Två roller, ett verktyg som ger kraft och förbättrar samarbetet med kunderna

Simon Smith skapar berättelser som underhåller, utbildar och hyllar. Dropbox ger hans kunder kraften att följa med och bidra till utvecklingen av sin unika berättelse.

02 February 2022

Man med mörk hy och brunt hår i videosamtal med tre kvinnor och en man

Av Simon Smith, ljudproducent på Voice Bubble och humanistisk förrättare

Jag har två roller i mitt yrkesliv – ljudproducent och humanistisk förrättare. De fokuserar båda på hur röst och berättelse bidrar till kreativitet, vilket inbegriper flera intressenter och samarbetspartner. I båda roller måste jag se till att vi håller strikta deadlines och att inget går fel längs vägen.

För ungefär tio år sedan började jag använda Dropbox som fillagring. Jag upptäckte då att lösningen hade mycket fler fördelar än jag trott. Detta strömlinjeformade samarbetsresan för mig själv och mina kunder, och våra projekt blir bättre tack vare detta. Låt oss titta på hur Dropbox fortsätter att överraska mig.

Man i inspelningsstudio sitter framför datorn, spelar upp ljudfiler igen

Utmaningarna för en ljudproducent kopplade till fysisk lagring

En av mina roller är som ljudproducent för VoiceBubble, ett voiceover- och röstskådespelarföretag i Storbritannien. Vi producerar en mängd olika typer av onlineinnehåll, inklusive podcasts, ljudböcker och till och med onlineutbildningar. Som du kanske kan föreställa dig genererar det här arbetet stora ljudfiler.

När jag fick ont om utrymme på min dator började jag använda externa hårddiskar. De var förvisso smidiga, men de riskerade också att gå sönder och arbetet med dem var långsamt. Många av mina projekt är tidspressade och jag hade inte råd med varken fil- eller tidsförluster. Jag behövde ett mer pålitligt verktyg som gjorde att jag kunde röra mig snabbare. Det var då jag började använda Dropbox.

En av mina favoritfunktioner i Dropbox är selektiv synkning. Alla behöver tillgång till den senaste versionen av ett projekt, men synkronisering av 60–80 GB ljudfiler kan blockera en enhet och ta upp massor av utrymme. Med selektiv synkning kan jag ta bort specifika Dropbox-mappar från min lokala hårddisk för att spara utrymme. Dessa filer förblir lagrade i molnet, så jag kan fortfarande komma åt dem när som helst.

Förväntade och oväntade fördelar med Dropbox

Det stod snabbt klart att Dropbox skulle få användningsområden bortom fillagring. Jag förväntade mig att problemen med långsamma processer och fulla lagringsutrymmen skulle vara ett minne blott. Vad jag inte förväntade mig var hur mycket Dropbox kunde förbättra kommunikationen och mediedelningen.

Det som verkligen är till hjälp för mig är att jag kan dela media med kunder på ett sätt som är väldigt enkelt för dem. Jag skickar bara en länk till dem eller ger dem åtkomst till en mapp och säger ”Här har du”, så kan de se det aktuella mediet som en fil.

Dropbox tillhandahåller en enkel process som låter kunder komma åt filer, granska innehåll och samordna ändringar. Jag kan skicka ett ljudboksprojekt kapitel för kapitel och ge kunderna flexibiliteten att lyssna och lämna kommentarer efterhand istället för allt behöva hantera allt på samma gång. När jag gör ändringar kan jag förlita mig på granskarnas detaljerade anvisningar som de lägger till exakt på de platser i ljudspåret där ändringen behöver göras.

Denna strömlinjeformade kommunikation har gjort det möjligt att driva projekt framåt snabbare. Dropbox är lättillgängligt från vilken enhet som helst, och eftersom alla kan lämna kommentarer och anteckningar i Dropbox blir det mindre risk för förvirring och missförstånd kring redigeringar. Alla är nöjdare med slutresultatet. Och mina ljudbokskunder som Nilgiri Press älskar lösningen.

”I vårt senaste projekt tillsammans var jag nöjd med att VoiceBubble använde Dropbox för att dela ljudfiler med oss.

Vi använder redan Dropbox, så gränssnitten är välbekanta för mig, och det gick supersmidigt att dela stora ljudfiler. Jag kunde lyssna antingen från webbläsaren eller ladda ner filerna – båda alternativen fungerade snabbt och enkelt.”

Ljudboksomslag som lyder The Compassionate Universe med ett blommande körsbärsträd

Firar mänskliga stunder

När jag inte producerar ljud går jag ofta in i rollen som humanistisk förrättare. Jag skapar ceremonier och ritualer för människor som inte nödvändigtvis tillskriver sig till en viss religion eller tro. Som en del av detta arbete utvecklar och delar jag manus med kunder för att få deras feedback när de skapar en ceremoni. Kort efter att jag börjat förstå vilken potential Dropbox hade för ljudinnehåll började jag också använda plattformen i mitt humanistiska arbete.

När jag träffar kunder och diskuterar vad de vill få ut av sin ceremoni antecknar jag ofta för hand. Detta är ofta ett ganska intimt samtal där människor delar med sig av personlig information, och utifrån detta skapar vi unika evenemang. Innan jag använde Dropbox satt jag med en stor hög papper efter dessa samtal. I dag kan jag ta en bild av mina anteckningar och ladda upp dem till Dropbox där alla inblandade parter kan komma åt filen under hela processen.

Nyligen började jag använda Dropbox Paper, vilket har gett kunderna mer insyn och påverkan i arbetet efterhand som det utvecklas. De blir mer villiga att hoppa in direkt och ge feedback. I Paper kan kunder redigera stycken och lägga till annat material, till och med foton, i realtid. Resultatet är en mer samarbetsinriktad process som leder till mer personliga och kreativa ceremonier.

”Mitt ljudarbete, och faktiskt mitt arbete som förrättare, har blivit mer samarbetsinriktat eftersom saker och ting inte är färdiga förrän alla säger att de är färdiga, och detta är en utveckling som på sätt och vis är ny.”

Man som pratar vid ett podium utomhus med en grupp gäster som lyssnar

Molnfunktioner som kombinerar flexibilitet och säkerhet

Att arbeta på flera enheter har blivit normen, och när jag nu använder Dropbox kan jag vara effektiv samtidigt som jag rör mig fritt. Eftersom allt finns i molnet kan vem som helst komma åt filerna de behöver, var de än är. Även om jag bara har några minuter över kan jag göra små ändringar eller gå igenom mina anteckningar.

Detta har också blivit praktiskt när folk rekommenderar mig. Jag har nästan 7 000 filer över mina tidigare evenemang och ceremonier. När någon kontaktar mig och nämner ett specifikt tal från en väns begravning eller ett syskons bröllop kan jag tack vare det enkla Dropbox-gränssnittet öppna filen direkt. Jag kan snabbt upprätta kontakt och börja identifiera deras preferenser.

Folk vill att en förrättare ska vara trygg i sin roll. Eftersom de anförtror mig personlig och ibland känslig information kan jag försäkra dem om att Dropbox uppfyller kraven för kryptering och datasäkerhet. Jag gillar att Dropbox inte följer strömmen i fråga om allt större integritetsproblem hos stora aktörer. Eftersom jag betalar för tjänsten känner jag att jag har kontroll över innehållet, vilket gör situationen både funktionell och betryggande.

Med Dropbox kan jag återkomma till kunderna på några timmar istället för några dagar, oavsett vad jag sysslar med.

Ett modernt sätt att samarbeta

Jag använder inte e-post – eller vanlig post – för att dela filer längre, jag gör allt i Dropbox. Det är uppfriskande att arbeta med en produkt som utvecklas med mina behov, och mina kunder uppskattar lösningen eftersom den ger dem en större ägarskapskänsla. Alla kommer på banan mycket snabbare än vi kunde förr.

Alla behöver utvecklas och utforska nya sätt att arbeta, vilket innebär att pröva nya och befintliga lösningar. I mitt fall gav detta spännande fördelar för i företagande, både i rollen som ljudproducent och som förrättare.

För alla berättelser värda att fira

Upptäck hur du kan arbeta med flexibilitet

Läs mer om Replay