분산 근무, 원격 근무, 하이브리드 근무로 전환하는 사람들이 많아지며 점점 더 많은 고용주가 이러한 유연한 근무 형태를 수용하고 있습니다.
회사 내·외부의 인재를 영입하고 근속시키기 위해서는 원격 근무자들의 포용성, 유대감, 소속감을 고취시켜야 합니다. 그리고 이것은 채용 단계에서부터 시작되어야 하며, 온보딩 과정에서 강화되어야 하죠.
오늘날 디지털 온보딩은 온라인 중심 팀에 합류하는 신규 직원들을 위한 필수 단계입니다. 입사 첫날 업무를 시작하는 데 필요한 자료로 빠르고 간편하게 액세스할 수 있도록 해 새로 합류한 팀원들이 바로 자리를 잡을 수 있도록 지원해주죠.
이 안내서에서는 오늘날 비즈니스에 디지털 온보딩이 왜 필수적이고, 디지털 온보딩 '툴킷'에 포함되어야 하는 핵심 솔루션이 무엇인지 살펴보겠습니다.
디지털 온보딩이란?
디지털 온보딩은 온라인 도구와 소프트웨어를 사용해 신규 직원이나 신규 고객을 회사 데이터베이스나 CRM에 등록하는 프로세스를 말합니다. 이 안내서에서는 신규 직원을 온보딩하는 프로세스를 중점적으로 다루도록 하겠습니다.
디지털 온보딩은 다양한 측면에서 전통적인 수동 온보딩 프로세스와 비슷합니다. 입사하기 전 단계에서 신규 직원은 여전히 많은 양식을 작성하고, 계약서에 서명하고, 기본적인 개인정보를 제공해야 하죠. 하지만 온라인 채널과 자동화 도구를 사용해 프로세스를 간소화한다는 것이 디지털 온보딩과 전통적인 온보딩 프로세스의 가장 큰 차이점입니다.
프로세스를 디지털화하면 신규 직원은 원격 온보딩의 유연성 덕분에 사무실로 직접 찾아가지 않고도 어디서나 자신의 페이스대로 비즈니스에 대해 알아갈 수 있습니다.
디지털 온보딩 프로세스
디지털 온보딩 프로세스의 세부적인 방식은 회사마다 다릅니다.
하지만 일반적으로는 신규 직원의 신원을 입증하는 일종의 신원 확인 또는 검증으로 프로세스를 시작합니다. 인증 수단은 생일, 이메일 주소, 주민등록번호(영국의 경우 여권 번호 등 나라별로 다름) 등이 될 수 있습니다.
채용 확인서나 고용 계약서처럼 서명이 필요한 문서들을 작성해 주고받는 과정도 이어집니다. 이 과정에서 문서를 디지털화해 전자 서명을 요청하면 종이 문서에 비해 많은 시간과 노력이 절약됩니다.
입사 전에 필요한 작업이 끝나면 온라인 미팅이나 화상 교육을 통해 보다 개인화된 상호 교류적 디지털 온보딩 경험을 제공할 수 있습니다. 이 과정은 여러 명의 신규 직원을 초대해 동시에 실시간으로 진행할 수도 있고, 한 명의 신규 직원을 위해 비동기식으로 진행할 수도 있습니다.
디지털 온보딩의 이점
디지털 온보딩 도구는 워크플로를 간소화해줍니다. 하지만 이것이 디지털 온보딩이 제공하는 이점의 전부는 아닙니다. 디지털 온보딩 도구는 비즈니스가 지리적 경계를 넘어 다양한 인재를 유치할 수 있도록 뒷받침합니다.
전통적인 온보딩 프로그램의 경우, 회사 이메일 생성 등의 사무적인 작업을 처리하기 위해 신규 직원이 입사 첫날 사무실로 가야 합니다. 하지만 디지털 온보딩에는 이러한 번거로움이 뒤따르지 않습니다. 신규 직원은 디지털 온보딩을 통해 일을 시작할 준비를 마쳤을 것이고, 조직 문화도 어느 정도 숙지한 상태일 테죠.
디지털 도구는 다양한 측면에서 신규 직원의 온보딩 프로세스에 긍정적인 영향을 미칩니다. 바로 다음과 같이 말이죠.
- 하이브리드 근무 또는 100% 원격 근무 형태를 수용할 수 있는 유연성을 갖출 수 있습니다.
- 자료와 자원을 더 효율적으로 정리하고, 관리할 수 있습니다.
- 데이터 보안, 신원 정보 관리 규정을 더 잘 준수할 수 있습니다.
- 템플릿과 자동화를 통해 수동 온보딩 프로세스에 들던 시간, 에너지, 비용을 절약할 수 있어 HR 부서의 부담이 덜어집니다.
- 신규 직원이 언제든 액세스해서 검토할 수 있도록 비동기식으로 각종 소개 자료와 교육 자료를 공유해 더 일관적인 경험을 제공할 수 있습니다.
- 신규 직원들로부터 피드백을 받기도 간편해 프로세스를 지속적으로 개선할 수 있습니다.
하지만 적절한 도구와 소프트웨어 없이는 이러한 이점을 누릴 수 없을 겁니다. 이제 디지털 온보딩 툴킷에 포함해야 할 핵심 솔루션을 살펴보도록 합시다.
최고의 디지털 온보딩 툴킷 구축하기
각종 자원과 자료로 구성된 툴킷은 일관적이고 효율적인 온보딩 경험에 중요한 역할을 합니다. 올바른 도구를 사용하면 교육 자료와 템플릿을 딱 한 번만 만들어 두고 추후 필요한 사람이 언제든 액세스하도록 할 수 있죠.
입사 전
DocSend로 관련 채용 확인서, 양식, 계약서를 전송하고 Dropbox Sign으로 전자 서명을 요청하세요.
종이로 된 온보딩 자료만 있다면 Dropbox Scan으로 종이 문서를 고화질 PDF로 변환해 Dropbox에 안전하게 보관할 수 있습니다.
신규 직원 환영
Zoom으로 온라인 환영식을 진행하거나, Dropbox Capture로 비동기식 환영식을 진행하세요. Dropbox Capture를 사용하면 길고 때로 불편하기까지 한 소개와 프레젠테이션 자리에 신규 직원을 앉혀 놓는 대신 화면을 캡처한 동영상 튜토리얼과 소개 동영상 메시지를 제작해 공유할 수 있습니다.
초반 교육
신규 직원에게 직무와 관련된 도구, 플랫폼, 교육 자료로의 액세스를 제공하세요. 여기에는 Dropbox 팀 계정, Dropbox Paper 같은 협업 도구, 워크플로를 간소화해주는 앱 통합 등 다양한 액세스가 포함됩니다.
교육 자료의 용량이 이메일로 전송하기에는 너무 큰가요? Dropbox Transfer를 사용하면 신입사원에게 간편하게 대용량 파일을 공유할 수 있습니다. Dropbox를 사용하지 않는 사람도 포함해서요. 게다가 파일에 관한 고급 인사이트가 제공되어 신규 직원이 온보딩 자료를 읽었는지, 아직 작성해야 할 서류가 남았는지 확인할 수 있습니다.
이행기
Slack, 정기적인 캐치업 세션, 월간 회의 등을 통해 새로운 팀원과 소통하고 Dropbox Paper에 안건을 만들어 새로운 직무에 잘 적응하고 있는지 추적하세요.
신규 직원이 빠르게 업무에 적응하기를 원한다면...
분산된 팀의 경우 팀원 1명을 온보딩하는 것만으로도 모든 팀원의 일정에 차질이 생길 수 있습니다. 이때 비동기식 회의, 동영상 튜토리얼, 자주 묻는 질문(FAQ), 클라우드 스토리지에 저장해 놓은 자료 등을 통해 신규 직원이 필요한 모든 자료에 액세스할 수 있게 하면 기존 팀원들은 다른 방식으로 신규 직원을 환영하는 데 더 집중할 수 있습니다.
Dropbox는 모든 것을 온라인 중심 근무 체제로 전환했습니다. 그리고 그 과정에서 디지털 온보딩과 원격 채용에 관한 인사이트를 얻을 수 있었죠. Dropbox의 온라인 중심 툴킷을 통해 원격 근무 체제에서의 효율성, 팀워크, 커뮤니케이션, 웰빙에 관한 조언을 살펴보세요.