Коли ви працюєте з дому, важко оцінити ефективність комунікації з вашою командою.
Якими мають бути ваші електронні листи: більш стислими чи детальними? Чи отримали ваші колеги забагато інформації, чи потрібні їм додаткові відомості? На ці запитання часто неможливо відповісти, бо спілкуватися з невидимими співбесідниками дуже важко.
Відеоконференції частково компенсують спілкування віч-на-віч, але через величезний обсяг робіт доводиться дедалі більше покладатися на письмові засоби комунікації. Як зробити так, щоб кожен електронний лист, нотатка до зустрічі, план проєкту чи творче завдання додавали ясності, а не плутанини?
Під терміном «інформаційна архітектура» зазвичай розуміють методи структурування вмісту чи відображення даних на вебсайтах, якими користуються дизайнери й розробники користувацьких інтерфейсів. Але цей термін може мати різні значення залежно від контексту. А внаслідок пандемії COVID-19 з'явився геть новий контекст.
Тепер команди фізично відокремлені від своїх офісів і одна від одної. Багато людей опановують нові інструменти для співпраці, тому пошук потрібної інформації може займати більше часу. А якщо потрібний файл розташовано в невпорядкованих вкладених папках без логічно обґрунтованих імен, пошук стає схожим на блукання лабіринтом.
Ми хочемо допомогти вам створити зрозумілу систему зберігання даних для своїх колег, щоб вони з легкістю знаходили потрібні дані. Тут показано, як за допомогою інформаційної архітектури створити гарно структуровану систему для зберігання вмісту.
Враховуйте весь пазл, а не лише свій фрагмент
Карен Мак-Грейн — автор книг Content Strategy for Mobile (Стратегія розробки вмісту для мобільних пристроїв) і Going Responsive (Покращення адаптивності), а також засновник консалтингової компанії Bond Art + Science. Працюючи консультантом, пані Мак-Грейн помітила, що продуманий інтерфейс не гарантує зручність роботи з програмою, якщо розробники не враховують внутрішні процеси й інструменти.
«Коли співробітник працює з дому, для нарад потрібно дедалі більше когнітивних зусиль, чи то відеоконференція, чи то телефонний дзвінок», — каже Карен Мак-Грейн.
Проблема виникає, коли команди розробників вмісту, дизайнерів і розробників враховують лише свою частину пазла, не задумуючись про вплив на інші команди. Тепер, коли економіка значно залежить від того, наскільки добре співпрацюють розмежовані команди, ставки ще вищі.
«Перехід на дистанційну роботу — велика зміна, що стосується всіх», — каже вона. — «Якщо низку питань раніше можна було вирішити в одній кімнаті на нараді, зараз доводиться думати, як зробити це по інтернету».
Ось чому пані Мак-Грейн рекомендує застосувати цілісний підхід, який розпочинається з побудови інформаційної структури, що приносить користь усій команді. У цій статті показано, з чого почати роботу.
Перейдіть на асинхронні інструменти
У розмежованому робочому середовищі особливо важливими стають мова, структура, класифікація та іменування.
«Мій друг і колега, який працював віддалено протягом останніх 15 років, написав низку твітів про роботу з дому», — згадує пані Мак-Грейн. — «Він згадав один факт, який мене вразив: коли співробітник працює з дому, для нарад потрібно дедалі більше когнітивних зусиль, чи то відеоконференція, чи то телефонний дзвінок».
«Провести нараду чи здійснити телефонний дзвінок можуть заважати домашні улюбленці, діти й інші люди, які проживають у тому самому будинку», — розповідає вона. — «Це призводить до великого навантаження. Подумайте, як для таких розмов використовувати інші асинхронні інструменти, як-от Dropbox Paper, адже співробітник може написати прямо в документі: "Ось проблема, яку ми намагаємося вирішити". Інші співробітники можуть залишати свої коментарі. Ви можете встановити термін виконання [і @згадати потрібних співробітників у коментарі]: "Можете зважити все до завтрашнього вечора, а потім ми приймемо рішення"».
Пані Мак-Грейн рекомендує використовувати спільні асинхронні інструменти для роботи над об'ємними документами, як-от планами проєктів, документацією зі стратегічного розвитку й творчими завданнями. За допомогою телефонних дзвінків і відеоконференцій можна згуртувати команду, взаємодіючи зі співробітниками в реальному часі.
«Ми повинні подумати про те, як належним чином використовувати наявні інструменти», — каже вона. — «Я працювала з низкою компаній, які для вирішення будь-яких питань проводять особисті наради. Можливо, час запитати: «Чим цінна така нарада?» Якщо її проводять не для того, щоб співробітники зібралися разом і відчули себе частиною команди, а щоб обговорити певне питання та прийняти рішення, є більш ефективні способи досягти цього. Наприклад, ви можете ефективно використовувати повний набір інструментів для роботи з дому».
Розробіть загальну систему іменування файлів
«Я пам'ятаю світанок епохи комп'ютерів, коли імена папок могли складатися з максимум восьми символів», — розповідає пані Мак-Грейн. — «У ті дні ми звикли бути дуже лаконічними. Я пам'ятаю, коли на комп'ютерах Mac нарешті дозволили використовувати імена файлів будь-якої довжини. Ми всі подумали: «Ого, все буде по-іншому!"»
Створюючи систему папок, намагайтеся призначати папкам недвозначні імена. Розробіть для своєї команди загальні правила призначення імен файлам. Ім'я файлу має чітко вказувати на його зміст. За змоги використовуйте для цього потрібну кількість символів.
«Маркування стає набагато важливішим, коли співробітникам доводиться обробляти більший потік письмової інформації».
Якщо ви ділитеся файлами, збереженими з використанням розробленої вами системи іменування, обов'язково повідомте про це своїм колегам, щоб узгодити формат файлів. Ви також можете налаштувати автоматизацію в Dropbox, щоб ваші правила іменування застосовувалися до всіх ваших файлів.
«Украй важлива зрозумілість», — пояснює вона. — «Якщо ви збираєтеся відредагувати документ і зберегти нову версію з новим іменем файлу: яким має бути це ім'я? Це базові принципи іменування файлів».
Маркуйте вміст з урахуванням контексту
Під час розробки структури вмісту пані Мак-Грейн рекомендує звернути пильну увагу на те, як ви маркуєте не лише файли й папки, але й потоки, канали та завдання.
«[Маркування] стає набагато важливішим, коли співробітникам доводиться обробляти більший потік письмової інформації», — каже вона. — «У мене є клієнт, який висуває низку багато жорстких вимог щодо безпеки. Мені дали комп'ютер для роботи. Також у мене є свій Mac. І ось я сиджу за робочим столом і постійно перемикаюся між Mac, комп'ютером і телефоном. Деякі повідомлення надходять каналом, доступним лише на одному пристрої. У такому разі надзвичайно важливо зрозуміти суть інформації, що надходить, і визначити пріоритети щодо неї».
Співробітникам потрібно допомагати фільтрувати вміст, який їх не стосується. Навіть за назвами каналів Slack має бути зрозуміло, до яких каналів співробітнику слід приєднатися, а які він може ігнорувати. Правильно написана тема електронного листа з відповідним описом дає змогу зрозуміти, чи слід його читати.
Створіть спільний документ для кожного проєкту
Розмежованим командам доводиться використовувати безліч програм, тому програми, що полегшують спілкування, слід розмежувати від призначених для створення вмісту та співпраці.
«У мене програму Slack інтегровано з Twitter, Dropbox, Google Docs і Zoom», — розповідає пані Мак-Грейн. — «З точки зору керівника слід інтегрувати всі потрібні рішення. У цьому разі співробітникам не доведеться перемикатися між різними системами, щоб з'ясувати, де їм слід працювати прямо зараз».
«Нам потрібен спільний документ у просторі для співпраці. Це конче необхідно в сучасному світі».
Проте в певному сенсі велика кількість каналів може збільшити когнітивне навантаження. Обсяг комунікацій дедалі збільшується, але не всі розмови важливі та сприяють розробці проєкту.
«Нам потрібен спільний документ у просторі для співпраці, де одні співробітники можуть вводити свої ідеї чи нотатки, а інші — коментувати та доповнювати їх. Це конче необхідно в сучасному світі», — каже пані Мак-Грейн. — «Якщо подумати про людей, які починають працювати з дому, деякі з них ніколи раніше цього не робили. Можна використовувати Dropbox Paper, Google Docs і функцію редагування документів у Slack. Я використовую всі ці три засоби однаковою мірою».
Спростіть перегляд повідомлень
Подібно до того, як ви створюєте систему файлів і папок зі зрозумілими іменами та чіткою навігацією, за допомогою принципів інформаційної архітектури можна оптимізувати обмін повідомленнями у своїх документах.
Вашим колегам доведеться переглядати більше листів, ніж зазвичай, тому пишіть короткі та змістовні повідомлення. Найзручніше користуватися коротшими електронними листами, у темі яких чітко вказано завдання. Усі нотатки мають бути максимально зрозумілими й лаконічними.
«Наприклад, оригінальний текст можна відразу написати в спрощеному вигляді», — каже пані Мак-Грейн. — «Коли ми переглядаємо повідомлення, то, як правило, звертаємо увагу на кілька перших літер або слів у реченні. Уявіть, що колега дивиться на ваш електронний лист: які два–три слова він має обов'язково побачити? Продумайте макет електронного листа з урахуванням розміру екрана чи пристрою. Неможливо передбачити, який фрагмент листа відразу побачить співробітник».
Щоб полегшити поверхневий перегляд повідомлень, виділяйте жирним шрифтом заголовки своїх електронних листів і форматуйте спільні документи за допомогою підзаголовків H2 і маркерів.
«Якщо співробітнику потрібно виконати певну дію, потрібно відразу надати відповідні інструкції», — додає пані Мак-Грейн. — «Часто трапляється ось що: ви отримуєте довгий ланцюжок електронних листів. Потім колега пише: «У вкладенні — оновлений документ». Але щоб дістатися до цього вкладення, потрібно прокрутити 70 сторінок листування, бо ланцюжок дуже довгий. Через це співробітники можуть пропустити щось важливе або не зрозуміти, що саме потрібно зробити. Тому краще додати посилання на хмарний документ [а не вкладати файл в електронний лист]».
Незалежно від того, чи ви створюєте новий документ або використовуєте шаблон із попередньо встановленими елементами, переконайтеся, що вміст чітко структуровано та відображає призначення документа. Чи відразу читач зрозуміє мету документа? Якщо повідомлення виглядає як серія текстових блоків, переформатуйте його вміст як схему, щоб допомогти читачеві.
Структуруйте вміст файлів так, щоб вони відображали їхнє призначення. Чи відразу читач зрозуміє мету документа?
Пані Мак-Грейн каже, що спільного блокнот відрізняється від професійного документа чіткою ієрархію інформації. «Поставте собі такі запитання: "Чи зрозуміле повідомлення? Чи правильно розмічено заголовки й підзаголовки? Чи вибрано зрозумілий стиль? Чи можна отримати уявлення про вміст документа, просто побачивши його схему?" На мою думку, ствердні відповіді на ці запитання є ознаками професійного спілкування».
Визначте бажані канали комунікації
Коли ви будете готові запросити колег до роботи над спільним документом або надіслати їм посилання на папку, ви швидше отримаєте відповідь, якщо забезпечите миттєвий зв'язок із цільовою аудиторією. Ви не зможете зустрітися з ними особисто, тому доведеться використовувати різні канали комунікації.
Слід визначити, які з каналів зв'язку найбільш ефективні. Пані Мак-Грейн рекомендує запитати: «Як можна найшвидше з вам зв'язатися за поточних обставин?»
Запитайте, які засоби зв'язку вони хочуть використовувати: електронну пошту, текстові повідомлення, Slack, Skype, Zoom, Google Hangouts або звичайний телефон. Вони навіть можуть виділити окремий час у календарі наприкінці дня, щоб одночасно відповісти на всі запитання.
«Усе це — частина наших нових повсякденних обов'язків», — каже пані МакГрейн. — «Подумайте, яким чином краще всього надіслати повідомлення, щоб його можна було прочитати, зрозуміти й використати на будь-якій платформі чи пристрої».
Вивчаючи нові способи роботи в розмежованому робочому середовищі, будьте гнучкими та готовими адаптуватися до екосистеми, що розвивається.
«Вивчіть свої інструменти. Без цього не обійтись», — продовжує пані Мак-Грейн. «Крім того, ваші інструменти постійно змінюватимуться. Тож не надто прив'язуйтеся до конкретного інструмента».
Щоб дізнатися, як використовувати спільні документи для створення ефективної інформаційної архітектури, відвідайте сайт dropbox.com/paper.
