Efterhand som fler människor i yrkeslivet gör övergången till distans- eller hybridbaserat arbete börjar också ett växande antal arbetsgivare anamma dessa flexibla arrangemang.
För att locka och behålla både den kompetens som jobbar på kontoret och dem som jobbar från en annan plats måste företag främja en känsla av inkludering, anknytning och tillhörighet bland sin distanspersonal. Detta ska börja i rekryteringsfasen, och förstärkas under medarbetarens onboarding.
Digital onboarding är numera helt avgörande för att välkomna nyanställda till distansbaserade team. Den kommer att spela en viktig roll för att dina senaste teammedlemmar ska hamna på rätt spår med snabb och smidig tillgång till resurserna de behöver, för en flygande start redan första dagen.
I den här vägledningen kommer vi att förklara varför digital onboarding är ett måste för företag i dag, och lyfta fram några viktiga lösningar du bör ha i din ”verktygssats” för digital onboarding.
Vad är digital onboarding?
Digital onboarding innebär att du använder onlineverktyg och programvara för att introducera nya medarbetare eller kunder till ett företags databas eller CRM-system. I den här artikeln kommer vi enbart att fokusera på onboarding av medarbetare.
Digital onboarding replikerar i många avseenden den traditionella, manuella onboardingprocessen för anställda – i ett första skede kommer nyanställda fortfarande att behöva fylla i formulär, underteckna avtal och tillhandahålla grundläggande personuppgifter. Den största skillnaden är att den digitala onboardingupplevelsen använder onlinekanaler och automatiseringsverktyg för att effektivisera processen.
Genom att digitalisera processen kan dina nya medarbetare dra nytta av flexibiliteten i distansonboarding – de kan lära känna ditt företag var de än befinner sig (och i sin egen takt) istället för att personligen befinna sig på kontoret.
Den digitala onboardingprocessen
Detaljerna i den digitala medarbetarens onboardingprocess skiljer sig mellan olika företag.
Den börjar emellertid vanligtvis med någon form av identitetsverifiering, validering eller autentisering så att den nya medarbetaren får bevisa att hen är de den person hen utger sig för att vara. Detta kan vara den anställdes födelsedatum, e-postadress, eller personnummer (eller liknande beroende på plats, till exempel ett pass i Storbritannien).
Det kommer också att finnas flera dokument att hantera och fylla i, till exempel erbjudandebrev och anställningskontrakt som kräver underskrifter. Jämfört med fysiska formulär sparar digitaliseringen av dessa dokument och elektroniska signaturer mycket tid och energi.
När dessa första delar har klarats av kan du arrangera virtuella möten och videohandledning (antingen i realtid om flera nya deltagare startar samtidigt eller asynkront för en ny kollega) för att göra processen mer personlig, interaktiv och engagerande.
Vilka är fördelarna med digital onboarding?
Digitala onboardingverktyg effektiviserar inte bara arbetsflödena – de gör det också möjligt för företag att rekrytera från ett större upptagningsområde och locka kompetens utanför de vanliga geografiska gränserna.
Ett traditionellt onboardingprogram skulle kräva att nyanställda kommer in på kontoret den första dagen för att gå igenom adminuppgifter som att konfigurera jobbmejlen. Med digitala onboardinglösningar slipper ni detta – nyanställda kommer att vara redo att köra igång och ha viss kännedom om er företagskultur.
Digitala verktyg kan ha positiv inverkan på era medarbetares onboardingprocess på olika sätt, till exempel:
- Ett mer flexibelt och tillmötesgående arrangemang för hybridarbaserad eller helt distansbaserad personal
- Bättre organisering och hantering av material och resurser
- Bättre efterlevnad datasäkerhets- och identitetshanteringsregler
- Mallar och automatisering minskar tiden, energin och kostnaderna kopplade till manuell onboarding, vilket gör processen mer hanterbar för HR-avdelningen
- Asynkrona introduktioner och handledningar som kan nås och användas när och var som helst skapar en mer enhetlig upplevelse för nya medarbetare
- Lättare att ta emot feedback från nyanställda för att ständigt kunna förbättra processen
Men inget av detta skulle vara möjligt utan rätt verktyg och programvara. Så låt oss därför ta en titt på några viktiga lösningar du bör inkludera i din verktygssats digital onboarding.
Bygg den ultimata verktygssatsen för digital onboarding
En verktygssats med resurser och material är viktigt för en enhetlig och effektiv onboardingupplevelse. Med rätt verktyg behöver du bara skapa utbildningsmaterial och mallar en gång – och sedan kan vem som helst komma åt dem vid behov.
Före onboardingen
Skicka relevanta erbjudandebrev, formulär och kontrakt med DocSend och Dropbox Sign för att begära in e-signaturer.
Har du bara papperskopior av onboardingmaterialet? Använd Dropbox Scan för att omvandla fysiska dokument till PDF-filer av hög kvalitet och lagra dem säkert i Dropbox.
Välkomna nyanställda
Boka virtuella välkomstmöten via Zoom eller asynkront med Dropbox Capture. Använd Capture för att skapa videohandledningar och videovälkomstmeddelanden istället för att kräva att den nya medarbetaren ska sitta igenom långa (och ofta obekväma!) introduktioner och presentationer.
Inledande utbildning
Se till att nyanställda har tillgång till relevanta verktyg, plattformar och utbildningsmaterial som de behöver i sin roll – till exempel åtkomst till ett team Dropbox-konto, samarbetsverktyg som Dropbox Paper eller appintegreringar för att ge deras arbetsflöde bästa möjliga kapacitet från början.
Är utbildningsmaterialet för stort att skicka med e-post? Dela stora filer med nyanställda via Dropbox Transfer, även om mottagaren för närvarande inte använder Dropbox. Med avancerade filinsikter kan du se om personen har granskat det aktuella materialet, eller om hen fortfarande har delar kvar att hantera.
Övergång
Interagera med din nya kollega via Slack, regelbundna uppdateringsmöten eller månadsmöten och skapa dagordningar i Dropbox Paper för att hålla reda på hur personen i fråga landar i sin nya roll.
Få nyanställda på rätt spår snabbare
Introduktionen av bara en ny person i ditt distansteam kan störa allas scheman. Med asynkrona möten, videohandledningar, vanliga frågor och material lättillgängligt i molnlagring kan du säkerställa att dina nya personal har resurserna de behöver, medan dina befintliga teammedlemmar på annat vis kan låta de nya kollegerna känna sig välkomna.
På Dropbox har vi gått över till en helt onlinebaserad arbetsplats. Längs vägen har vi nått fram till ett antal insikter för digital onboarding och distansrekrytering. Utforska vår Virtual First-verktygssats för att hitta tips kring effektivitet, teamarbete, kommunikation och välbefinnande vid distansarbete.