Deze tool geeft je klanten meer mogelijkheden en laat ze beter samenwerken

Simon Smith schrijft verhalen om iets te vieren, iets van te leren en gewoon van te genieten. Dropbox geeft klanten de mogelijkheid om de evolutie van hun verhaal te kunnen volgen en eraan bij te dragen.

Feb 03, 2022
Man met donkere huid en bruin haar in een videogesprek met drie vrouwen en een man

Door Simon Smith, audioproducent bij Voice Bubble, en humanistisch celebrant

Ik heb op dit moment twee verschillende rollen in mijn werk: audioproducent en humanistisch celebrant. In beide rollen ben ik bezig met hoe stem en verhaal bijdragen aan het creatieve proces, waar meerdere belanghebbenden en collega's bij betrokken zijn. In beide gevallen moet ik ervoor zorgen dat we ons aan strakke deadlines houden en dat er ondertussen niets misgaat. 

Zo'n tien jaar geleden ging ik Dropbox gebruiken voor bestandsopslag. Toen kwam ik erachter dat het nog veel meer voordelen te bieden had dan ik had verwacht. Voor mij en mijn klanten is de samenwerking gestroomlijnder en onze projecten zijn er beter door geworden. Zo blijft Dropbox me verrassen.

Man zit achter de computer in een opnamestudio; Audiobestanden opnieuw afspelen

De uitdagingen van een audioproducent gekoppeld aan fysieke opslag

Een van mijn petten is dat ik audioproducent ben voor VoiceBubble, een voice-over- en stemtalentbedrijf in het VK. We produceren verschillende online content, waaronder podcasts, luisterboeken en zelfs online training. Zoals je je misschien kunt voorstellen, genereert dit werk omvangrijke audiobestanden. 

Toen ik geen ruimte meer had op mijn computer, begon ik externe schijven te gebruiken. Hoe handig ze ook waren, ze waren ook gevoelig voor storingen of trage prestaties. Veel van mijn projecten zijn tijdgevoelig en ik kon het me niet veroorloven om iets te verliezen: bestanden of tijd. Ik had een betrouwbaarder hulpmiddel nodig waarmee ik sneller kon bewegen. Toen begon ik Dropbox te gebruiken.

Een van mijn favoriete Dropbox-functies is selectieve synchronisatie. Iedereen heeft toegang nodig tot de meest recente versie van een project, maar het synchroniseren van 60-80 GB audiobestanden kan een apparaat vertragen en ruimte innemen. Met selectieve synchronisatie kan ik specifieke Dropbox-mappen van mijn lokale harde schijf verwijderen om ruimte te besparen. Die bestanden blijven opgeslagen in de cloud, dus ik kan ze op elk moment nog steeds openen. 

Verwachte en onverwachte voordelen van Dropbox

Het werd al snel duidelijk dat Dropbox ook naast bestandsopslag nuttig zou zijn. Ik verwachtte dat zorgen over trage prestaties of onvoldoende opslagruimte tot het verleden behoorden. Wat ik niet had verwacht, was hoeveel Dropbox de communicatie en het delen van media zou kunnen verbeteren. 

Wat voor mij echt van pas komt, is dat ik op een eenvoudige manier media kan delen met mijn klanten. Ik stuur ze simpelweg een link of geef ze toegang tot een map. Ze zien dan direct de media als een bestand.

Met Dropbox krijgen klanten eenvoudig toegang tot bestanden, kunnen ze materiaal bekijken en wijzigingen doorvoeren. Ik kan bij projecten voor luisterboeken de hoofdstukken afzonderlijk versturen, zodat de klant de tijd heeft om elk deel te luisteren en daar commentaar op te geven in plaats van dat alles in één keer gedaan moet worden. Als ik wijzigingen aanbreng, kan ik vertrouwen op de gedetailleerde instructies van de beoordelaars, die ze precies daar kunnen toevoegen waar de wijzigingen moeten worden aangebracht.

Deze gestroomlijnde communicatie heeft ertoe geleid dat projecten sneller verliepen. Dropbox is eenvoudig te gebruiken vanaf elk apparaat en omdat iedereen opmerkingen en aantekeningen kan achterlaten in Dropbox is er minder verwarring en miscommunicatie over alle bewerkingen. Iedereen is blijer met het eindresultaat. En mijn klanten van de luisterboeken, zoals Nilgiri Press, vinden het geweldig.

"Tijdens ons laatste gezamenlijke project was ik blij dat VoiceBubble Dropbox gebruikte om audiobestanden met ons te delen.

We gebruiken Dropbox al, dus de gebruikersinterface is vertrouwd voor me en het bleek uitstekend geschikt om grote audiobestanden te delen. Ik kon de audio direct in de browser luisteren, maar kon de bestanden ook downloaden. Beide opties werkten snel en eenvoudig."

— Stephanie Mandel, Co-persmanager, Nilgiri Press
Op de omslag van het luisterboek staat The Compassionate Universe met een kersenbloesemboom

Menselijke momenten moeten gevierd worden

Als ik geen audio aan het produceren ben, werk ik regelmatig als humanistisch celebrant. Ik creëer ceremonies en rituelen voor mensen die niet per se een bepaalde religie of geloof aanhangen. Als onderdeel van dit werk, ontwikkel en deel ik scripts met mijn klanten om zo feedback te krijgen als ik aan een ceremonie werk. Kort nadat ik het potentieel van Dropbox voor audiomateriaal had ontdekt, begon ik het platform ook te gebruiken voor mijn humanistische werk.

Als ik met mijn klanten bespreek wat ze verwachten van hun ceremonie, maak ik vaak aantekeningen met de hand. Het is meestal een behoorlijk intiem gesprek waarin mensen hun persoonlijke verhaal vertellen. Aan de hand daarvan proberen wij een persoonlijk evenement op te zetten. Voordat ik Dropbox gebruikte, zat ik na zulke gesprekken opgescheept met een stapel papier. Maar nu maak ik gewoon een foto van mijn aantekeningen en upload die naar Dropbox, waar alle betrokken partijen tijdens het hele proces bij het bestand kunnen. 

Sinds kort gebruik ik Dropbox Paper, waardoor de klant nog meer invloed heeft op de voortgang van het werk. Ze zullen eerder bereid zijn om mee te denken en feedback te geven. In Paper kunnen klanten bepaalde gedeeltes bewerken en op elk moment ander materiaal toevoegen, zelfs foto's. Dit leidt tot een beter samenwerkingsproces dat weer kan leiden tot persoonlijkere en creatievere ceremonies. 

"Mijn werk als audioproducent en ook als celebrant is telkens collaboratiever geworden, omdat dingen pas af zijn als iedereen het daarmee eens is en dat is echt een nieuwe ontwikkeling."

Man praat op een buitenpodium terwijl er een groep gasten luistert

Cloudfuncties die flexibiliteit en veiligheid combineren

Het is normaal geworden om op meerdere apparaten te werken. Dankzij Dropbox kan ik efficiënt blijven werken, waar ik me ook bevind. Omdat alles in de cloud staat, heeft iedereen toegang tot de benodigde bestanden, ongeacht waar ze zijn. Zelfs als ik maar een paar minuten tussendoor heb, kan ik al kleine wijzigingen aanbrengen of mijn aantekeningen bekijken. 

Dit bleek ook handig te zijn als iemand mij heeft aanbevolen aan een nieuwe klant. Ik heb bijna 7000 bestanden van al mijn voorgaande evenementen en ceremonies. Maar als iemand contact met me opneemt en een bepaalde toespraak of voordracht noemt van de begrafenis van een vriend of de bruiloft van een broer of zus, kan ik dankzij de eenvoudige interface van Dropbox het bestand onmiddellijk openen. Ik maak snel contact met mensen en let dan goed op hun voorkeuren en interesses.

Mensen verwachten van een celebrant dat deze op een veilige manier werkt. Omdat ze me persoonlijke, soms gevoelige informatie toevertrouwen, kan ik ze verzekeren dat Dropbox voldoet aan de vereisten voor versleuteling en gegevensbeveiliging. Ik ben blij dat het los staat van de grotere aanbieders en de bijbehorende zorgen over privacy. Aangezien ik voor de service betaal, heb ik het gevoel dat ik echt controle heb over het materiaal en dat maakt het zowel functioneel als geruststellend.

Met Dropbox kan ik binnen een paar uur reageren op klanten, in plaats van een paar dagen, ongeacht waar ik mee bezig ben.

Een moderne manier van samenwerken

Ik gebruik geen e-mail of gewone post meer om bestanden te delen. Ik doe echt alles in Dropbox. Wat een verfrissing om te werken met een product dat meegroeit met mijn behoeften. Daarnaast waarderen mijn klanten het omdat het hen een groter gevoel van eigendom geeft. Iedereen zit veel sneller op één lijn dan vroeger.

Iedereen moet zijn of haar horizon verbreden en nieuwe manieren van werken ontdekken, wat betekent dat men nieuwe en bestaande oplossingen moet uitproberen. In mijn geval heeft dat echt interessante voordelen voor mijn bedrijf opgeleverd, of ik nu als producent werk of als celebrant.

Voor alle verhalen die het waard zijn om verteld te worden

Ontdek hoe je flexibel kunt werken