Две профессии, один инструмент для расширения возможностей и сотрудничества с клиентами

Саймон Смит создает истории, которые развлекают, учат и вдохновляют. Благодаря Dropbox его клиенты имеют возможность следить за созданием своей уникальной истории и вносить в нее свой вклад.

02 February 2022
Мужчина с темной кожей и каштановыми волосами проводит видеозвонок с тремя женщинами и одним мужчиной

Автор: Саймон Смит, аудиопродюсер Voice Bubble и ведущий гражданских церемоний

У меня две профессии: я аудиопродюсер и ведущий гражданских церемоний. В обеих этих ипостасях я использую голос и повествование для создания произведений творчества совместно с другими участниками и соавторами. В обеих ипостасях я должен знать, что все идет по плану и сроки будут соблюдены. 

Лет десять назад я начал использовать Dropbox для хранения файлов. Затем я открыл для себя и его другие преимущества, которые помогают упростить взаимодействие с клиентами и эффективнее работать над проектами. Именно об удивительных возможностях Dropbox я и хочу рассказать в этой статье.

Мужчина сидит перед компьютером в студии звукозаписи. Воспроизведение аудиофайлов

Аудиопродюсер и проблемы с нехваткой места

Я работаю аудиопродюсером в британской компании VoiceBubble, которая специализируется на подборе актеров и озвучании самого разнообразного контента, включая подкасты, аудиокниги и даже обучающие курсы. Сами можете представить, с аудиофайлами какого размера нам приходится иметь дело. 

Когда у меня кончилось место на компьютере, я начал использовать внешние диски. Это очень удобно — пока диск не выходит из строя или не начинает терять производительность. Для многих проектов у нас устанавливаются очень строгие сроки, и я не мог позволить себе терять ни файлы, ни время. Мне нужно было более надежное средство, которое позволяло бы работать быстрее. Именно тогда я и начал использовать Dropbox.

Одна из моих любимых функций Dropbox — выборочная синхронизация. Всем нужен доступ к последней версии проекта, но синхронизация аудиофайлов размером 60–80 ГБ замедляет работу устройства и занимает место. Выборочная синхронизация позволяет удалять определенные папки Dropbox с локального жесткого диска для экономии места. Эти файлы сохраняются в облаке, поэтому к ним можно получить доступ в любое время. 

Ожидаемые и неожиданные преимущества Dropbox

Вскоре я понял, что Dropbox можно использовать не только как хранилище файлов. Я рассчитывал просто избавиться от проблем с низкой производительностью и нехваткой места. Я не ожидал, что Dropbox сделает взаимодействие с клиентами и отправку мультимедийных файлов настолько удобными. 

Для меня упрощенная отправка медиа-файлов клиентам стала огромным преимуществом. Я просто отправляю клиентам ссылку или предоставляю доступ к папке, и они могут работать с этими файлами прямо в хранилище.

Dropbox обеспечивает удобный процесс для получения доступа к файлам, их просмотра и согласования изменений. Я могу отправить проект аудиокниги по главам, чтобы клиент слушал и сразу же оставлял комментарии с привязкой ко времени, а не ко всему проекту сразу. Это позволяет вносить изменения, выполненные согласно подробным указаниям рецензентов именно в том месте, где нужно.

Упрощенный процесс взаимодействия помог нам ускорить работу над проектами. К Dropbox можно с легкостью получить доступ с любого устройства, а поскольку любой пользователь может оставлять комментарии и заметки, при внесении изменений возникает меньше путаницы и недопонимания. В результате конечный продукт получается более качественным, и все довольны. Нашим клиентам, для которых мы записываем аудиокниги, например Nilgiri Press, определенно нравится такой подход к делу.

«Я рад, что VoiceBubble использовали Dropbox для предоставления доступа к аудиоматериалам при работе над нашим последнем совместным проектом.

Мы тоже пользуемся Dropbox, поэтому интерфейс мне знаком, и он отлично подходит для обмена большими файлами. Можно прослушивать записи либо из браузера, либо скачивать файлы — и тем, и другим способом пользоваться очень удобно»,

— Стефани Мандель, пресс-менеджер Nilgiri Press
Обложка аудиокниги с цветущей вишней и заголовком The Compassionate Universe («Сострадательная Вселенная»)

Празднование памятных событий

Помимо основной работы я занимаюсь проведением гражданских церемоний — провожу различные обряды для людей, которые не относят себя к определенной религии или вероисповеданию. В том числе я разрабатываю сценарии проведения таких мероприятий и отправляю их клиентам для обсуждения. Вскоре после того, как я осознал плюсы Dropbox для аудиоконтента, я начал использовать эту платформу и для своей второй работы.

Во время встреч с клиентами и обсуждения пожеланий к церемонии я часто делаю рукописные заметки. Обычно это довольно интимный разговор: люди делятся личными сведениями, на основе которых мы проводим уникальные мероприятия. До того, как я начал использовать Dropbox, после этих разговоров у меня оставалась кипа бумаг. Теперь я могу сфотографировать свои заметки и загрузить их в Dropbox, где все участники могут при необходимости получить доступ к ним. 

Недавно я начал пользоваться Dropbox Paper— это позволило клиентам принимать более активное участие в подготовке церемоний, упростив обратную связь. Они могут редактировать разделы и добавлять дополнительные материалы, включая фотографии, прямо в реальном времени. Это помогает нам более тесно сотрудничать над проектом и более творчески подходить к проведению памятных мероприятий. 

«Сотрудничество стало играть для меня более важную роль в обеих профессиональных областях. Теперь проект считается законченным только тогда, когда все скажут, что он закончен, и это новый, необычный подход».

Мужчина произносит речь с открытой трибуны, пока группа гостей слушает

Облачные функции для гибкости и безопасности

Работа на нескольких устройствах стала нормой, и теперь, когда я использую Dropbox, переключение между платформами не влияет на эффективность работы. Поскольку все хранится в облаке, любой пользователь может получить доступ к нужным файлам с любого устройства. Даже если у меня есть всего несколько минут, я могу внести небольшие изменения или свериться со своими записями. 

Dropbox также упрощает работу с клиентами, пришедшими по рекомендации. В моем хранилище почти 7000 файлов с записями о проведенных мероприятиях. Когда люди обращаются ко мне и упоминают конкретную речь на похоронах друга или на свадьбе брата или сестры, благодаря удобному интерфейсу Dropbox я могу с легкостью найти нужный файл. Это помогает быстро установить контакт с клиентами и определить их предпочтения.

Люди хотят, чтобы ведущему можно было доверять, ведь они делятся со мной личной, иногда конфиденциальной информацией. Я рад сообщить им, что Dropbox выполняет требования к шифрованию и безопасности данных и не имеет проблем с защитой конфиденциальности, характерных для крупных поставщиков услуг. Поскольку я плачу за обслуживание, я уверен, что контролирую свои файлы. Это удобно и безопасно.

Dropbox позволяет мне связываться с клиентами в течение нескольких часов, а не дней, какую бы работу я не выполнял.

Современный способ сотрудничества

Я больше не использую электронную или обычную почту для отправки файлов — все делается в Dropbox. Приятно пользоваться продуктом, который развивается вместе с моими потребностями, и мои клиенты ценят это, потому что это позволяет им чувствовать себя более сопричастными. Теперь все получают доступ к единой информации гораздо быстрее, чем раньше.

Сегодня необходимо изучать новые способы работы и знакомиться с новыми и существующими решениями. В моем случае это обеспечило потрясающие преимущества для бизнеса, как в моей основной, так и дополнительной сфере деятельности.