兩個頭銜、一項工具:賦予顧客自主能力,與客戶協同合作

Simon Smith 擅長打造寓教於樂的故事,Dropbox 則讓他的客戶有能力跟上故事發展的腳步,貢獻一己之力構築專屬自己的故事。

Feb 03, 2022
與三名女子及一名男子視訊通話的深膚色棕髮男子

作者:Simon Smith,Voice Bubble 音訊製作人/人文儀式策劃人

我目前的職業生涯有兩種身分:音訊製作人及人文儀式策劃人 (Humanist Celebrant)。兩份工作的重點都在於如何運用聲音與故事激發創意,過程中會牽涉到多重相關人士及合作對象。我必須確保大家嚴格遵守期限,過程中不容差錯。 

大概十年前,我開始用 Dropbox 來儲存檔案。後來我發現 Dropbox 的優點超乎預期。Dropbox 簡化了我和客戶的合作過程,我們的專案也因此更上一層樓。接下來會說明 Dropbox 如何讓我一再驚豔。

坐在錄音室內電腦前的男子;重播音訊檔案

音訊製作人面臨的實體儲存空間難題

我的頭銜之一是 VoiceBubble 的音訊製作人,配音工作和配音員都屬於這家英國公司的業務範圍。我們製作各式各樣的線上內容,包含 Podcast、有聲書,甚至是線上培訓。這份工作自然會產生相當大量的音訊檔案。 

要是電腦空間不夠用,我就會開始使用外接硬碟。雖然外接硬碟很方便,但也容易發生故障或效能低落。我的很多專案都有時效性,而且我禁不起損失任何檔案或時間。我需要更可靠的工具來加快速度。這就是我開始使用 Dropbox 的契機。

我最愛的 Dropbox 功能之一是選擇性同步。大家都需要存取專案的最新版本,但要讓 60到 80 GB 的檔音訊檔案保持同步,可能會降低裝置速度、佔據空間。使用選擇性同步功能,便能移除本機硬碟上的特定 Dropbox 資料夾,節省更多空間。這些檔案會繼續儲存在雲端,所以我還是可以隨時存取。 

意料之中與超乎意料的 Dropbox 優勢

我很快就發現,Dropbox 的實用之處不光只有儲存檔案。我本來就認為自己不用再擔心效能緩慢和儲存空間不足的問題。但沒想到 Dropbox 竟然能如此提升溝通和媒體共享的效果。 

我覺得最有幫助的是,我可以與客戶共享媒體,讓他們輕鬆存取。我只要傳送連結給對方,或是提供特定資料夾的存取權,再跟對方說一聲,客戶就能直接看到媒體檔案了。

Dropbox 提供了簡單的流程,方便客戶存取檔案存取、審閱內容和調整變更項目。我可以逐章傳送有聲書專案的章節,讓顧客依自身步調聆聽和加註,而不用一次全部處理。審查人可以將註解直接留在需要更動的準確位置,因此每當我需要更動時,都有詳細的指示可供仰賴。

如此讓溝通流程更為精簡,推進專案的速度也有所提升。任何裝置都能輕鬆存取 Dropbox,而且每個人都能在 Dropbox 留下註解和筆記,所以編輯時不會有混淆和溝通不良的問題。每個人對成果都更加滿意。我的有聲書客戶 (像是 Nilgiri Press) 都很開心。

「很高興 VoiceBubble 在上次合作的專案使用 Dropbox 分享音訊檔案。

我們原本就在使用 Dropbox,所以我很熟悉介面,分享大型音訊檔案也很有效率。我可以在瀏覽器上聆聽,也可以下載檔案。這兩種方式都快速又輕鬆。」

— Stephanie Mandel,Nilgiri Press 新聞媒體部門協調經理
繪有櫻花樹的有聲書封面寫著 The Compassionate Universe

歡慶人生重大時刻

除了音訊工作之外,我通常還有一個身分是人文儀式策劃人。我會為沒有信仰特定宗教的人創造慶祝儀式。工作的一環是撰寫逐字稿並與客戶分享,在創造儀式的過程中向客戶徵求意見。發現 Dropbox 在音訊內容方面的潛力後,我很快也將這個平台運用在人文方面的工作上。

每當與客戶開會討論想要什麼儀式內容,我通常都會手寫筆記。這類對話相當私密,因為人們會分享自己的個人詳細資料,我們正是透過這些細節來創造出獨一無二的活動。還沒使用 Dropbox 前,每次討論結束後都必須處理成堆的紙本文件。但現在,我可以將自己的筆記拍成相片,上傳到 Dropbox,讓所有相關人士在過程中都能存取檔案。 

最近我開始使用 Dropbox Paper,讓客戶在工作的進展過程中能進一步參與。如此客戶也更樂意積極參與其中並表達意見。客戶可以使用 Paper 來即時編輯版面並新增其他素材 (甚至是相片)。我們因此更加合作無間,而能創造出更切身相關、更有創意的儀式。 

「我的音訊事業,當然還有我的儀式策劃人事業,都更加注重協同合作。因為必須每個人都感到滿意,工作才算大功告成。這算是頗為新穎的變革。」

在戶外講台上對客人致詞的男子

結合彈性和安全性的雲端功能

使用多部裝置工作已成常態,Dropbox 讓我在自由行動的同時也能保持效率。所有內容都儲存在雲端,因此任何人都可以隨地存取需要的檔案。就算我只有偶爾幾分鐘的空檔,還是可以微調內容或審閱自己的筆記。 

若是遇到客戶介紹的對象,也能派上用場。我先前活動和儀式的檔案,累積將近 7,000 個之多。但每次只要有人連絡我,提及某個朋友的喪禮或手足婚禮上的演講或致詞,我都能透過Dropbox 的簡單介面當場打開檔案。我可以快速與人接洽,找出他們的偏好。

大家都希望儀式策劃人是可以信賴的對象。因為他們相信我,且願意提供自己的個人資訊 (有時甚至是敏感資訊),我可以向對他們保證 Dropbox 完全符合加密資料安全性要求。更大型的供應商在隱私方面的疑慮漸增,但 Dropbox 讓我很放心。我付費使用這項服務,我覺得內容都在我的掌控之中,功能健全且令人安心。

無論手頭上有何種工作,Dropbox 都讓我能在數小時內回應客戶,不必拖延到數天時間。

現代化的協作方式

我再也不使用電子郵件 (或實體郵件) 分享檔案,我用 Dropbox 來執行一切任務。這個產品隨著我的需求不斷進化,用起來毫不費力。客戶也因為感覺一切更在掌控之中而更加滿意。比起以往,大家達成共識的速度更快了。

所有人都需要拓展和探索工作的新方式,也就是多加嘗試現有和全新的解決方案。就我而言,無論身為製作人還是儀式策劃人,這種做法能為我的事業帶來極佳優勢。

所有值得讚頌的故事

探索如何彈性工作