk konten audio, saya juga mulai menggunakan platform tersebut dalam pekerjaan humanis.

Saat bertemu dengan klien dan berdiskusi tentang apa yang ingin mereka dapatkan dari upacara, saya membuat catatan tulisan tangan. Biasanya catatan tersebut berisi percakapan yang cukup intim tempat orang-orang berbagi detail pribadi, dan dari sana, kami menyelenggarakan acara yang unik. Sebelum menggunakan Dropbox, saya terjebak dengan setumpuk kertas setelah percakapan itu. Tetapi kini, saya dapat memotret catatan saya dan mengunggahnya ke Dropbox, dan semua pihak yang terlibat dapat mengakses file tersebut selama proses berlangsung. 

Baru-baru ini, saya mulai menggunakan Dropbox Paper, yang telah memberi lebih banyak kuasa kepada klien dalam pekerjaan seiring perkembangannya. Mereka semakin bersedia untuk terjun langsung ke dalamnya dan memberikan umpan balik. Di Paper, klien dapat mengedit bagian-bagian dan menambahkan materi lainnya, bahkan foto, secara real time. Hasilnya adalah proses yang lebih kolaboratif yang mengarah pada upacara yang lebih pribadi dan kreatif. 

"Pekerjaan audio saya, dan juga pekerjaan sebagai selebran, menjadi lebih kolaboratif, karena segala sesuatunya tidak akan selesai sampai semua orang mengatakan selesai, dan itulah perubahan yang terasa baru."

Seorang pria berbicara di podium terbuka yang didengarkan sekelompok tamu

Fitur awan yang menggabungkan fleksibilitas dan keamanan

Bekerja di banyak perangkat sudah menjadi hal biasa, dan karena kini saya menggunakan Dropbox, saya bisa tetap efisien sambil bergerak dengan bebas. Karena semuanya ada di awan, siapa pun dapat mengakses file yang mereka butuhkan dari mana pun mereka berada. Meskipun tidak punya banyak waktu, saya dapat membuat perubahan kecil atau meninjau catatan kecil. 

Hal ini juga menjadi berguna saat saya menemukan referensi. Saya memiliki hampir 7.000 file untuk acara dan upacara sebelumnya. Namun saat seseorang menghubungi saya dan menyebutkan pidato atau orasi tertentu dari pemakaman teman atau pernikahan saudara, antarmuka sederhana Dropbox memungkinkan saya untuk membuka filenya langsung. Saya dapat terhubung dengan orang-orang dengan cepat dan mulai mengidentifikasi kesukaan dan preferensi mereka.

Semua orang menginginkan selebran menjadi orang yang dapat dipercaya. Karena mereka memercayakan kepada saya informasi pribadi, yang terkadang juga sensitif, saya dapat meyakinkan mereka bahwa Dropbox memenuhi persyaratan enkripsi dan keamanan data. Saya menyukainya karena terpisah dari masalah privasi yang berkembang dengan penyedia yang lebih besar. Karena saya membayar layanan itu, saya merasa memiliki kendali atas konten, dan membuatnya berguna dan meyakinkan.

Dropbox memungkinkan saya untuk menghubungi klien dalam hitungan jam bukan hari, terlepas dari apa yang saya lakukan.

Cara berkolaborasi yang modern

Saya tidak lagi menggunakan email—atau surat biasa—untuk membagikan file; saya melakukan semuanya di Dropbox. Bekerja dengan produk yang berkembang sesuai dengan kebutuhan saya adalah hal baru, dan klien saya menghargainya karena memberi mereka rasa kepemilikan yang lebih besar. Semua orang dapat selaras lebih cepat dibandingkan sebelumnya.

Semua orang perlu mengembangkan dan menjelajahi cara bekerja yang baru yang melibatkan percobaan solusi baru yang ada. Dalam kasus saya, melakukan hal itu membawa manfaat yang menarik untuk bisnis saya, baik melakukan pekerjaan sebagai produser ataupun sebagai selebran.