To hatte, et effektivt værktøj til samarbejde med kunder

Simon Smith laver historier, der underholder, underviser og hylder. Med Dropbox kan hans kunder følge og bidrage til udviklingen af deres unikke historie.

Feb 03, 2022
Mand med mørk hud og brunt hår i videoopkald med tre kvinder og en mand

Af Simon Smith, Audio Producer hos Voice Bubble, og humanistisk celebrant

Jeg har to nuværende roller i min professionelle karriere – lydproducer og humanistisk celebrant. De fokuserer begge på, hvordan stemme og historie bidrager til kreativitet, som involverer flere interessenter og samarbejdspartnere. I begge skal jeg sikre, at vi overholder skrappe deadlines, og at intet går galt undervejs. 

For omkring ti år siden begyndte jeg at bruge Dropbox til fillagring. Jeg opdagede, at det havde mange flere fordele, end jeg havde forventet. Det effektiviserede samarbejdsrejsen for mig selv og mine kunder, og vores projekter er nu langt bedre. Her er et kig på, hvordan Dropbox fortsætter med at overraske mig.

Mand i optagelsesstudie sidder foran computeren, Replay-lydfiler

Udfordringerne for en lydproducent bundet til fysisk lagring

En af mine hatte er som audio producer for VoiceBubble, en indtalings- og stemmetalentvirksomhed i Storbritannien. Vi producerer er udvalg af online indhold, herunder podcasts, lydbøger og endda online kurser. Som du måske kan forestille dig, genererer dette arbejde lydfiler af betragtelig størrelse. 

Da jeg løb tør for plads på min computer, begyndte jeg at bruge eksterne drev. De var praktiske, men de var også tilbøjelige til at slå fejl og kunne være langsomme. Mange af mine projekter er tidsfølsomme, og jeg havde ikke råd til at miste noget – hverken filer eller tid. Jeg havde brug for et mere pålideligt værktøj, så jeg kunne være hurtigere. Så jeg begyndte at bruge Dropbox.

En af de funktioner i Dropbox, jeg virkelig sætter pris på, er selektiv synkronisering. Alle har brug for adgang til den seneste version af et projekt, men synkronisering af 60-80 GB lydfiler kan gøre en enhed langsommere og optage plads. Med selektiv synkronisering kan jeg fjerne specifikke Dropbox-mapper fra min lokale harddisk for at spare plads. Disse filer forbliver gemt i skyen, så jeg kan stadig få adgang til dem til enhver tid. 

Forventede og uventede fordele ved Dropbox

Det blev hurtigt klart, at Dropbox ville være nyttigt til andet end fillagring. Jeg forventede, at bekymringer om langsom ydeevne eller at løbe tør for lagerplads var fortid. Hvad jeg ikke havde forventet var, hvor meget Dropbox kunne forbedre kommunikation og deling af medier. 

Det er virkelig er nyttigt for mig at kunne dele medier med kunder på en måde, der er virkelig simpel for dem. Jeg sender dem bare et link eller giver dem adgang til en mappe, siger “værsgo”, og de kan se det medie som en fil.

Med Dropbox får kunderne en simpel proces til at få adgang til filer, gennemgå indhold og koordinere ændringer. Jeg kan sende et lydbogsprojekt kapitel for kapitel, så kunderne har fleksibiliteten til at lytte og lægge kommentarer i deres eget tempo i stedet for at skulle gøre det hele på én gang. Når jeg foretager ændringer, kan jeg bruge gennemsynspartnernes detaljerede anvisninger, som de kan tilføje præcis de steder, der skal foretages ændringer.

Den slags effektiviseret kommunikation har hjulpet med at flytte projekter fremad hurtigere. Dropbox er nemt tilgængeligt fra enhver enhed, og fordi alle kan lægge kommentarer og noter i Dropbox, er der mindre forvirring og fejlkommunikation omkring redigeringer. Alle er mere tilfredse med det endelige resultat. Og mine lydbogskunder, som f.eks. Nilgiri Press, elsker det.

“På vores sidste projekt sammen var jeg glad for, at VoiceBubble brugte Dropbox til at dele lydfiler med os.

Vi bruger allerede Dropbox, så grænsefladerne er velkendte for mig, og det var fremragende til at dele store lydfiler. Jeg kunne lytte fra enten browseren eller downloade filerne – begge muligheder fungerede hurtigt og nemt.”

— Stephanie Mandel, Press Co-Manager, Nilgiri Press
Lydbogens omslag lyder The Compassionate Universe med et kirsebærtræ

Fejring af de menneskelige øjeblikke

Når jeg ikke producerer lyd, er min anden hat humanistisk celebrant. Jeg laver ceremonier og ritualer for folk, der ikke nødvendigvis har en bestemt religion eller tro. Som en del af dette arbejde udvikler og deler jeg manuskripter med kunder for at få deres feedback, når jeg laver en ceremoni. Kort efter jeg opdagede Dropbox' potentiale for lydindhold, begyndte jeg også at bruge platformen i mit humanistiske arbejde.

Når jeg mødes med kunder og diskuterer, hvad de søger at få ud af deres ceremoni, tager jeg ofte håndskrevne noter. Det er normalt en ret intim samtale, hvor folk fortæller meget personlige ting, og ud fra det skaber vi unikke begivenheder. Før jeg brugte Dropbox, havde jeg en bunke papir efter disse samtaler. Men nu kan jeg tage et billede af mine noter og uploade dem til Dropbox, hvor alle involverede parter kan få adgang til den fil under hele processen.

Jeg begyndte for nylig at bruge Dropbox Paper, og det har givet kunderne mere handlekraft i arbejdet, efterhånden som det udvikler sig. De er mere end villige til at give feedback. I Paper kan kunder redigere sektioner og tilføje andre materialer, endda billeder, i realtid. Resultatet er en mere samarbejdspræget proces, der fører til mere personlige og kreative ceremonier. 

“Mit lydarbejde, og bestemt også mit celebrant-arbejde, er blevet mere samarbejdende, fordi tingene ikke er færdige, før alle siger, at de er færdige, og det er en udvikling, der er ny.“

Mand taler ved udendørs podie, mens en gruppe gæster lytter

Cloud-funktioner, der kombinerer fleksibilitet og sikkerhed

At arbejde på flere enheder er blevet normen, og nu hvor jeg bruger Dropbox, kan jeg bevare min effektivitet på tværs af flere enheder. Fordi alt er i skyen, kan alle få adgang til de filer, de har brug for, uanset hvor de er. Selv når jeg kun har et par minutter hist og her, kan jeg lave små ændringer eller gennemgå mine noter. 

Dette er også blevet nyttigt, når jeg får henvisninger. Jeg har næsten 7.000 filer fra mine tidligere begivenheder og ceremonier. Men når nogen kontakter mig og nævner en bestemt tale, måske fra en vens begravelse eller deres søsters bryllup, kan jeg med Dropbox' enkle grænseflade åbne filen på stedet. Jeg kan hurtigt komme i kontakt med folk og begynde at identificere deres præferencer.

Folk vil have tillid til en celebrant. Da de betror mig med personlige, nogle gange følsomme oplysninger, kan jeg forsikre dem om, at Dropbox opfylder krav til kryptering og datasikkerhed. Jeg er glad for, at det er adskilt fra voksende bekymringer over beskyttelsen af personlige oplysninger hos de større udbydere. Da jeg betaler for tjenesten, føler jeg mig i kontrol over indholdet, hvilket gør det både funktionelt og betryggende.

Med Dropbox kan jeg vende tilbage til kunderne på få timer i stedet for flere dage, uanset hvad jeg laver.

En moderne måde at samarbejde på

Jeg bruger ikke e-mail – eller almindelig post – til at dele filer længere. Jeg gør det hele i Dropbox. Det er forfriskende at arbejde med et produkt, der udvikler sig med mine behov, og mine kunder sætter pris på det, fordi det giver dem en større følelse af ejerskab. Alle bliver opdaterede meget hurtigere, end vi kunne før.

Alle skal forgrene sig og prøve nye måder at arbejde på, hvilket indebærer at afprøve nye og eksisterende løsninger. I mit tilfælde medførte det spændende fordele for min virksomhed, uanset om jeg har min produktions- eller celebrant-hat på.