Dos sombreros, una herramienta para potenciar a los clientes y colaborar con ellos

Simon Smith elabora historias que entretienen, enseñan y celebran. Dropbox brinda a sus clientes el poder de seguir la evolución de su historia única y contribuir a ella.

02, February, 2022
Hombre con piel oscura y cabello marrón en una videollamada con tres mujeres y un hombre

Historia de Simon Smith, productor de audio en Voice Bubble y celebrante humanista

Tengo dos funciones actuales en mi carrera profesional: productor de audio y celebrante humanista. Ambas se enfocan en cómo la voz y la historia contribuyen a la creatividad, lo que involucra a múltiples partes interesadas y colaboradores. En ambas, debo asegurarme de que cumplamos plazos estrictos y de que nada salga mal en el camino. 

Hace aproximadamente una década, comencé a utilizar Dropbox para almacenar archivos. Luego descubrí que tenía muchos más beneficios de los que esperaba. Simplificó el viaje colaborativo para mí y mis clientes, y nuestros proyectos son mejores gracias a él. Echemos un vistazo a cómo Dropbox sigue sorprendiéndome.

Hombre en el estudio de grabación frente a la computadora; reproducir archivos de audio

Los desafíos de un productor de audio vinculado al almacenamiento físico

Uno de mis sombreros es como productor de audio para VoiceBubble, un negocio de doblaje y talento de voz en el Reino Unido. Producimos una variedad de contenido en línea, incluidos pódcasts, audiolibros e incluso capacitación en línea. Como puedes imaginar, este trabajo genera archivos de audio de gran tamaño. 

Cuando me quedé sin espacio en la computadora, empecé a usar unidades externas. Por mucho que fueran convenientes, también eran propensas a fallar o a tener un rendimiento lento. Muchos de mis proyectos son muy urgentes y no pude permitirme perder nada, ni archivos, ni tiempo. Necesitaba una herramienta más confiable que me permitiera moverme más rápido. Fue entonces cuando comencé a utilizar Dropbox.

Una de mis características favoritas de Dropbox es la sincronización selectiva. Todos necesitan acceder a la versión más reciente de un proyecto, pero la sincronización de archivos de audio de 60 a 80 GB puede ralentizar un dispositivo y ocupar espacio. La sincronización selectiva me permite quitar carpetas específicas de Dropbox de mi disco duro local para ahorrar espacio. Esos archivos permanecen almacenados en la nube, por lo que aún puedo acceder a ellos cuando desee. 

Beneficios esperados e inesperados de Dropbox

Rápidamente quedó claro que Dropbox sería útil más allá del almacenamiento de archivos. Esperaba que las preocupaciones sobre el rendimiento lento o la falta de almacenamiento fueran cosa del pasado. Lo que no esperaba era cuánto podría mejorar Dropbox la comunicación y el uso compartido de contenido multimedia. 

Lo que es muy útil para mí es poder compartir contenido multimedia con los clientes de una manera que les resulte realmente sencilla. Les envío un vínculo o les doy acceso a una carpeta, les digo: “Aquí tienes”, y pueden ver los archivos multimedia como un archivo.

Dropbox ofrece a los clientes un proceso sencillo para acceder a los archivos, revisar el contenido y coordinar los cambios. Puedo enviar un proyecto de audiolibro capítulo por capítulo para que los clientes tengan la flexibilidad de escuchar y dejar comentarios a lo largo del tiempo en lugar de todos a la vez. Cuando realizo cambios, puedo confiar en las instrucciones detalladas de los revisores, que pueden agregar en los lugares exactos en los que se deben implementar los cambios.

Estas comunicaciones simplificadas han ayudado a hacer avanzar los proyectos más rápido. Se puede acceder fácilmente a Dropbox desde cualquier dispositivo, y como todos pueden dejar comentarios y notas en Dropbox, hay menos confusión y problemas de comunicación sobre las ediciones. Todos están más contentos con el resultado final. Y a mis clientes de audiolibros, como Nilgiri Press, les encanta.

“En nuestro último proyecto juntos, me alegró que VoiceBubble utilizara Dropbox para compartir archivos de audio con nosotros.

Ya usamos Dropbox, por lo que conozco las interfaces y fue excelente para compartir archivos de audio de gran tamaño. Podría escuchar desde el explorador o descargar los archivos, tanto de forma rápida como sencilla”.

— Stephanie Mandel, codirectora de prensa, Nilgiri Press
La portada del audiolibro dice The Compassionate Universe con un cerezo en flor

Celebramos los momentos humanos

Cuando no me encuentro produciendo audio, suelo ponerme el sombrero como un celebrante humanista. Creo ceremonias y rituales para personas que no necesariamente se adhieren a una religión o fe en particular. Como parte de este trabajo, elaboro y comparto guiones con los clientes para obtener sus comentarios al crear una ceremonia. Poco después de darme cuenta del potencial de Dropbox para el contenido de audio, también empecé a usar la plataforma en mi trabajo humanista.

Cuando me encuentro con clientes y hablo de lo que buscan para salir de su ceremonia, suelo tomar notas escritas a mano. En general, es una conversación bastante íntima en la que las personas comparten detalles personales y, a partir de eso, creamos eventos únicos. Antes de utilizar Dropbox, estaba atascado con una pila de papel después de esas conversaciones. Pero ahora puedo tomar una foto de mis notas y cargarlas en Dropbox, donde todas las partes involucradas puedan acceder a ese archivo durante todo el proceso. 

Hace poco comencé a usar Dropbox Paper, que ha brindado a los clientes más representación en el trabajo a medida que evoluciona. Están más dispuestos a participar directamente y brindar comentarios. En Paper, los clientes pueden editar secciones y agregar otros materiales, incluso fotos, en tiempo real. El resultado es un proceso más colaborativo que conduce a ceremonias más personalizadas y creativas. 

“Mi trabajo de audio, y de hecho mi trabajo de celebración, se ha vuelto más colaborativo, porque las cosas no terminan hasta que todos dicen que han terminado, y esa es una evolución, es algo innovador”.

Hombre habla en el podio al aire libre mientras un grupo de invitados escucha

Características en la nube que combinan flexibilidad y seguridad

Trabajar en múltiples dispositivos se ha convertido en la norma, y, ahora que utilizo Dropbox, puedo mantenerme eficiente mientras me muevo con libertad. Como todo está en la nube, cualquiera puede acceder a los archivos que necesite esté donde esté. Incluso si solo tengo unos minutos aquí y allá, puedo hacer pequeños cambios o revisar mis notas. 

Esto también ha sido útil cuando encuentro recomendaciones. Tengo casi 7000 archivos de mis eventos y ceremonias anteriores. Pero cuando alguien me contacta y menciona un discurso u oración en particular del funeral de un amigo o la boda de su hermano, la sencilla interfaz de Dropbox me permite abrir el archivo en el acto. Puedo conectarme rápidamente con las personas y comenzar a identificar sus gustos y preferencias.

Las personas quieren que un celebrante sea alguien confiable y seguro. Dado que me confían información personal, a veces confidencial, puedo asegurarles que Dropbox cumple con los requisitos de seguridad de datos y cifrado. Me gusta que esté separado de las crecientes preocupaciones sobre privacidad con los proveedores más grandes. Como pago por el servicio, siento que controlo el contenido, lo que lo hace funcional y tranquilizador.

Dropbox me permite volver a los clientes en cuestión de horas en lugar de días, sin importar lo que esté haciendo.

Una forma moderna de colaborar

Ya no uso el correo electrónico, ni el correo normal, para compartir archivos; hago todo en Dropbox. Es refrescante trabajar con un producto que evoluciona con mis necesidades, y mis clientes lo aprecian porque les brinda un mayor sentido de propiedad. Todo el mundo está en sintonía mucho más rápido de lo que antes podíamos.

Todo el mundo necesita ramificar y explorar nuevas formas de trabajar, lo que implica probar soluciones nuevas y existentes. En mi caso, hacerlo trajo beneficios emocionantes para mi negocio, ya sea que esté usando mi sombrero de producción o de celebración.

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