Dois cargos e uma ferramenta para capacitar e colaborar com os clientes

Simon Smith cria histórias que entretêm, ensinam e celebram. O Dropbox dá a seus clientes o poder de acompanhar e contribuir para a evolução de sua história única.

02/02/2022
Homem de pele escura e cabelos castanhos em videochamada com três mulheres e um homem

Por Simon Smith, produtor de áudio da Voice Bubble e celebrante humanista

Tenho duas funções atuais em minha carreira profissional, produtor de áudio e celebrante humanista. Ambas se concentram em como a voz e a história contribuem para a criatividade, o que envolve várias partes interessadas e colaboradores. Em ambas atividades, tenho que garantir o cumprimento de prazos rigorosos e que nada dê errado durante o percurso. 

Há cerca de uma década, comecei a usar o Dropbox para armazenamento de arquivos. Descobri que tinha muito mais benefícios do que eu esperava. Ele simplificou a jornada colaborativa para mim e meus clientes, e nossos projetos ficaram melhores. Veja como o Dropbox continua me surpreendendo.

Homem no estúdio de gravação sentado na frente do computador; Reproduzir arquivos de áudio

Os desafios de um produtor de áudio vinculado ao armazenamento físico

Um dos meus cargos é o de produtor de áudio da VoiceBubble, uma empresa de locução e talentos de voz do Reino Unido. Produzimos uma variedade de conteúdos on-line, incluindo podcasts, audiolivros e até mesmo treinamento on-line. Como você pode imaginar, esse trabalho gera arquivos de áudio de tamanho significativo. 

Quando fiquei sem espaço no computador, comecei a usar discos externos. Por mais que fossem convenientes, também eram propensos a falhas ou desempenho lento. Muitos dos meus projetos precisam ser finalizados rapidamente, e eu não podia me dar ao luxo de perder nada, arquivos ou tempo. Eu precisava de uma ferramenta mais confiável que permitisse me mover mais rápido. Foi quando comecei a usar o Dropbox.

Um dos meus recursos favoritos do Dropbox é a sincronização seletiva. Todos precisam acessar a versão mais recente de um projeto, mas a sincronização de arquivos de áudio de 60 a 80 GB pode tornar o dispositivo lento e ocupar espaço. A sincronização seletiva me permite remover pastas específicas do Dropbox do meu disco rígido local para economizar espaço. Esses arquivos permanecem armazenados na nuvem, e eu ainda posso acessá-los a qualquer momento. 

Benefícios esperados e inesperados do Dropbox

Rapidamente ficou claro que o Dropbox seria útil para além do armazenamento de arquivos. Eu achava que as preocupações com o desempenho lento ou com a falta de armazenamento fossem coisa do passado. O que eu não esperava era o quanto o Dropbox poderia melhorar a comunicação e o compartilhamento de mídia. 

O que é realmente útil para mim é poder compartilhar mídia com os clientes de uma forma muito simples para eles. Eu envio um link ou dou acesso a uma pasta dizendo, "Aqui está", e eles podem ver a mídia como um arquivo.

O Dropbox oferece um processo simples para que os clientes acessem arquivos, analisem o conteúdo e coordenem alterações. Posso enviar capítulo por capítulo de um projeto de audiolivro para que os clientes tenham a flexibilidade de ouvir e deixar comentários ao longo do tempo, em vez de tudo de uma vez. Quando faço alterações, posso confiar nas instruções detalhadas dos revisores, que eles podem adicionar aos locais exatos onde as mudanças precisam ser feitas.

Essas comunicações simplificadas ajudaram a levar os projetos adiante mais rapidamente. O Dropbox é facilmente acessível de qualquer dispositivo e, como todos podem deixar comentários e anotações no Dropbox, há menos confusão e falta de comunicação sobre as edições. Todos ficam mais felizes com o resultado final. E meus clientes de audiolivros, como Nilgiri Press, adoram.

“Em nosso último projeto juntos, fiquei feliz que a VoiceBubble tenha usado o Dropbox para compartilhar arquivos de áudio conosco.

Já usamos o Dropbox, então as interfaces são familiares para mim, e foi excelente para compartilhar arquivos de áudio grandes. Eu podia ouvir do navegador ou baixar os arquivos, as duas formas funcionavam de modo rápido e fácil.”

— Stephanie Mandel, cogerente de imprensa, Nilgiri Press
A capa do audiolivro diz O Universo Compassivo com um ramo de cerejeira florido

Celebrando os momentos humanos

Quando não estou produzindo áudio, costumo exercer a função de celebrante humanista. Eu crio cerimônias e rituais para pessoas que não necessariamente seguem uma religião ou fé específica. Como parte desse trabalho, desenvolvo e compartilho roteiros com os clientes para obter feedback ao criar uma cerimônia. Pouco depois de perceber o potencial do Dropbox para conteúdo de áudio, também comecei a usar a plataforma em meu trabalho humanista.

Quando me reúno com clientes e discuto o que eles esperam da cerimônia, geralmente tomo notas manuscritas. Normalmente é uma conversa bastante íntima, onde as pessoas compartilham detalhes pessoais e, a partir disso, criamos eventos exclusivos. Antes de usar o Dropbox, ficava com uma pilha de papel depois dessas conversas. Mas agora, posso tirar uma foto das minhas anotações e enviá-las para o Dropbox, onde todas as partes envolvidas podem acessar o arquivo durante todo o processo. 

Recentemente, comecei a usar o Dropbox Paper para proporcionar aos clientes mais controle durante o projeto. Eles ficam mais dispostos a ir direto ao ponto e fornecer feedback. No Paper, os clientes podem editar seções e adicionar outros materiais, até fotos, em tempo real. O resultado é um processo mais colaborativo que leva a cerimônias mais personalizadas e criativas. 

"Meus trabalhos de produtor de áudio, assim como o de celebrante, tornaram-se mais colaborativos, porque as coisas não terminam até que todos digam que terminaram, e essa é uma evolução relativamente nova."

Homem fala ao ar livre a um grupo de convidados

Recursos de nuvem que combinam flexibilidade e segurança

Trabalhar em vários dispositivos tornou-se norma e, agora que eu uso o Dropbox, posso me manter eficiente enquanto me movo livremente. Como tudo está na nuvem, qualquer pessoa pode acessar os arquivos de que precisa de onde quer que esteja. Mesmo que eu tenha apenas alguns minutos aqui e ali, posso fazer pequenas alterações ou revisar minhas anotações. 

Isso também se torna útil quando encontro indicações. Tenho quase 7.000 arquivos dos meus eventos e cerimônias anteriores. Mas quando alguém entra em contato e menciona um discurso ou uma oração específica do funeral de um amigo ou do casamento de um irmão, a interface simples do Dropbox me permite abrir o arquivo imediatamente. Posso me conectar com as pessoas rapidamente e começar a identificar seus gostos e preferências.

As pessoas desejam que um celebrante passe apoio e segurança. Como confiam a mim informações pessoais, às vezes confidenciais, posso garantir que o Dropbox atenda aos requisitos de criptografia e segurança de dados. Gosto do fato de ser separado das preocupações crescentes com a privacidade dos provedores maiores. Como é um serviço pago, eu me sinto no controle do conteúdo, tornando-o funcional e tranquilizador.

O Dropbox permite que eu dê um retorno aos clientes em questão de horas, e não de dias, independentemente do que eu esteja fazendo.

Uma forma moderna de colaborar

Eu não uso mais e-mail ou correio tradicional para compartilhar arquivos, faço tudo no Dropbox. É revigorante trabalhar com um produto que evolui de acordo com minhas necessidades, e meus clientes ficam felizes, experimentando um maior senso de propriedade. Todos ficam em sincronia muito mais rápido do que antes.

Todos precisam diversificar e explorar novas formas de trabalhar, o que envolve experimentar soluções novas e existentes. No meu caso, isso trouxe benefícios incríveis para o meu negócio, seja como produtor ou celebrante.

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