分散型、リモート型、ハイブリッド型へと変わりつつある働き方を受けて、こうした柔軟な方法を受け入れ始める会社が増えています。
オンサイトとオフサイトのどちらでも、優秀な人材を引き付けて維持するには、リモート勤務の従業員の間に一体感を生み出し、つながっている感覚や帰属意識が芽生えるようにしなければなりません。採用段階からこれを始め、オンボーディングを通じて強化することが必要です。
新入社員をバーチャルファースト チームに迎え入れるには、今やデジタル オンボーディングが欠かせません。デジタル オンボーディングは、新しいチーム メンバーが適切なプロセスを経て、業務処理に必要なリソースに初日からすばやく簡単にアクセスできるようにするうえで、重要な役割を果たします。
このガイドでは、今日の企業にとってデジタル オンボーディングが必須である理由を説明し、併せて、デジタル オンボーディング「ツールキット」に含めるべき重要なソリューションをいくつか取り上げます。
デジタル オンボーディングとは
デジタル オンボーディングでは、オンライン ツールやソフトウェアを使用して、新入社員や新規顧客を社内のデータベースや CRM システムに追加します。本稿では、従業員のオンボーディングにトピックを絞って解説します。
デジタル オンボーディングは、手作業による従来の従業員オンボーディング プロセスを、別のさまざまな方法で再現したものです。たとえばプレボーディング段階では、従来と同様、新入社員はフォームへの記入、契約書への署名、基本的な個人情報の提供が必要です。主な違いは、デジタル オンボーディングでは、プロセスを効率よく進める方法として、オンライン チャンネルや自動化ツールが使用されることです。
プロセスをデジタル化することで、新入社員は、リモートでのオンボーディングという柔軟な方法を利用したり、オフィスに直接出向かなくても、（都合のよい時間に）好きな場所から新しい勤務先の業務を確認したりすることができます。
デジタル オンボーディング プロセス
従業員のデジタル オンボーディング プロセスの細部は、会社によって異なります。
ただし通常は、最初に新入社員の本人確認として、何らかの形で身元の確認、検証、証明が行われます。これには、新入社員の生年月日、メール アドレス、社会保障番号（国や地域によっては、たとえば英国のパスポート番号など、これに相当するもの）などが使われるでしょう。
その他、内定通知や雇用契約など、必要事項を記入して互いに署名することが必要な書類が何点かあります。こうした書類をデジタル化し、送信して電子署名をもらうようにすると、紙のフォームと比べて時間や手間を大幅に節約できます。
このプレボーディング タスクが済んだら、バーチャル ミーティングや動画チュートリアルを（複数の新規参加者で同時に開始する場合はリアルタイムで、新しいチーム メンバーが 1 人の場合は非同期で）開催することで、一人ひとりに合わせたインタラクティブで利用しやすいプロセスを提供することができます。
デジタル オンボーディングのメリット
デジタル オンボーディング ツールは、ワークフローを合理化するだけではありません。新規採用の対象者層を広げ、地理的な境界を越えて優秀な人材を集めることができます。
従来のオンボーディング プログラムでは、新入社員は初日に出社して、業務用メールの設定などの管理タスクを行う必要がありました。デジタル オンボーディング ソリューションでは、これが不要です。新入社員は、いつでも仕事を開始できます。企業文化に関する知識も、いつでも身に付けることができます。
デジタル ツールは、従業員のオンボーディング プロセスに、次のようにさまざまな面でメリットをもたらします。
- 融通のきく柔軟な入社手続きで、フル リモートの従業員やハイブリッド型従業員のニーズに対応
- 資料やリソースの整理や管理が簡単
- データ セキュリティや ID 管理規制へのコンプライアンスが向上
- テンプレートと自動化で、手作業でのオンボーディングに必要な時間、労力、コストを削減し、人事部門によるプロセスの管理を簡略化
- いつでもアクセスして受講できる非同期の新人研修やチュートリアルで、新入社員に一貫した体験を提供
- 新入社員からフィードバックを受け取りやすくなり、プロセスの継続的な改善が可能に
しかし、適切なツールやソフトウェアがなければ、こうしたことは不可能です。ここからは、デジタル オンボーディング ツールキットに含めるべき重要なソリューションをいくつか見ていきましょう。
究極のデジタル オンボーディング ツールキットを構築
一貫性のある効果的なオンボーディング体験を提供するには、リソースと資料のツールキットが重要です。適切なツールを使用すれば、トレーニング資料とテンプレートを一度作成するだけで、誰でも必要なときに自由にアクセスできます。
プレボーディング
DocSend を使って必要な内定通知、フォーム、契約書を送信し、電子署名のリクエストには、Dropbox Sign を使用します。
オンボーディング用の資料が、まだどれも紙だという場合は、Dropbox Scan を使えば、紙の書類を高品質な PDF に変換して Dropbox に安全に保存できます。
新入社員を迎える
バーチャル ウェルカム ミーティングを Zoom で開催するか、Dropbox Capture を使って非同期で設定します。Capture でスクリーン キャプチャを使った動画チュートリアルや紹介動画メッセージを作成すれば、新入社員に、（多くの場合、居心地の悪い）長時間の新人研修やプレゼンテーションへの参加を要請する必要がなくなります。
初期トレーニング
新入社員が自分の職務に必要な関連ツール、プラットフォーム、トレーニング資料（所属チームの Dropbox アカウント、Dropbox Paper などの共同作業ツール、アプリ インテグレーションなど）に確実にアクセスして、ワークフローを強化できるようにします。
トレーニング資料のファイル サイズが大きすぎてメールで送れない場合は、Dropbox Transfer を使いましょう。Dropbox Transfer なら、Dropbox アカウントをまだ持っていない新規採用者とも大容量ファイルを共有できます。ファイルの詳細な分析情報も確認できるので、新入社員が必要な資料を閲覧したか、まだ閲覧していない資料があるか、などを把握できます。
チームになじませる
Slack、定期的な近況報告セッション、毎月の会議などを通じて、新しいチーム メンバーとつながります。また、Dropbox Paper でアジェンダを作成し、新メンバーが新しい職務になじんでいるかどうか、状況を確認します。
新入社員がチームの最新情報をすぐに把握
分散したチームに新メンバーを 1 人だけオンボーディングしようとすると、全員のスケジュールの妨げになるかもしれません。非同期型ミーティング、動画チュートリアル、FAQ、クラウド ストレージを使った簡単にアクセスできる資料を利用すれば、新入社員に必要なリソースを提供しつつ、既存のチーム メンバーは、新人を別の方法で歓迎することに集中して取り組めます。
Dropbox は現在、完全に「バーチャル ファースト」な職場への移行を進めています。その過程で私たちは、デジタル オンボーディングとリモートワーク人材の採用を成功に導くためのいくつかの知見を得ることができました。Dropbox のバーチャル ファースト ツールキットで、リモートワークの効果、チームワーク、コミュニケーション、幸福度に関するヒントをご覧ください。