Due ruoli, uno strumento per offrire più libertà e collaborazione con i clienti

Simon Smith crea storie in grado di intrattenere, insegnare e celebrare. Dropbox offre ai suoi clienti la possibilità di seguire e contribuire allo sviluppo delle loro storie.

02 February 2022
Uomo con pelle scura e capelli castani in videochiamata con tre donne e un uomo

Di Simon Smith, produttore audio presso Voice Bubble e celebrante umanista

Attualmente la mia carriera professionale si divide due ruoli: produttore audio e celebrante umanista. In entrambi è fondamentale il modo in cui la voce e la storia contribuiscono alla creatività, attraverso svariati collaboratori e parti interessate. In entrambi i ruoli che ricopro, devo assicurarmi di rispettare rigide scadenze e che non si verifichino problemi lungo il percorso. 

Circa dieci anni fa ho iniziato a utilizzare Dropbox per archiviare i file. Poi ho scoperto che aveva molti più vantaggi di quanto mi aspettassi. Ha semplificato il percorso collaborativo per me e i miei clienti e i nostri progetti ne hanno beneficiato. Di seguito illustrerò in che modo Dropbox continua a sorprendermi.

Uomo in studio di registrazione di fronte al computer; file audio da riprodurre

Le sfide di un produttore audio legate all'archiviazione fisica

Uno dei ruoli che ricopro è quello di produttore audio per VoiceBubble, un'azienda che si occupa di doppiaggio e voice over nel Regno Unito. Realizziamo svariati contenuti online, tra cui podcast, audiolibri e corsi di formazione. Come si può intuire, questo lavoro genera file audio di dimensioni considerevoli. 

Prima, quando esaurivo lo spazio sul computer iniziavo a usare unità di archiviazione esterne. Per quanto fossero pratiche, erano sempre soggette a guasti o rallentamenti. Molti dei miei progetti devono essere completati in tempi ristretti e non potevo permettermi di perdere nulla, che si trattasse di file o di tempo. Avevo bisogno di uno strumento più affidabile che mi permettesse di lavorare più velocemente ed è stato allora che ho iniziato a utilizzare Dropbox.

Una delle mie funzioni preferite di Dropbox è la sincronizzazione selettiva. Tutti hanno bisogno di accedere alla versione più recente del progetto, tuttavia sincronizzare file audio da 60-80 GB può rallentare il dispositivo e occupare spazio. Con la sincronizzazione selettiva posso rimuovere cartelle Dropbox specifiche dal disco rigido locale per liberare spazio. I file rimossi rimangono archiviati nel cloud, così posso comunque accedervi in qualsiasi momento. 

Vantaggi noti e inaspettati di Dropbox

In poco tempo ho capito che Dropbox mi sarebbe stato utile anche al di là dell'archiviazione dei file. Mi aspettavo che i problemi relativi al rallentamento o all'esaurimento di spazio fossero ormai un lontano ricordo. Ciò che invece non mi aspettavo era quanto Dropbox potesse migliorare la comunicazione e la condivisione di contenuti multimediali. 

La cosa che si è dimostrata più utile è stata la possibilità di condividere file multimediali con i clienti in un modo che fosse semplice anche per loro. Invio un link o fornisco l'accesso alla cartella ai destinatari, li avviso che i file sono pronti e loro possono subito visualizzare i contenuti.

Dropbox offre ai clienti un metodo semplice per accedere ai file, revisionare i contenuti e coordinare le modifiche. Posso inviare un progetto di audiolibro capitolo per capitolo, così da offrire ai clienti la flessibilità di ascoltarlo e commentarlo nel corso del tempo anziché tutto in una volta. Quando apporto delle modifiche, posso affidarmi alle indicazioni dettagliate che i revisori possono aggiungere nei punti esatti che è necessario modificare.

Questa comunicazione semplificata ci consente di far avanzare i progetti più rapidamente. Dropbox è facilmente accessibile da qualsiasi dispositivo e, poiché chiunque può lasciare commenti e annotazioni in Dropbox, si creano meno problemi di comunicazione e confusione in merito alle modifiche da apportare. Tutti sono più soddisfatti del risultato finale e i clienti per i quali realizziamo gli audiolibri, come Nilgiri Press, lo adorano.

“Nell'ultimo progetto che abbiamo realizzato insieme, ero contenta che VoiceBubble avesse usato Dropbox per condividere i file audio con noi.

Noi utilizziamo già Dropbox, perciò avevo familiarità con l'interfaccia, che si è dimostrata eccezionale per condividere file audio di grandi dimensioni. Potevo ascoltare i file direttamente dal browser o scaricarli; entrambe le soluzioni hanno funzionato in modo rapido e semplice.

- Stephanie Mandel, co-manager di stampa, Nilgiri Press
Copertina dell'audiolibro con la scritta The Compassionate Universe e il disegno di un albero di ciliegio

Celebrare i momenti umani

Quando non produco audio, spesso lavoro come celebrante umanista. Organizzo cerimonie e riti per le persone che non si riconoscono in nessuna fede o religione in particolare. Questo lavoro mi richiede di sviluppare e condividere degli scritti con i clienti per ottenere un feedback da parte loro quando creo una cerimonia. Poco dopo aver capito il potenziale di Dropbox per la gestione dei contenuti audio, ho iniziato a utilizzare questa piattaforma anche nel mio lavoro di umanista.

Quando ricevo i clienti e parliamo di cosa desiderano per la loro cerimonia, spesso prendo appunti a mano. Solitamente si tratta di conversazioni piuttosto intime in cui le persone condividono informazioni personali dalle quali partiamo per creare eventi unici nel loro genere. Prima di usare Dropbox, al termine di questi incontri ero sempre sommerso da pile di fogli sparsi. Ora invece posso scattare una foto agli appunti e caricarli in Dropbox, dove tutte le parti interessate potranno accedere al file durante tutto il processo. 

Di recente ho iniziato a utilizzare Dropbox Paper, offrendo ai clienti maggiore libertà di esprimersi in merito al lavoro man mano che evolve. In questo modo i clienti possono facilmente accedere al documento e fornire un feedback. In Paper, possono modificare le sezioni e aggiungere altre risorse, ad esempio foto, in tempo reale. Il risultato è un processo collaborativo che consente di realizzare cerimonie più personalizzate e creative. 

“Il mio ruolo di produttore audio, ma anche quello di celebrante umanista, è diventato più collaborativo, in quanto il lavoro non è finito finché tutti non dicono che è finito. Si tratta di un'evoluzione piuttosto nuova.”

Uomo che parla dal podio all'aperto mentre un gruppo di ospiti ascolta

Funzionalità cloud che uniscono flessibilità e sicurezza

Lavorare su più dispositivi è diventata la norma e, ora che utilizzo Dropbox, posso essere sempre efficiente anche quando non sono alla scrivania. Poiché ogni cosa si trova nel cloud, chiunque può accedere ai file di cui ha bisogno ovunque si trovi. Anche se ho solo pochi minuti sparsi a disposizione, posso apportare piccole modifiche o rileggere i miei appunti. 

Questo aspetto si è rivelato particolarmente utile per quelle occasioni in cui devo incontrare persone che hanno conosciuto la mia attività tramite referenze. Ho circa 7.000 file di cerimonie ed eventi passati salvati, ma quando qualcuno mi contatta e menziona un particolare discorso che è stato fatto al funerale di un amico o al matrimonio di un fratello, l'interfaccia intuitiva di Dropbox mi consente di aprire immediatamente il file giusto. Posso contattare rapidamente le persone e iniziare a identificare i loro gusti e preferenze.

Le persone desiderano che il celebrante a cui si rivolgono sia affidabile. Poiché mi affidano informazioni personali, talvolta sensibili, posso tranquillizzarle assicurando loro che Dropbox soddisfa tutti i requisiti di crittografia e protezione dei dati. Mi piace il fatto che non abbia nulla a che vedere con le preoccupazioni in merito alla privacy che interessano molti grandi fornitori. Dal momento che pago il servizio, sento di avere il controllo sui contenuti e questo rende la soluzione funzionale e rassicurante.

Dropbox mi consente di fornire una risposta ai clienti in poche ore anziché in giorni, di qualunque aspetto mi stia occupando.

Un modo moderno di collaborare

Non uso più la posta elettronica né quella ordinaria per condividere i file: faccio tutto in Dropbox. Io sono contento di lavorare con un prodotto che si evolve di pari passo con le mie esigenze, mentre i miei clienti lo apprezzano perché dà loro un maggiore senso di paternità del progetto. Tutti acquisiscono le stesse informazioni più velocemente di quanto non abbiano mai fatto prima.

Tutti noi dobbiamo diversificarci ed esplorare nuovi modi di lavorare; talvolta ciò implica provare soluzioni nuove e già esistenti. Nel mio caso, questa scelta ha portato eccezionali vantaggi alla mia attività, sia in veste di produttore, sia di celebrante.

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