Face à un nombre croissant de professionnels privilégiant le travail distribué, à distance ou hybride, les employeurs commencent à proposer de nouveaux processus plus flexibles.
Pour attirer et fidéliser les talents au bureau et à distance, les entreprises doivent encourager un sentiment d’inclusion, de connexion et d’appartenance parmi leurs employés à distance. Une volonté qui doit commencer dès le recrutement et être renforcée lors de l’intégration des employés.
Le processus d’intégration numérique est désormais incontournable pour accueillir les nouvelles recrues dans les équipes virtuelles. Il leur permet de démarrer du bon pied, en leur offrant un accès rapide et direct aux ressources dont elles ont besoin.
Dans ce guide, nous allons voir pourquoi les entreprises modernes ne peuvent pas faire l’impasse sur l’intégration numérique et vous présenter les outils à inclure dans votre kit de ressources pour l’intégration numérique.
Qu’est-ce qu’un processus d’intégration numérique ?
L’intégration numérique consiste à ajouter de nouveaux employés ou clients à la base de données ou au système CRM d’une entreprise grâce à des outils et logiciels en ligne. Nous allons ici nous concentrer sur l’intégration des employés.
Globalement, le processus d’intégration numérique des employés est très semblable au processus classique. Les nouveaux venus doivent toujours remplir des formulaires, signer des contrats et fournir certaines informations personnelles de base. La principale différence réside dans le fait que le processus numérique se fait via des canaux et des outils d’automatisation en ligne afin de simplifier la tâche à votre entreprise comme aux nouvelles recrues.
La flexibilité offerte par l’intégration à distance représente un sérieux avantage pour vos nouveaux employés, qui peuvent apprendre à connaître votre entreprise de n’importe où et à leur propre rythme, plutôt qu’en personne dans vos bureaux.
Le processus d’intégration numérique
Les spécificités du processus d’intégration numérique des employés varient d’une entreprise à l’autre.
Cependant, il commence généralement par une forme de vérification, de validation ou d’authentification de l’identité qui consiste pour le nouvel employé à prouver qu’il est bien qui il prétend être. Il peut s’agir de sa date de naissance, de son adresse e-mail ou de son numéro de sécurité sociale (ou un élément similaire selon le pays de recrutement, comme un passeport au Royaume-Uni).
Viennent ensuite plusieurs documents à remplir et signer, tels que la promesse d’embauche et le contrat de travail. Par rapport aux documents papier, la version numérique à faire signer électroniquement vous fait économiser beaucoup de temps et d’efforts.
Une fois ces tâches préalables accomplies, vous pouvez organiser des réunions virtuelles et partager des tutoriels vidéo (en temps réel si plusieurs personnes commencent en même temps ou de manière asynchrone pour une seule personne) afin de proposer une intégration plus personnelle et interactive.
Quels sont les avantages de l’intégration numérique ?
Grâce aux outils d’intégration numérique, vous simplifiez vos workflows, mais votre entreprise est également susceptible de toucher un plus grand nombre de recrues potentielles, par delà les frontières géographiques.
Dans le cadre d’un processus d’intégration traditionnel, les nouveaux employés doivent se rendre au bureau dès leur premier jour d’embauche pour effectuer diverses tâches administratives, comme la configuration de leur messagerie professionnelle. En optant pour une solution d’intégration numérique, vous vous épargnez cette étape, puisque les nouveaux employés sont directement prêts à travailler et connaissent déjà la culture de votre entreprise.
Les outils numériques permettent d’enrichir votre processus d’intégration des employés de plusieurs façons :
- Une organisation plus souple pour les travailleurs hybrides ou entièrement à distance
- Une meilleure gestion des supports et des ressources
- Une conformité renforcée avec les réglementations en matière de sécurité des données et de gestion des identités
- Les modèles et l’automatisation réduisent les coûts, le temps et l’énergie consacrés à l’intégration manuelle, simplifiant ainsi le travail du département RH
- Les intégrations et tutoriels asynchrones, consultables à tout moment, offrent une expérience plus homogène aux nouveaux employés
- Les nouveaux employés peuvent plus facilement vous faire part de leurs commentaires dans une optique d’amélioration du processus
Mais rien de tout cela n’est possible sans les bons outils et logiciels. Voyons donc quelques solutions à inclure dans votre kit de ressources pour l’intégration numérique.
Créer un kit de ressources complet pour l’intégration numérique
Si vous voulez offrir une expérience d’intégration cohérente et efficace, il vous faudra un kit de ressources. Équipé des bons outils, il vous suffira de créer une seule fois vos supports et modèles de formation pour que tout le monde puisse y accéder à la demande.
Avant l’intégration
Envoyez les promesses d’embauche, les formulaires et les contrats à remplir et signer avec DocSend et Dropbox Sign.
Vos documents d’intégration n’existent qu’en version papier ? Utilisez l’application Dropbox Scan pour transformer des documents physiques en PDF de haute qualité et les stocker de façon sécurisée dans Dropbox.
Accueillir les nouvelles recrues
Organisez des réunions d’accueil virtuelles, soit en direct avec Zoom, ou asynchrones avec Dropbox Capture. Utilisez Capture pour filmer votre écran et réaliser des tutoriels et des messages vidéo d’accueil au lieu d’imposer aux nouveaux employés de longues présentations en personne.
Formation initiale
Accordez aux nouveaux employés l’accès aux outils, plateformes et supports de formation dont ils auront besoin dans leur rôle. Par exemple, créez-leur un accès au compte Dropbox d’équipe, aux outils de collaboration tels que Dropbox Paper ou à des intégrations d’applications pour optimiser leurs workflows.
Vos supports de formation sont trop volumineux pour les e‑mails ? Partagez facilement des fichiers volumineux avec vos nouvelles recrues, même si elles n’ont pas encore de compte Dropbox, grâce à Dropbox Transfer. De plus, grâce aux informations avancées concernant les fichiers, vous saurez si elles ont consulté ou non tous les documents d’intégration.
Transition
Faites le point avec votre nouvel employé dans Slack ou lors de réunions hebdomadaires ou mensuelles, et créez un ordre du jour dans Dropbox Paper pour suivre son installation dans son nouveau rôle.
Aidez vos nouvelles recrues à être rapidement opérationnelles
Intégrer ne serait-ce qu’une personne à votre équipe distribuée peut perturber l’emploi du temps de tous ses membres. Avec les réunions asynchrones, les tutoriels vidéo, les FAQ et les documents facilement accessibles depuis un stockage cloud, vous vous assurez que les nouveaux employés disposent des ressources nécessaires à leur nouveau rôle, tandis que les membres d’équipe existants peuvent se concentrer sur d’autres aspects de leur intégration.
Chez Dropbox, nous avons adopté une approche entièrement Virtual First qui nous a permis d’élaborer quelques conseils pour réussir le recrutement et les intégrations à distance. Vous trouverez dans notre kit de ressources Virtual First tous nos conseils pour encourager l’efficacité, le travail d’équipe, la communication et le bien-être dans le cadre du travail à distance.