ชุดเครื่องมือการเตรียมความพร้อมพนักงานใหม่แบบดิจิทัล: กระบวนการในการเตรียมความพร้อมพนักงานใหม่ด้วยระบบดิจิทัลคืออะไร

เนื่องจากมืออาชีพจำนวนมากขึ้นกำลังเปลี่ยนมาสู่การทำงานแบบกระจายตัว แบบระยะไกล หรือแบบไฮบริด นายจ้างจำนวนมากขึ้นจึงเริ่มยอมรับการจัดเตรียมที่มีความยืดหยุ่นเหล่านี้ 

เพื่อดึงดูดและรักษาผู้ที่มีความสามารถซึ่งทำงานอยู่ทั้งในและนอกสถานที่เอาไว้ ธุรกิจจำเป็นต้องส่งเสริมให้พนักงานระยะไกลรู้สึกเป็นหนึ่งเดียวกัน เชื่อมโยงถึงกัน และรู้สึกว่าตนเป็นส่วนหนึ่งในองค์กร ซึ่งควรเริ่มต้นตั้งแต่ขั้นตอนการสรรหาบุคลากร และเสริมให้ความรู้สึกเหล่านั้นเพิ่มพูนขึ้นในระหว่างการเตรียมความพร้อมพนักงานใหม่

ปัจจุบัน การเตรียมความพร้อมพนักงานใหม่แบบดิจิทัลนั้นเป็นสิ่งจำเป็นต่อการต้อนรับพนักงานใหม่เข้าสู่ทีมทำงานที่เน้นรูปแบบเสมือน โดยการเตรียมความพร้อมรูปแบบดังกล่าวจะมีบทบาทสำคัญในการช่วยให้สมาชิกในทีมคนล่าสุดเริ่มต้นเส้นทางการทำงานของตนอย่างถูกต้อง ทำให้มั่นใจได้ว่าพวกเขาจะเข้าถึงยังทรัพยากรที่ต้องใช้เพื่อเริ่มต้นการทำงานในวันแรกได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย

ในคู่มือนี้ เราจะอธิบายว่าเหตุใดการเตรียมความพร้อมพนักงานใหม่แบบดิจิทัลจึงเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับธุรกิจในปัจจุบัน และจะเน้นไปที่โซลูชันหลักบางส่วนที่คุณควรมีใน “ชุดเครื่องมือ” การเตรียมความพร้อมพนักงานใหม่แบบดิจิทัล

การเตรียมความพร้อมพนักงานใหม่แบบดิจิทัลคืออะไร

การเตรียมความพร้อมพนักงานใหม่แบบดิจิทัลนั้นเกี่ยวข้องกับการใช้เครื่องมือและซอฟต์แวร์แบบออนไลน์เพื่อเพิ่มพนักงานหรือลูกค้าใหม่ลงในฐานข้อมูลหรือระบบ CRM ของบริษัท สำหรับบทความนี้ เราจะกล่าวถึงเพียงแค่การเตรียมความพร้อมพนักงานใหม่

การเตรียมความพร้อมพนักงานใหม่แบบดิจิทัลจะถอดแบบมาจากกระบวนการเตรียมความพร้อมพนักงานใหม่ด้วยตนเองแบบดั้งเดิมมาในหลายๆ ลักษณะ ในระหว่างขั้นตอนก่อนเริ่มงาน พนักงานใหม่จะยังคงต้องกรอกแบบฟอร์ม ลงนามในสัญญา และให้ข้อมูลส่วนบุคคลพื้นฐานบางอย่าง ข้อแตกต่างหลักคือประสบการณ์การเตรียมความพร้อมพนักงานใหม่แบบดิจิทัลจะใช้ช่องทางออนไลน์และเครื่องมืออัตโนมัติเพื่อทำให้กระบวนการมีความคล่องตัว

เมื่อแปลงกระบวนการดังกล่าวให้เป็นแบบดิจิทัลแล้ว พนักงานใหม่ของคุณจะได้รับประโยชน์จากความยืดหยุ่นในการเตรียมความพร้อมพนักงานใหม่จากระยะไกล เนื่องจากพนักงานเหล่านี้สามารถทำความรู้จักกับธุรกิจของคุณได้จากทุกที่ (และทุกเวลาที่ตนเองสะดวก) แทนที่จะต้องไปพบหน้ากันที่ออฟฟิศของคุณ

กระบวนการเตรียมความพร้อมพนักงานใหม่แบบดิจิทัล

รายละเอียดเชิงลึกของกระบวนการเตรียมความพร้อมพนักงานใหม่แบบดิจิทัลนั้นจะแตกต่างกันไปตามแต่ละบริษัท 

อย่างไรก็ตาม โดยปกติแล้ว กระบวนการนี้จะเริ่มต้นด้วยการยืนยันตัวตน การตรวจสอบตัวตน หรือการพิสูจน์ตัวตนบางรูปแบบ เพื่อให้พนักงานใหม่สามารถพิสูจน์ได้ว่าตนเองเป็นบุคคลที่ตรงตามข้อมูลที่ให้ไว้จริง การยืนยันตรวจสอบนี้อาจเป็นวันเกิด ที่อยู่อีเมล หรือหมายเลขประกันสังคมของพนักงาน (หรือข้อมูลในทำนองเดียวกัน ขึ้นอยู่กับสถานที่ เช่น หนังสือเดินทางในสหราชอาณาจักร) 

นอกจากนี้ ยังมีเอกสารอีกหลายรายการที่จะต้องส่งให้กันไปมาและกรอกข้อมูล เช่น เอกสารข้อเสนอและสัญญาการจ้างงานที่ต้องลงนาม เมื่อเทียบกับเอกสารรูปแบบกระดาษ การแปลงเอกสารเหล่านี้ให้เป็นแบบดิจิทัลและส่งไปขอลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์จะช่วยประหยัดแรงและเวลาได้เป็นอย่างมาก

เมื่อจัดการกับงานต่างๆ ในขั้นตอนก่อนเริ่มงานครบถ้วนแล้ว คุณก็สามารถจัดการประชุมรูปแบบเสมือนและวิดีโอเพื่อการสาธิตได้ (ทั้งแบบเรียลไทม์หากพนักงานใหม่หลายคนเริ่มงานพร้อมกัน หรือแบบคนละเวลากันหากมีสมาชิกใหม่ในทีมเพียงหนึ่งคน) เพื่อให้กระบวนการนี้มีความเฉพาะตัว โต้ตอบได้ และน่าดึงดูดมากยิ่งขึ้น

การเตรียมความพร้อมพนักงานใหม่แบบดิจิทัลมีประโยชน์อย่างไรบ้าง

เครื่องมือการเตรียมความพร้อมพนักงานใหม่แบบดิจิทัลไม่เพียงแค่ทำให้เวิร์กโฟลว์มีความคล่องตัวเท่านั้น แต่ยังช่วยให้ธุรกิจขยายกลุ่มพนักงานที่มีศักยภาพ และดึงดูดผู้มีความสามารถที่อยู่นอกขอบเขตทางภูมิศาสตร์ของตนได้อีกด้วย

โปรแกรมการเตรียมความพร้อมพนักงานใหม่แบบดั้งเดิมนั้นกำหนดให้พนักงานใหม่ต้องเข้ามาที่ออฟฟิศในวันแรกเพื่อจัดการงานด้านธุรการต่างๆ เช่น การตั้งค่าอีเมลที่ใช้ทำงาน แต่โซลูชันการเตรียมความพร้อมพนักงานใหม่แบบดิจิทัลหลีกเลี่ยงสิ่งนี้ โดยพนักงานใหม่จะพร้อมเริ่มต้นทำงานและมีความคุ้นเคยกับวัฒนธรรมบริษัทของคุณอยู่แล้ว

เครื่องมือดิจิทัลสามารถส่งผลดีต่อกระบวนการเตรียมความพร้อมพนักงานใหม่ได้ในหลายลักษณะ ดังนี้

• ช่วยให้มีการจัดเตรียมที่ยืดหยุ่นและรองรับพนักงานที่ทำงานแบบไฮบริดหรือแบบระยะไกลได้มากขึ้น
• ช่วยให้มีการจัดระเบียบและการบริหารจัดการสื่อและทรัพยากรต่างๆ ที่ดีขึ้น
• ช่วยให้มีการปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านการรักษาความปลอดภัยของข้อมูลและการจัดการข้อมูลระบุตัวตนที่ดีขึ้น
• แม่แบบและระบบอัตโนมัติจะช่วยลดแรง เวลา และค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการเตรียมความพร้อมพนักงานใหม่ด้วยตนเอง ทำให้แผนกทรัพยากรบุคคลบริหารจัดการกระบวนการดังกล่าวได้มากขึ้น
• การปฐมนิเทศและการสาธิตงานแบบคนละเวลากันซึ่งสามารถเข้าถึงและดูได้ตลอดเวลาจะสร้างประสบการณ์ให้แก่พนักงานใหม่อย่างสอดคล้องกันมากยิ่งขึ้น
• ช่วยให้รับข้อคิดเห็นจากพนักงานใหม่ได้ง่ายยิ่งขึ้นเพื่อนำไปปรับปรุงกระบวนการนี้อย่างต่อเนื่อง

แต่สิ่งเหล่านี้จะเป็นไปไม่ได้เลยหากไม่มีเครื่องมือและซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม ดังนั้นเรามาดูโซลูชันหลักบางส่วนที่ควรมีในชุดเครื่องมือการเตรียมความพร้อมพนักงานใหม่แบบดิจิทัลของคุณกัน

การสร้างสุดยอดชุดเครื่องมือการเตรียมความพร้อมพนักงานใหม่แบบดิจิทัล

ชุดเครื่องมือสำหรับทรัพยากรและสื่อต่างๆ นั้นมีความสำคัญต่อประสบการณ์การเตรียมความพร้อมพนักงานใหม่ที่สอดคล้องและมีประสิทธิภาพ ด้วยเครื่องมือที่เหมาะสม คุณเพียงแค่ต้องสร้างสื่อการฝึกอบรมและแม่แบบต่างๆ เพียงครั้งเดียว แล้วจากนั้นทุกคนจะสามารถเข้าถึงสื่อเหล่านั้นได้ตามต้องการ

ขั้นตอนก่อนเริ่มงาน

ส่งเอกสารข้อเสนอ แบบฟอร์ม และสัญญาต่างๆ ที่เกี่ยวข้องโดยใช้ DocSend และ Dropbox Sign เพื่อขอลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์

คุณมีสื่อการเตรียมความพร้อมพนักงานใหม่ที่เป็นสำเนากระดาษเพียงอย่างเดียวใช่ไหม ใช้ Dropbox Scan เพื่อเปลี่ยนเอกสารแบบกระดาษให้เป็นไฟล์ PDF คุณภาพสูง และจัดเก็บไว้ใน Dropbox ได้อย่างปลอดภัย

การต้อนรับพนักงานใหม่

จัดการประชุมต้อนรับรูปแบบเสมือนผ่าน Zoom หรือแบบคนละเวลากันด้วย Dropbox Capture ใช้ Capture เพื่อสร้าง บันทึกภาพหน้าจอจากวิดีโอการสาธิตและข้อความวิดีโอแนะนำตัว แทนที่จะขอให้พนักงานใหม่นั่งฟังการปฐมนิเทศและการนำเสนอที่ยืดเยื้อยาวนาน (และมักจะน่าอึดอัด!)

การฝึกอบรมเบื้องต้น

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานใหม่สามารถเข้าถึงยังเครื่องมือ แพลตฟอร์ม และสื่อการฝึกอบรมที่เกี่ยวข้องซึ่งจำเป็นต่อบทบาทของตนได้ นั่นอาจรวมถึงการเข้าถึงยังบัญชี Dropbox ของทีม เครื่องมือสำหรับการทำงานร่วมกัน เช่น Dropbox Paper หรือ การผสานการใช้งานแอปเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพให้กับเวิร์กโฟลว์ของพวกเขา

สื่อการฝึกอบรมมีขนาดใหญ่เกินกว่าจะส่งทางอีเมลใช่ไหม แบ่งปันไฟล์ขนาดใหญ่ให้กับพนักงานใหม่ด้วย Dropbox Transfer แม้ว่าพวกเขาจะไม่ได้ใช้ Dropbox อยู่ก็ตาม คุณจะสามารถดูได้ว่าพวกเขาดูสื่อที่จำเป็นแล้วหรือยัง หรือยังมีรายการที่ต้องทำให้เสร็จอยู่อีกหรือไม่ผ่านข้อมูลเชิงลึกขั้นสูงของไฟล์

การปรับตัวในการทำงาน

เชื่อมต่อกับสมาชิกในทีมคนใหม่ผ่าน Slack, จัดเซสชันการติดตามงานทั่วไปหรือการประชุมรายเดือน และสร้างกำหนดการต่างๆ ใน Dropbox Paper เพื่อติดตามว่าพวกเขาปรับตัวเข้ากับบทบาทใหม่ได้ดีแค่ไหน

ให้พนักงานใหม่ของคุณได้รับข้อมูลครบถ้วนอย่างรวดเร็ว

การเตรียมความพร้อมให้กับพนักงานเพื่อเข้าสู่ทีมแบบกระจายตัวทีละคนอาจทำให้กำหนดการของทุกคนต้องหยุดชะงัก การประชุมแบบคนละเวลากัน วิดีโอการสาธิตงาน คำถามที่ถามบ่อยครั้ง และสื่อที่เข้าถึงได้ง่ายซึ่งจัดเก็บไว้ในบริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์จะทำให้มั่นใจได้ว่าพนักงานใหม่ของคุณมีทรัพยากรที่ตนเองต้องการ สมาชิกปัจจุบันในทีมจะได้มุ่งเน้นไปที่การทำให้พนักงานใหม่เหล่านั้นรู้สึกเป็นส่วนหนึ่งของทีมในลักษณะอื่นๆ ได้

ที่ Dropbox เราได้ย้ายไปทำงานในสถานที่ทำงานแบบเน้นรูปแบบเสมือน (Virtual First) ทั้งหมดแล้ว ระหว่างการเปลี่ยนผ่านนั้น เราได้จัดทำข้อมูลเชิงลึกต่างๆ เกี่ยวกับการเตรียมความพร้อมพนักงานใหม่แบบดิจิทัลและการว่าจ้างงานระยะไกล สำรวจชุดเครื่องมือที่เน้นรูปแบบเสมือนของเราเพื่อค้นหาคำแนะนำด้านประสิทธิภาพ การทำงานเป็นทีม การสื่อสาร และคุณภาพชีวิตที่ดีในการทำงานระยะไกล