Dwie role, jedno narzędzie do skutecznej współpracy z klientami

Simon Smith tworzy historie, które bawią, uczą i upamiętniają. Dzięki Dropbox jego klienci mogą śledzić ewolucję ich wyjątkowych historii i brać w niej udział.

Feb 03, 2022
Ciemnoskóry mężczyzna z brązowymi włosami prowadzi wideokonferencję z trzema kobietami i jednym mężczyzną

Autor: Simon Smith, producent audio w Voice Bubble oraz mistrz ceremonii humanistycznych

W swojej karierze pełnię dwie role: producenta audio oraz mistrza ceremonii humanistycznych. Obie te role wykorzystują głos i opowieści do rozwijania kreatywności i angażują wiele zainteresowanych oraz współpracujących ze sobą osób. W obu zawodach muszę dotrzymywać surowych terminów i pilnować, by wszystko było dopięte na ostatni guzik. 

Jakieś 10 lat temu zacząłem przechowywać pliki na Dropbox. Odkryłem, że ma o wiele więcej zalet, niż się spodziewałem. Upraszcza moją współpracę z klientami, a nasze projekty wiele na tym zyskują. Oto niektóre ze sposobów, w jakie Dropbox wciąż mnie zaskakuje.

Mężczyzna siedzi przed komputerem w studiu nagraniowym; pliki audio w Replay

Problemy producenta audio związane z fizyczną pamięcią masową

Jednym z moich zajęć jest praca producenta audio w VoiceBubble, firmie zajmującej się realizacją dźwiękową w Wielkiej Brytanii. Produkujemy różnego rodzaju materiały online, takie jak podcasty, audiobooki, a nawet szkolenia online. Jak łatwo sobie wyobrazić, generuje to sporej wielkości pliki audio. 

Gdy zabrakło mi miejsca na komputerze, zacząłem używać dysków zewnętrznych. Były wygodne, ale często się psuły i wolno działały. Wiele z moich projektów jest pilnych i nie mogę sobie pozwolić na utratę czegokolwiek – ani plików, ani czasu. Potrzebowałem więc bardziej niezawodnego narzędzia, które pozwoliłoby mi działać szybciej. Dlatego zacząłem używać Dropbox.

Jedną z moich ulubionych funkcji Dropbox jest synchronizacja wybiórcza. Każdy potrzebuje dostępu do najnowszej wersji projektu, ale synchronizowanie 60–80 GB plików audio może spowolnić urządzenie i zajmuje na nim miejsce. Synchronizacja wybiórcza pozwala usunąć konkretne foldery Dropbox z lokalnego dysku twardego, by zwolnić miejsce. Pliki pozostają w chmurze, więc w każdym momencie nadal mam do nich dostęp. 

Oczekiwane i nieoczekiwane zalety Dropbox

Szybko stało się jasne, że Dropbox przydaje się nie tylko jako miejsce do przechowywania plików. Spodziewałem się, że problemy z niską wydajnością i brakiem miejsca staną się przeszłością. Nie spodziewałem się natomiast, że Dropbox tak bardzo usprawni komunikację i udostępnianie multimediów. 

Bardzo pomaga mi możliwość udostępniania multimediów klientom w sposób, który jest dla nich bardzo prosty. Wysyłam im łącze lub daję dostęp do folderu, mówię „Proszę bardzo”, a oni mogą wyświetlić plik z multimediami.

Dropbox pozwala klientom łatwo otwierać pliki, przeglądać je i koordynować zmiany. Mogę przesyłać klientowi powstający audiobook rozdział po rozdziale, a on może słuchać go i komentować w dogodnej chwili, a nie cały naraz. Gdy wprowadzam zmiany, mogę kierować się szczegółowymi informacjami, które recenzenci zostawiają w konkretnych miejscach wymagających poprawek.

Te usprawnienia w komunikacji pomagają szybciej kończyć projekty. Dropbox można łatwo otworzyć z dowolnego urządzenia. Każdy może tworzyć komentarze i notatki, więc jest mniej problemów z komunikacją i informacjami o potrzebnych zmianach. Wszyscy są bardziej zadowoleni z efektu końcowego. Nilgiri Press i inni klienci, którzy zamawiają u mnie audiobooki, są zachwyceni.

„Podczas naszego ostatniego wspólnego projektu podobało mi się, że VoiceBubble używał Dropbox do udostępniania nam plików audio.

Używamy już Dropbox, więc znam ten interfejs, a usługa świetnie nadaje się do przechowywania dużych plików audio. Mogę słuchać ich z przeglądarki lub pobierać je na urządzenie, a obie opcje są łatwe i szybkie”.

– Stephanie Mandel, współmenedżerka wydawnictwa Nilgiri Press
Okładka audiobooka z tytułem „The Compassionate Universe” i narysowaną gałęzią z kwiatami wiśni

Świętowanie ważnych chwil

Gdy nie produkuję plików audio, pracuję jako mistrz ceremonii humanistycznych. Tworzę ceremonie i rytuały dla ludzi, którzy nie identyfikują się z żadną religią ani wiarą. W ramach tej pracy tworzę i udostępniam klientom scenariusze, by poznać ich zdanie przed przygotowaniem ceremonii. Gdy uświadomiłem sobie potencjał Dropbox w tworzeniu treści audio, zacząłem używać tej platformy również w mojej pracy humanistycznej.

Gdy spotykam się z klientami i rozmawiamy o tym, czego oczekują po swojej ceremonii, często robię ręczne notatki. Zwykle jest to dość intymna rozmowa, podczas której ludzie opowiadają o sobie szczegółowo, dzięki czemu tworzymy wspólnie niepowtarzalne wydarzenia. Zanim zacząłem używać Dropbox, po takich rozmowach miałem całe sterty kartek papieru. Teraz mogę zrobić zdjęcie notatek i przesłać je do Dropbox, gdzie wszyscy zainteresowani mają dostęp do tego pliku podczas naszej pracy. 

Ostatnio zacząłem też używać Dropbox Paper, co daje klientom większą możliwość wpływu na projekt w miarę jego rozwoju. Są bardziej chętni do przekazywania swoich opinii bezpośrednio w plikach. W Paper klienci mogą edytować sekcje i w czasie rzeczywistym dodawać inne materiały, a nawet zdjęcia. W rezultacie współpraca jest o wiele ściślejsza i prowadzi do powstawania bardziej spersonalizowanych i kreatywnych ceremonii. 

„Moja praca audio, a także praca mistrza ceremonii humanistycznych, umożliwia teraz ściślejszą współpracę. Projekt nie jest zakończony, dopóki wszyscy się na to nie zgodzą, a to coś naprawdę nowego”.

Mężczyzna przemawia przy pulpicie na zewnątrz, a grupa gości go słucha

Funkcje w chmurze łączące elastyczność z bezpieczeństwem

Praca na różnych urządzeniach to norma, a odkąd używam Dropbox, mogę skutecznie pracować i swobodnie się przemieszczać. Wszystko jest w chmurze, więc każdy ma dostęp do potrzebnych plików z dowolnego miejsca. Nawet jeśli mam tylko kilka minut na pracę, mogę wprowadzić jakąś drobną zmianę lub przejrzeć notatki. 

Przydaje się to również wtedy, gdy klienci polecają mnie swoim znajomym. Mam prawie 7000 plików dotyczących poprzednich wydarzeń i ceremonii. Gdy ktoś kontaktuje się ze mną i wspomina o konkretnym przemówieniu z pogrzebu przyjaciela albo ślubu siostry, dzięki łatwemu interfejsowi Dropbox mogę od razu wyszukać odpowiedni plik. Mogę szybko nawiązać kontakt z ludźmi, by zidentyfikować ich upodobania i preferencje.

Ludzie chcą, by mistrz ceremonii był zaufaną osobą. Powierzają mi informacje o sobie, czasami bardzo wrażliwe, a ja mogę ich zapewnić, że Dropbox spełnia wymagania dotyczące szyfrowaniabezpieczeństwa danych. Cieszę się, że nie dotyczą go rosnące niepokoje o prywatność związane z większymi platformami. Ponieważ płacę za tę usługę, mam kontrolę nad swoimi plikami, co zapewnia mi zarówno funkcjonalność, jak i spokój ducha.

Dzięki Dropbox mogę przedstawić klientom pierwsze efekty pracy już po paru godzinach, a nie dniach, bez względu na to, jaki jest projekt.

Nowoczesny sposób na współpracę

Nie używam już e-maili ani tradycyjnej poczty do udostępniania plików. Wszystko robię w Dropbox. To wspaniałe uczucie, pracować na platformie, która dopasowuje się do moich potrzeb. Moi klienci też ją doceniają, ponieważ pozwala im mocniej zaangażować się w projekt. Wszyscy są na bieżąco, i to o wiele szybciej, niż było to możliwe wcześniej.

Wszyscy powinni szukać nowych sposobów na pracę, czyli również próbować nowych i istniejących rozwiązań. Mnie taka strategia zapewniła wspaniałe rezultaty w obu moich rolach: producenta i mistrza ceremonii.

Wszystkie historie są warte upamiętnienia

Dowiedz się, jak pracować elastycznie