Dos roles y una herramienta para potenciar y colaborar con clientes

Simon Smith crea historias que entretienen, enseñan y celebran la vida. Dropbox ofrece a los clientes de Simon la posibilidad de contribuir a la celebración de su propia historia.

Feb 03, 2022
Un hombre de piel oscura y pelo castaño en una videollamada con tres mujeres y un hombre

Escrito por Simon Smith, productor de audio en Voice Bubble y oficiante humanista

Actualmente tengo dos trabajos en mi carrera profesional: productor de audio y oficiante humanista. Ambos se centran en la forma en que la voz y las historias contribuyen a la creatividad e involucran a varios colaboradores. Y en ambas facetas, tengo que asegurarme de que cumplimos fechas de entrega estrictas y de que nada salga mal. 

Hace aproximadamente una década, empecé a usar Dropbox para guardar archivos. Entonces, me di cuenta de que ofrecía muchas más ventajas de las que esperaba. Agilizó el proceso colaborativo tanto para mí como para mis clientes, y ahora nuestros proyectos son mejores gracias a esto. Vamos a ver cómo sigue sorprendiéndome Dropbox.

Un hombre en un estudio de grabación está sentado frente a un ordenador; archivos de audio en Replay

Los problemas de almacenamiento de un productor de audio

Uno de mis trabajos es el de productor de audio para Voice Bubble, una empresa británica de actores de doblaje y locutores. Producimos una gran variedad de contenido online, como podcasts, audiolibros e incluso formación digital. Como es de esperar, este trabajo genera archivos de audio muy grandes. 

Cuando me quedé sin espacio de almacenamiento en mi ordenador, empecé a usar unidades externas. Pero, aunque eran muy cómodas, también eran propensas a fallos o a un rendimiento lento. Muchos de mis proyectos son urgentes y no me podía permitir perder nada: ni archivos ni tiempo. Necesitaba una herramienta más fiable con la que poder ir más rápido. Entonces empecé a usar Dropbox.

Una de mis funciones favoritas de Dropbox es la sincronización selectiva. Es normal tener que acceder a la versión más reciente de un proyecto, pero sincronizar 60-80 GB de archivos de audio puede ralentizar un dispositivo y ocupar mucho espacio. Esta función me permite eliminar carpetas concretas de Dropbox de mi disco duro para ahorrar espacio. Como esos archivos siguen almacenados en la nube, puedo seguir accediendo a ellos cuando quiera. 

Ventajas esperadas e inesperadas de Dropbox

Enseguida me quedó claro que Dropbox me resultaría útil más allá del almacenamiento de archivos. Me imaginaba que dejaría atrás el bajo rendimiento o la falta de almacenamiento, pero lo que no me esperaba era lo mucho que Dropbox podía mejorar la comunicación y el uso compartido de contenido multimedia. 

Para mí es muy útil poder compartir archivos multimedia con clientes de una forma que les resulte sencilla. Solo les tengo que enviar un enlace o darles acceso a una carpeta y decirles: 'Aquí lo tienes', y ya pueden verlos.

El proceso de Dropbox es muy sencillo cuando se trata de que los clientes accedan a archivos, revisen contenido y coordinen cambios. Puedo enviar el proyecto de un audiolibro capítulo a capítulo para que tengan la flexibilidad de escucharlo y dejar los comentarios a su ritmo en lugar de hacerlo de golpe. Cuando hago algún cambio, me fío al 100 % de los comentarios de los revisores, puesto que pueden añadir los lugares exactos en los que hay que realizar cambios.

Esta mejora en la comunicación me ha ayudado a avanzar mucho más rápido en los proyectos. Es muy fácil acceder a Dropbox desde cualquier dispositivo y, como cualquier persona puede dejar comentarios y anotaciones, hay menos dudas y errores de comunicación con respecto a los cambios. Todo el mundo está más contento con el resultado final. Y a los clientes de mis audiolibros, como Nilgiri Press, les encanta.

"En nuestro último proyecto juntos, me alegré de que Voice Bubble eligiera Dropbox para compartir los archivos de audio con nosotros.

Nosotros lo usamos, por lo que conocemos la interfaz y es perfecto para compartir archivos de audio grandes. Puedo escucharlos desde el navegador web o descargarlos; las dos opciones son rápidas y sencillas".

Stephanie Mandel, codirectora de prensa, Nilgiri Press
Portada de un audiolibro con el título "The Compassionate Universe" (El universo misericordioso) y con un cerezo en flor

Celebrando lo que nos hace humanos

Cuando no estoy inmerso en la producción de audio, suelo cambiar el chip y ejerzo como oficiante humanista. Organizo ceremonias y rituales para personas que no profesan necesariamente una religión o fe en concreto. Como parte de este trabajo, elaboro y comparto guiones con mis clientes para organizar ceremonias y ellos me mandan sus comentarios al respecto. Poco después de darme cuenta del potencial de Dropbox para el contenido de audio, empecé a usar la plataforma para mi labor humanista.

Cuando me reúno con personas y hablamos de su ceremonia, suelo tomar notas a mano. Normalmente es una conversación bastante íntima en la que se comparte información personal y, partir de ella, creamos un evento a medida. Antes de Dropbox, acababa acumulando un montón de papeles después de esta conversación. Pero ahora basta con hacer una foto de mis notas y subirla a la plataforma para que todos podamos acceder a ese archivo durante el proceso. 

Hace poco, empecé a usar Dropbox Paper, lo que da a mis clientes una mayor autonomía a medida que avanza mi trabajo. Noto que están más dispuestos a participar y hacer comentarios. En Paper, pueden modificar secciones y añadir contenido (incluso fotos) en tiempo real. El resultado es un proceso más colaborativo que se traduce en ceremonias más creativas y personalizadas. 

"Mi trabajo como productor de audio y mi labor como oficiante son ahora más colaborativos, dado que los proyectos no terminan hasta que así lo confirman todos los participantes, y esto supone un gran avance".

Un hombre habla desde una tribuna al aire libre mientras un grupo de asistentes escucha

Funciones de la nube que combinan flexibilidad y seguridad

Trabajar en varios dispositivos se ha convertido en la norma y, ahora que uso Dropbox, soy igual de eficiente, pero puedo moverme libremente. Como todo está en la nube, cualquiera puede acceder a los archivos que necesiten estén donde estén. Incluso si solo tengo unos minutos, puedo hacer pequeños cambios y revisar mis notas. 

Esto me resulta especialmente útil cuando alguien acude a mí por recomendación. Tengo casi 7000 archivos de mis eventos y ceremonias anteriores. Sin embargo, si alguien se pone en contacto conmigo y menciona un discurso u oración en concreto del funeral de un amigo o de la boda de una hermana, la sencilla interfaz de Dropbox me permite abrir el archivo al momento. Puedo responder rápidamente y empezar a identificar rápidamente sus gustos y preferencias.

La gente necesita seguridad por mi parte. Dado que me confían su información personal y, a veces, confidencial, puedo asegurarles que Dropbox cumple los requisitos de cifrado y seguridad de los datos. Me gusta mucho eso de la plataforma, que no me suscita esa preocupación en cuanto a privacidad que suele estar ligada a los grandes proveedores. Como es un servicio de pago, siento que controlo el contenido, lo que es a la vez práctico y tranquilizador.

Dropbox me permite responder a los clientes en cuestión de horas en lugar de días, independientemente de lo que esté haciendo.

Una manera moderna de colaborar

Ya no uso el correo electrónico (ni el correo postal) para compartir archivos; lo hago todo en Dropbox. Es reconfortante trabajar con un producto que evoluciona según mis necesidades, y mis clientes lo agradecen porque les da una mayor sensación de propiedad. Todo el mundo está en sintonía mucho más rápido que antes.

Diversificar y explorar nuevas formas de trabajar es necesario, lo cual pasa por probar soluciones nuevas. En mi caso, hacerlo me ha aportado grandes ventajas a nivel empresarial, tanto en mi trabajo de productor de audio como en el de oficiante.

Para todas las historias que vale la pena celebrar

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