Ettersom stadig flere medarbeidere går over til distribuert arbeid, fjernarbeid eller hybride arbeidsformer, tar stadig flere arbeidsgivere i bruk slike fleksible ordninger.
For å tiltrekke seg og holde på både interne og eksterne talenter må bedrifter fremme en følelse av inkludering, tilknytning og tilhørighet blant ansatte som jobber eksternt. Dette bør begynne i rekrutteringsfasen og styrkes gjennom innføringsprosessen.
Digital innføring er nå avgjørende for å ta imot nyansatte i team som først og fremst er virtuelle. Det vil spille en viktig rolle for å få nye teammedlemmer på plass og sørge for at de får rask og enkel tilgang til ressursene de trenger for å komme godt i gang fra første dag.
I denne veiledningen forklarer vi hvorfor digital innføring er nødvendig for bedrifter i dag og peker på noen nøkkelløsninger du bør ha i verktøysettet for digital innføring.
Hva er digital innføring?
Digital innføring innebærer bruk av nettverktøy og programvarer for å legge til nyansatte eller nye kunder i bedriftens database eller CRM-system. I denne artikkelen tar vi for oss innføring av nyansatte.
Digital innføring gjenskaper på mange måter den tradisjonelle, manuelle innføringsprosessen for nyansatte. I den innledende fasen må nyansatte fortsatt fylle ut skjemaer, signere kontrakter og oppgi grunnleggende personopplysninger. Den største forskjellen er at digital innføring bruker nettbaserte kanaler og automatiserte verktøy for å effektivisere prosessen.
Ved å digitalisere prosessen kan nyansatte få en fleksibel og ekstern innføring. De kan bli kjent med bedriften uansett hvor de er (og i eget tempo) i stedet for å møte opp på kontoret.
Den digitale innføringsprosessen
Måten den digitale innføringsprosessen foregår på vil variere fra bedrift til bedrift.
Men den starter vanligvis med en form for identitetssjekk eller -godkjenning hvor nye medarbeidere må bevise at de oppgir rett identitet. Dette kan være fødselsdato, e-postadresse eller fødselsnummer (eller lignende, avhengig av land, som for eksempel pass i Storbritannia).
Det kan være flere dokumenter som må fylles ut og sendes fram og tilbake, som jobbtilbudsbrev og ansettelseskontrakt som trenger signaturer. Sammenlignet med fysiske skjemaer, er det mye raskere og enklere å digitalisere slike dokumenter og sende dem ut for elektronisk signatur.
Når du har krysset av for disse innledende oppgavene, kan du holde virtuelle møter og videoopplæringsøkter (enten i sanntid hvis flere nyansatte starter samtidig, eller asynkront for ett nytt teammedlem) for å få en mer personlig, interaktiv og engasjerende prosess.
Hva er fordelene ved digital innføring?
Verktøy for digital innføring effektiviserer arbeidsflyten og legger til rette for at virksomheter kan få et bredere utvalg av kandidater og tiltrekke seg de beste uten å ta hensyn til geografiske grenser.
Et tradisjonelt innføringsprogram krever at nyansatte møter opp på kontoret på første dag for å få unna administrative oppgaver, som å konfigurere en e-postadresse. Med digitale innføringsløsninger unngår du dette. Nye medarbeidere vil allerede være klare til å sette i gang og ha litt kjennskap til bedriftskulturen.
Digitale verktøy kan ha positiv innvirkning på innføringsprosessen for nyansatte på flere måter, inkludert:
- En mer fleksibel og tilrettelagt ordning for de som jobber helt eller delvis hjemmefra
- Bedre organisasjon og håndtering av materiell og ressurser
- Bedre etterlevelse av forskrifter for datasikkerhet og identitetshåndtering
- Maler og automatisering som sparer HR-avdelinger for tid, energi og kostnader som er forbundet med manuelle innføringsprosesser og gjør prosessen enklere å administrere
- Asynkrone introduksjoner og opplæringsvideoer som nye medarbeidere kan få tilgang til og se gjennom når de vil og som gir en mer helhetlig opplevelse
- Enklere innhenting av tilbakemeldinger fra nyansatte for kontinuerlig forbedring av prosessen
Men ikke noe av dette er mulig uten de rette verktøyene og den rette programvaren. Så la oss ta en titt på noen nøkkelløsninger som du bør inkludere i verktøysettet for digital innføring.
Å bygge det aller beste verktøysettet for digital innføring
Et verktøysett med ressurser og materiell er viktig for å få en helhetlig og effektiv innføring. Med de rette verktøyene trenger du bare utarbeide opplæringsmateriell og maler én gang, så kan alle få tilgang til dem på forespørsel.
Før selve innføringen
Send relevante tilbudsbrev, skjemaer og kontrakter med DocSend og Dropbox Sign for å be om e-signaturer.
Har du bare papirkopier av innføringsmateriell? Bruk Dropbox Scan for å gjøre fysiske dokumenter om til PDF-dokumenter av høy kvalitet, og lagre dem sikkert i Dropbox.
Ønske nyansatte velkommen
Konfigurer virtuelle velkomstmøter med Zoom, eller asynkrone med Dropbox Capture. Bruk Capture for å lage opplæringsvideoer med skjermopptak og innledende videomeldinger i stedet for å be nyansatte delta på lange (og ofte ubehagelige) introduksjoner og presentasjoner.
Innledende opplæring
Sørg for at nyansatte får tilgang til relevante verktøy, plattformer og opplæringsmateriell som de trenger i stillingen. Det kan være tilgang til en Dropbox-teamkonto, samarbeidsverktøy som Dropbox Paper eller app-integrasjoner for å få en maksimal arbeidsflyt.
Er mengden opplæringsmateriell for stor til å sendes med e-post? Del store filer med nyansatte ved hjelp av Dropbox Transfer, selv om de ikke er Dropbox-brukere. Med avansert filinnsikt kan du se om de har sett gjennom alt relevant materiell eller om det fortsatt gjenstår noe.
Overgang
Snakk med nye teammedlemmer på Slack, i periodiske oppfriskningssamtaler eller månedlige møter, og lag agendaer i Dropbox Paper for å følge med på hvordan de finner seg til rette i de nye rollene deres.
Få nyansatte raskt i gang
Innføring av en ny medarbeider i et distribuert team kan forstyrre tidsplanen til resten av teamet. Med asynkrone møter, opplæringsvideoer, ofte stilte spørsmål og enkelt tilgjengelig materiell som er lagret i nettskyen, får nye medarbeidere ressursene de trenger mens de andre teammedlemmene kan få dem til å føle seg velkommen på andre måter.
Hos Dropbox satser vi helt og holdent på en virtuell arbeidsplass. På veien har vi fått viktig innsikt i digitale innføringsprosesser og fjernrekruttering. Bli kjent med Virtual First-verktøysettet vårt for å få råd om effektivitet, teamarbeid, kommunikasjon og velvære for fjernarbeid.