Оскільки все більше фахівців переходять на гнучкі моделі розмежованої, віддаленої або гібридної роботи, їх починають використовувати дедалі більше роботодавців.
Щоб залучити й утримати цінних фахівців, які працюють як в офісах, так і з дому, компаніям потрібно сприяти формуванню відчуття залученості, зв'язку та причетності у віддалених співробітників. Ці дії слід розпочинати ще на етапі прийому на роботу, активізуючись під час адаптації співробітника.
Саме завдяки цифровому процесу адаптації нові співробітники почуватимуться невимушено у віртуальних командах. Це допоможе спрямувати нових учасників команд на правильний шлях, адже вони зможуть швидко й легко отримати доступ до потрібних ресурсів, щоб одразу взятися за справи.
У цьому посібнику ми пояснимо, чому сьогодні цифровий процес адаптації настільки важливий для компаній, і розглянемо кілька ключових рішень, які потрібно додати до вашого набору цифрових засобів для адаптації співробітників.
Що таке цифровий процес адаптації співробітників?
Цифровий процес адаптації передбачає використання онлайн‑інструментів і програмного забезпечення для додавання нових співробітників або клієнтів у базу даних або систему управління взаємодією з клієнтами (CRM) компанії. У цій статті ми зосередимося лише на адаптації співробітників.
Цифровий процес адаптації в багатьох аспектах схожий на традиційний процес адаптації співробітників уручну: на етапі попередньої реєстрації нові працівники все одно мають заповнити форми, підписати трудові договори та надати базову особисту інформацію. Основна відмінність полягає в тому, що для оптимізації цифрового процесу адаптації використовуються онлайн‑канали й інструменти автоматизації.
Завдяки впровадженню цифрових засобів нові співробітники відчують переваги гнучкого процесу віддаленої адаптації, адже вони зможуть ознайомитися з вашою бізнес‑моделлю з будь‑якого місця та у власному темпі, не відвідуючи ваш офіс.
Цифровий процес адаптації співробітників
Цифровий процес адаптації співробітників у кожній компанії має власні тонкощі.
Однак зазвичай він розпочинається з перевірки, підтвердження чи автентифікації особи в певний спосіб, щоб новий співробітник довів, що є тим, за кого себе видає. Для цього можуть використовуватися дані на кшталт дати народження, адреси електронної пошти чи номера соціального страхування співробітника (або, залежно від країни, документи з подібною інформацією, як‑от паспорт у Великобританії).
Також потрібно буде заповнити та надати кілька документів, як‑от лист‑запрошення на роботу та трудовий договір, які потрібно підписати. Порівняно з паперовими формами, оцифрування цих документів і їхнє надсилання на затвердження електронним підписом дають змогу заощадити багато часу та зусиль.
Після проходження попередньої реєстрації ви зможете проводити віртуальні наради та відеоуроки (у реальному часі за одночасної участі кількох нових учасників або асинхронно для окремих нових учасників команди), щоб процес був більш персоналізованим, інтерактивним і цікавим.
Переваги цифрового процесу адаптації співробітників
Цифрові засоби для адаптації співробітників не лише оптимізують робочі процеси, а й дають компаніям змогу розширити пул потенційних працівників і залучити цінних фахівців незалежно від їхнього місцезнаходження.
Традиційна програма адаптації передбачає відвідування новими співробітниками офісу в перший день роботи, щоб виконати адміністративні завдання, наприклад, налаштувати робочу електронну пошту. Цифрові рішення для адаптації співробітників дають змогу уникнути цього: новачки зможуть швидко підготуватися до роботи й ознайомитися з вашою корпоративною культурою.
Цифрові інструменти можуть позитивно вплинути на процес адаптації працівників кількома способами, зокрема:
- гнучкіша та зручніша схема для співробітників, які працюють за моделлю гібридної або повністю віддаленої роботи;
- краще впорядкування матеріалів і ресурсів та керування ними;
- краще дотримання вимог до безпеки даних і керування ідентифікаційною інформацією;
- шаблони й автоматизація дають змогу заощадити час і енергію та зменшити витрати, пов'язані з адаптацією співробітників уручну, спрощуючи керування процесом із боку відділу кадрів;
- асинхронні процедури введення на посаду та посібники, до яких можна отримати доступ і які можна переглянути в будь‑який час, забезпечують більш послідовну роботу з новими співробітниками;
- спрощення отримання відгуків від нових працівників для постійного вдосконалення процесу.
Проте для всього цього потрібні відповідні інструменти та програмне забезпечення. Тому розгляньмо деякі ключові рішення, які ви маєте додати до свого набору цифрових засобів для адаптації співробітників.
Створення найкращого набору цифрових засобів для адаптації співробітників
Набір засобів, що складається з ресурсів і матеріалів, украй важливий для забезпечення послідовного й ефективного процесу адаптації. За допомогою потрібних інструментів достатньо лише один раз створити навчальні матеріали й шаблони, до яких за потреби зможе отримати доступ будь‑який співробітник.
Попередня реєстрація
Надсилання відповідних листів‑запрошень на роботу, форм і договорів за допомогою DocSend і Dropbox Sign для завірення електронними підписами.
У вас є лише паперові копії матеріалів для адаптації співробітників? Dropbox Scan дає змогу перетворювати паперові документи на високоякісні PDF‑файли й безпечно зберігати їх в обліковці Dropbox.
Привітання нових працівників
Налаштуйте віртуальні наради через Zoom або асинхронно за допомогою Dropbox Capture. За допомогою Capture створіть відеоуроки зі знімками екрана й ознайомлювальні відеоповідомлення, не примушуючи нових співробітників відвідувати довгі (і часто незручні!) наради з уведення на посаду та презентації.
Первинний інструктаж
Переконайтеся, що в нових працівників є доступ до відповідних інструментів, платформ і навчальних матеріалів, потрібних для їхньої посади. Наприклад, їм може знадобитися доступ до обліковки Dropbox команди, засобів співпраці, як‑от Dropbox Paper, або інтегрованих програм для покращення їхніх методів роботи.
Навчальні матеріали занадто великі для надсилання електронною поштою? Діліться великими файлами з новими працівниками за допомогою Dropbox Transfer, навіть якщо вони наразі не використовують Dropbox. Завдяки розширеній аналітиці файлів ви зможете побачити, чи співробітники переглянули потрібні матеріали або мають ще щось вивчити.
Перехід
За допомогою Slack спілкуйтеся з новими учасниками команди, регулярно проводьте щомісячні наради чи семінари, щоб надолужити прогаяне, а також створюйте повістки дня в Dropbox Paper і відстежуйте, як співробітники звикають до нової посади.
Сприяння швидкому опануванню службових обов'язків новими співробітниками
Якщо до розмежованої команди приєднається лише один новий працівник, може порушитися графік усіх її учасників. Завдяки асинхронним нарадам, відеоінструкціям, запитанням та відповідям і легкодоступним матеріалам, що зберігаються в хмарному сховищі, нові працівники матимуть потрібні їм ресурси, а поточні учасники команди можуть докласти всіх зусиль, щоб вони почувалися в ній невимушено.
У Dropbox ми повністю перейшли на режим роботи Virtual First. Водночас ми підготували деякі аналітичні матеріали, щоб оптимізувати цифровий процес адаптації співробітників і віддалене наймання. У нашому наборі засобів Virtual First ви знайдете поради щодо підвищення ефективності, командної роботи, спілкування та отримання задоволення від віддаленої роботи.