สองบทบาทแต่ใช้เพียงหนึ่งเครื่องมือเพื่อส่งเสริมและร่วมงานกับลูกค้า

Simon Smith สร้างสรรค์เรื่องราวที่ให้ความบันเทิง ให้ความรู้ และเฉลิมฉลองสิ่งต่างๆ โดย Dropbox ช่วยให้ลูกค้าของเขาสามารถติดตามและร่วมพัฒนาเรื่องราวอันเป็นเอกลักษณ์ของตนเอง

Feb 03, 2022
ผู้ชายผิวคล้ำที่มีผมสีน้ำตาลในวิดีโอคอลกับผู้หญิงสี่คนและผู้ชายหนึ่งคน

โดย Simon Smith โปรดิวเซอร์เสียงที่ Voice Bubble และผู้ดำเนินพิธี

อาชีพของผมในปัจจุบันมีสองบทบาทคือ โปรดิวเซอร์เสียงและผู้ดำเนินพิธี ทั้งสองบทบาทต่างต้องมุ่งใส่ใจกับการที่เสียงและเรื่องราวเป็นส่วนก่อให้เกิดความสร้างสรรค์ ซึ่งเป็นการดำเนินการที่ประกอบไปด้วยผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและผู้ร่วมมือหลายคน ในทั้งสองบทบาทนี้ ผมต้องรับรองว่าเราจะสามารถทำงานได้เสร็จตรงตามเวลาที่กำหนดไว้อย่างเคร่งครัดและไม่มีข้อผิดพลาดระหว่างการทำงาน 

เมื่อประมาณสิบปีที่แล้ว ผมเริ่มใช้ Dropbox เป็นพื้นที่จัดเก็บข้อมูลสำหรับไฟล์ จากนั้นก็ค้นพบว่า Dropbox มีประโยชน์กว่าที่คาดไว้มาก ซึ่งช่วยปรับกระบวนการการทำงานร่วมกันระหว่างผมและลูกค้าให้ราบรื่นยิ่งขึ้น โดยส่งผลให้โปรเจกต์ของเรามีคุณภาพดียิ่งขึ้น มาดูกันว่า Dropbox ทำให้ผมประหลาดใจอย่างไม่รู้จบได้อย่างไร

ผู้ชายให้สตูดิโออัดเสียงนั่งอยู่หน้าคอมพิวเตอร์ เล่นไฟล์เสียงซ้าๆ

ความท้าทายของโปรดิวเซอร์เสียงที่ผูกติดอยู่กับพื้นที่จัดเก็บข้อมูลแบบจับต้องได้จริง

หนึ่งในบทบาทของผมคือการเป็นโปรดิวเซอร์เสียงที่ VoiceBubble ซึ่งเป็นธุรกิจพากย์เสียงและนักพากย์ในสหราชอาณาจักร เราผลิตเนื้อหาออนไลน์อย่างหลากหลาย ซึ่งรวมถึงพอดคาสต์ หนังสือเสียง และแม้กระทั่งการฝึกอบรมออนไลน์ แล้วก็อย่างที่คุณคงจินตนาการได้ การทำงานนี้ส่งผลให้เกิดไฟล์เสียงค่อนข้างใหญ่ 

เมื่อพื้นที่จัดเก็บบนคอมพิวเตอร์ของผมเต็ม ผมจึงเริ่มใช้ไดร์ฟเก็บข้อมูลภายนอก แม้ไดร์ฟเหล่านี้จะใช้งานง่าย แต่ไดร์ฟมีแนวโน้มที่จะล้มเหลวหรือทำงานช้า หลายๆ โปรเจกต์ของผมต้องทำงานแข่งกับเวลา และผมก็ไม่สามารถสูญเสียไฟล์หรือปล่อยให้เวลาหมดไปโดยเปล่าประโยชน์ได้ ผมจึงจำเป็นต้องมีเครื่องมือที่ไว้ใจได้กว่าเดิมเพื่อให้ผมสามารถทำงานได้เร็วยิ่งขึ้น แล้วตอนนั้นก็เป็นตอนที่ผมเริ่มใช้ Dropbox

หนึ่งในคุณสมบัติของ Dropbox ที่ผมชื่นชอบคือการซิงค์แบบคัดเลือก ทุกคนย่อมต้องการเข้าถึงโปรเจกต์เวอร์ชันล่าสุด แต่การซิงค์ไฟล์เสียงขนาด 60-80 กิกะไบต์อาจส่งผลให้อุปกรณ์ของคุณทำงานช้าลงและกินพื้นที่ การซิงค์แบบคัดเลือกช่วยให้ผมสามารถลบโฟลเดอร์ Dropbox ที่ต้องการออกจากฮาร์ดไดร์ฟในอุปกรณ์เพื่อประหยัดพื้นที่ได้ โดยที่ไฟล์เหล่านั้นจะยังถูกจัดเก็บไว้ในคลาวด์เพื่อให้ผมสามารถเข้าถึงไฟล์ในทุกเมื่อ 

คุณสมบัติที่คาดไว้และคุณสมบัติเหนือความคาดหมายของ Dropbox

ไม่นานหลังจากนั้นก็เป็นที่ชัดเจนว่า Dropbox มีประโยชน์เหนือกว่าเพียงการเป็นพื้นที่จัดเก็บข้อมูลไฟล์ ผมคาดหวังไว้อยู่แล้วว่าปัญหาเกี่ยวกับประสิทธิภาพการทำงานที่ช้าและปัญหาพื้นที่จัดเก็บข้อมูลเต็มจะหมดไป แต่ผมไม่ได้คาดหวังเลยว่า Dropbox จะช่วยปรับปรุงการติดต่อสื่อสารและการแบ่งปันสื่อได้อย่างมากมาย

คุณสมบัติที่มีประโยชน์อย่างมากสำหรับผมคือการที่ผมสามารถแบ่งปันสื่อกับลูกค้าในลักษณะที่ลูกค้าสามารถเข้าถึงได้อย่างง่ายดาย ผมเพียงส่งลิงก์หรือมอบสิทธิ์การเข้าถึงสำหรับโฟลเดอร์ให้แก่ลูกค้า แจ้งให้ลูกค้าทราบว่าโฟลเดอร์พร้อมแล้ว จากนั้นลูกค้าก็จะสามารถดูไฟล์สื่อนั้นได้

Dropbox มีขั้นตอนการใช้งานที่ง่ายไม่ซับซ้อนสำหรับลูกค้าในการเข้าถึงยังไฟล์ ตรวจสอบเนื้อหา และร่วมมือกันดำเนินการแก้ไข ผมสามารถส่งโปรเจกต์หนังสือเสียงทีละบทได้เพื่อให้ลูกค้ามีความยืดหยุ่นในการรับฟังและแสดงความคิดเห็นไปเรื่อยๆ แทนที่จะต้องฟังและแสดงความคิดเห็นทั้งหมดในคราวเดียว ผมสามารถใช้ข้อชี้แนะโดยละเอียดของผู้ตรวจสอบได้เมื่อผมทำการแก้ไข โดยผู้ตรวจสอบสามารถเพิ่มข้อความไปยังตำแหน่งที่ต้องการแก้ไขได้อย่างตรงจุด

การติดต่อสื่อสารที่ดียิ่งขึ้นเหล่านี้ได้ช่วยให้โปรเจกต์คืบหน้าไปอย่างรวดเร็วกว่าเดิม อีกทั้งยังสามารถเข้าถึง Dropbox จากทุกอุปกรณ์ได้อย่างง่ายดาย และเนื่องจากทุกคนสามารถแสดงความคิดเห็นและเขียนโน้ตใน Dropbox ได้ ความสับสนและการสื่อสารที่ผิดพลาดเกี่ยวกับการแก้ไขจึงลดลง ทุกคนมีความสุขมากขึ้นกับงานที่เสร็จสมบูรณ์แล้ว และลูกค้าหนังสือเสียงของผมอย่าง Nilgiri Press ชื่นชอบวิธีนี้มาก

"โปรเจกต์ที่เราร่วมงานกันล่าสุด ฉันดีใจมากที่ VoiceBubble ใช้ Dropbox เพื่อแบ่งปันไฟล์เสียงกับเรา

เราใช้ Dropbox อยู่แล้ว ดังนั้นฉันเลยคุ้นเคยอินเตอร์เฟส และ Dropbox ก็เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมมากสำหรับการแชร์ไฟล์เสียงขนาดใหญ่ ฉันสามารถฟังไฟล์เสียงจากเบราว์เซอร์หรือดาวน์โหลดไฟล์ก็ได้ ซึ่งทั้งสองวิธีมีการทำงานที่ง่ายและรวดเร็ว"

— Stephanie Mandel ตำแหน่ง Press Co-Manager ที่ Nilgiri Press
ปกหนังสือเสียงมีชื่อว่า The Compassionate Universe พร้อมกับรูปต้นซากุระ

การเฉลิมฉลองโอกาสพิเศษของผู้คน

เมื่อผมไม่ได้ทำหน้าที่เป็นโปรดิวเซอร์เสียง ผมมักจะหันไปรับบทบาทผู้ดำเนินพิธี ผมจัดพิธีการและดำเนินพิธีสำหรับผู้คนที่ไม่ได้นับถือศาสนาหรือความเชื่อที่เฉพาะจงใดๆ เสียทีเดียว หน้าที่หนึ่งในงานนี้ของผมคือการจัดทำสคริปต์และแบ่งปันสคริปต์ให้กับลูกค้าเพื่อรับฟังข้อคิดเห็นเมื่อวางแผนการจัดพิธีการ ไม่นานหลังจากที่ผมตระหนักถึงศักยภาพของ Dropbox สำหรับเนื้อหาด้านเสียง ผมก็เริ่มใช้แพลตฟอร์มนี้ในงานผู้ดำเนินพิธีของผม

เมื่อผมนัดพบกับลูกค้าและพูดคุยเกี่ยวกับสิ่งที่ลูกค้าจากงานพิธีของตนเอง ผมมักจะจดโน้ตด้วยมือเสมอ ซึ่งปกติแล้วมักจะเป็นการสนทนาที่ค่อนข้างสนิทสนมโดยมีการบอกเล่าข้อมูลส่วนตัว และเราก็ดำเนินการสร้างงานกิจกรรมที่ไม่ซ้ำใครขึ้นมาจากนั้น ก่อนที่จะมาให้ Dropbox ผมมักจะจมอยู่ใต้กองกระดาษหลังจากพูดคุยกับลูกค้าเสร็จสิ้นแล้ว แต่ปัจจุบันนี้ ผมสามารถถ่ายรูปกระดาษที่จดโน้ตของผมและอัพโหลดภาพไปยัง Dropbox ซึ่งทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องสามารถเข้าถึงยังไฟล์นั้นได้ตลอดการทำงาน 

เมื่อเร็วๆ นี้ ผมได้เริ่มใช้ Dropbox Paper ซึ่งช่วยให้ลูกค้าสามารถมีส่วนร่วมในการทำงานมากขึ้นในระหว่างดำเนินการ ลูกค้าเต็มใจที่จะเข้ามามีส่วนร่วมและแสดงข้อคิดเห็น ใน Paper ลูกค้าสามารถแก้ไขส่วนต่างๆ และเพิ่มเนื้อหาอื่นๆ แบบเรียลไทม์ได้แม้กระทั่งรูปภาพ ผลลัพธ์ที่ได้คือกระบวนการที่มีการร่วมมือกันยิ่งขึ้น ซึ่งนำไปสู่พิธีการอันสร้างสรรค์และเหมาะตามความต้องการของแต่ละบุคคลมากกว่า 

"งานด้านเสียงและงานในฐานะผู้ดำเนินพิธีของผมเป็นงานที่ต้องร่วมมือกันกับหลายฝ่ายเนื่องจากสิ่งต่างๆ จะไม่สามารถเสร็จสิ้นลงได้จนกว่าทุกคนจะเห็นพ้องต้องกัน ซึ่งถือเป็นวิวัฒนาการที่แปลกใหม่"

ผู้ชายพูดอยู่ที่แท่นกลางแจ้งขณะที่กลุ่มผู้ร่วมงานกำลังรับฟัง

คุณสมบัติของคลาวด์ที่ผสมผสานความยืดหยุ่นและความปลอดภัยเข้าไว้ด้วยกัน

การทำงานในหลายๆ อุปกรณ์กลายเป็นเรื่องปกติ และเมื่อผมใช้ Dropbox ในปัจจุบัน ผมก็สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพขณะเคลื่อนตัวไปไหนมาไหนได้อย่างเป็นอิสระ ทุกคนสามารถเข้าถึงยังไฟล์ที่ตนเองต้องการได้ไม่ว่าจะอยู่ที่ใดเนื่องจากไฟล์ทั้งหมดจัดเก็บอยู่บนคลาวด์ แม้ว่าผมจะมีเวลาว่างแค่ไม่กี่นาทีเป็นครั้งคราว ผมก็สามารถแก้ไขงานเล็กๆ น้อยๆ หรือทบทวนโน้ตของผมได้ 

อีกทั้งยังมีประโยชน์เมื่อผมได้รับงานที่ผ่านการแนะนำบริการ ผมมีไฟล์งานกิจกรรมและพิธีการที่เคยจัดไปแล้วเกือบ 7,000 ไฟล์ แต่เมื่อมีคนติดต่อผมมาและพูดถึงคำกล่าวหรือคำปราศัยจากงานศพของเพื่อนหรืองานแต่งงานของญาติอย่างเฉพาะเจาะจง อินเตอร์เฟสที่เรียบง่ายของ Dropbox ก็ช่วยให้ผมสามารถเปิดไฟล์ดังกล่าวได้ทันที ผมสามารถเชื่อมต่อกับผู้คนได้อย่างรวดเร็ว รวมทั้งเริ่มระบุสิ่งที่ชอบและความต้องการของผู้คนเหล่านั้นได้

เจ้าของงานต้องการผู้ดำเนินพิธีที่ไว้ใจได้ เนื่องจากลูกค้าไว้ใจผมโดยการแจ้งข้อมูลส่วนตัวกับผม ซึ่งบางครั้งก็เป็นข้อมูลที่ละเอียดอ่อน ผมสามารถรับรองให้ลูกค้ามั่นใจได้ว่า Dropbox ปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านการเข้ารหัสและการรักษาความปลอดภัยข้อมูล ผมพอใจที่ Dropbox ไม่มีข้อกังวลด้านความเป็นส่วนตัวที่เพิ่มมากขึ้นเรื่อยๆ สำหรับผู้ให้บริการรายใหญ่ เนื่องจากผมชำระค่าบริการ ผมรู้สึกว่าผมสามารถควบคุมเนื้อหาได้ ซึ่งมีประโยชน์และช่วยให้มั่นใจได้อีกด้วย

Dropbox ช่วยให้ผมสามารถตอบกลับลูกค้าได้ในเวลาไม่กี่ชั่วโมง แทนที่จะต้องรอหลายวัน ไม่ว่าผมจะกำลังทำอะไรอยู่ก็ตาม

วิธีการร่วมงานกันอย่างทันสมัย

ผมไม่ได้ใช้อีเมลหรือการส่งจดหมายตามปกติเพื่อแบ่งปันไฟล์อีกต่อไป ผมดำเนินการทุกอย่างใน Dropbox ซึ่งเป็นความรู้สึกสดใหม่ที่ได้ใช้งานผลิตภัณฑ์ที่พัฒนาไปตามความต้องการของผม และลูกค้าของผมก็ชื่นชอบแนวทางนี้เพราะลูกค้ารู้สึกว่าเป็นเจ้าของงานมากขึ้น ทุกคนจึงเข้าใจตรงกันได้อย่างรวดเร็วกว่าที่เคย

ทุกๆ คนจำเป็นต้องขยับขยายและสำรวจดูวิธีใหม่ๆ ในการทำงาน ซึ่งรวมถึงการลองใช้โซลูชันใหม่และโซลูชันที่มีอยู่แล้ว ในกรณีของผม การทำเช่นนี้ก่อให้เกิดประโยชน์ที่น่าตื่นเต้นสำหรับธุรกิจของผมเอง ไม่ว่าผมจะอยู่ในบทบาทของโปรดิวเซอร์หรือผู้ดำเนินพิธีก็ตาม

สำหรับทุกๆ เรื่องราวที่ควรค่าแก่การเฉลิมฉลอง

ค้นพบการทำงานที่มีความคล่องตัว