Conforme mais profissionais aderem ao trabalho distribuído, remoto ou híbrido, um número cada vez maior de empregadores começa a adotar esses contratos flexíveis.
Para atrair e reter talentos internos e externos, as empresas precisam promover um senso de inclusão, conexão e pertencimento entre os funcionários remotos. É importante se empenhar nesse processo já na fase de recrutamento e reforçá-lo durante a fase de integração do funcionário.
A integração digital é fundamental para dar as boas-vindas para as pessoas recém-contratadas em equipes primordialmente virtuais. A integração tem um papel de destaque na condução dos membros mais recentes da equipe pelo caminho certo, garantindo a eles acesso rápido e fácil aos recursos necessários para que deslanchem em suas funções já no primeiro dia de trabalho.
Neste guia, explicamos por que a integração digital é imprescindível para as empresas de hoje e destacamos algumas soluções importantes para incluir em seu “kit de ferramentas” de integração digital.
O que é a integração digital?
A integração digital envolve o uso de ferramentas e software on-line para adicionar novos funcionários ou clientes ao banco de dados ou sistema de CRM de uma empresa. Neste artigo, vamos nos concentrar apenas na integração de funcionários.
A integração digital replica o processo tradicional de integração manual de funcionários de várias maneiras: durante o estágio de pré-integração, as pessoas recém-contratadas vão preencher formulários, assinar contratos e fornecer informações pessoais básicas. A diferença principal é que a experiência de integração digital usa canais on-line e ferramentas de automação para agilizar o processo.
Quando o processo é digitalizado, os novos funcionários podem aproveitar a flexibilidade da integração remota e conhecer a empresa de qualquer lugar (seguindo o próprio ritmo), em vez de pessoalmente no escritório.
O processo de integração digital
Os detalhes do processo de integração digital de funcionários diferem de empresa para empresa.
No entanto, normalmente começam com alguma forma de verificação, validação ou autenticação de identidade para que o novo funcionário prove que é quem diz ser. Pode ser a data de nascimento, endereço de e-mail ou número do seguro social do funcionário (ou similar, dependendo da localização, como um passaporte no Reino Unido).
Também existem vários documentos para trocar e preencher, como carta de oferta e contrato de trabalho que exigem assinaturas. Em comparação com os formulários físicos, digitalizar esses documentos e enviá-los para assinatura eletrônica economiza muito tempo e esforço.
Depois que as tarefas de pré-integração são realizadas, você pode fazer reuniões virtuais e tutoriais em vídeo (em tempo real, se vários novos participantes estão começando ao mesmo tempo, ou de forma assíncrona para um novo membro da equipe), tornando assim o processo mais personalizado, interativo e envolvente.
Quais são as vantagens da transformação digital?
As ferramentas de integração digital, além de simplificar os fluxos de trabalho, permitem que as empresas expandam o pool de contratações potenciais e atraiam talentos extrapolando os próprios limites geográficos.
Os programas de integração tradicionais exigem que novos funcionários estejam presencialmente no escritório já no primeiro dia de trabalho para realizar tarefas administrativas, como configurar o e-mail de trabalho. Já as soluções de integração digital dispensam esse deslocamento, preparando os novatos para começar e se familiarizar com a cultura da empresa.
As ferramentas digitais podem afetar de forma positiva o processo de integração de funcionários, por exemplo:
- Parâmetros mais flexíveis e acolhedores para trabalhadores híbridos ou totalmente remotos
- Melhor organização e gestão de materiais e recursos
- Melhor conformidade com os regulamentos de segurança de dados e gestão de identidade
- Com modelos e automação os departamentos de RH conduzem o processo com mais eficiência, economizando o tempo, a energia e os custos envolvidos na integração manual
- Podendo acessar e revisar treinamentos introdutórios e tutoriais assíncronos a qualquer momento, os funcionários novos ganham uma experiência mais consistente
- Maior facilidade para receber feedback das pessoas recém-contratadas, garantindo uma melhora contínua do processo
Mas nada disso é possível sem as ferramentas e os softwares certos. Vamos dar uma olhada em algumas importantes soluções a incluir em seu kit de ferramentas de integração digital.
Crie o kit de ferramentas de integração digital definitivo
Um kit de ferramentas de recursos e materiais é importante para uma experiência de integração consistente e eficaz. Com as ferramentas certas, basta criar os materiais e os modelos de treinamento uma única vez para qualquer pessoa acessá-los sob demanda.
Pré-integração
Envio de cartas de oferta, formulários e contratos relevantes usando o DocSend e o Dropbox Sign para solicitar assinaturas eletrônicas.
Você só tem cópias em papel dos materiais de integração? Use o aplicativo Dropbox Scan e transforme documentos físicos em PDFs de alta qualidade e os armazene com segurança no Dropbox.
Dê as boas-vindas às pessoas recém-contratadas
Configure reuniões virtuais de boas-vindas pelo Zoom ou de forma assíncrona usando o Dropbox Capture. Use o Capture para elaborar tutoriais em vídeo de capturas de tela e mensagens de vídeo introdutórias, em vez de pedir às pessoas recém-contratadas que assistam a longos (e muitas vezes desagradáveis) treinamentos introdutórios e apresentações.
Treinamento inicial
Garanta aos recém-contratados acesso às ferramentas, plataformas e materiais de treinamento relevantes para as funções que ocupam, por exemplo: acesso a uma conta do Dropbox da equipe, a ferramentas colaborativas como o Dropbox Paper ou a integrações de aplicativos para turbinar o fluxo de trabalho.
Materiais de treinamento grandes demais para serem enviados por e-mail? Compartilhe arquivos grandes com recém-contratados usando o Dropbox Transfer, mesmo que não usem o Dropbox no momento. Pelas estatísticas avançadas de arquivo, confira se revisaram os materiais necessários ou se ainda precisam concluir alguns itens.
Transição
Fale com o novo integrante da equipe pelo Slack, em sessões regulares de atualização ou reuniões mensais e crie pautas no Dropbox Paper para acompanhar a adaptação às novas funções.
Prepare os recém-contratados rapidamente
A integração de apenas uma pessoa em sua equipe distribuída pode interromper os cronogramas de todos. Reuniões assíncronas, tutoriais em vídeo, perguntas frequentes e materiais facilmente acessíveis armazenados no armazenamento em nuvem garantem aos recém-contratados os recursos de que precisam, enquanto os membros atuais da equipe se concentram em fazer com que eles sejam bem recebidos de outras formas.
Fizemos mudanças no Dropbox para um local de trabalho primordialmente virtual. Ao longo do caminho, desenvolvemos algumas informações para a integração digital e a contratação remota. Explore nosso kit de ferramentas primordialmente virtual para encontrar dicas sobre a eficácia, o trabalho em equipe, a comunicação e o bem-estar no trabalho remoto.