隨著越來越多專業人士轉向分散式、遠距或混合型的工作模式，也有越來越多雇主開始採納這些更靈活的安排。
為了吸引並留住本地及遠端人才，各企業都必須讓遠距員工感受到包容、連結及歸屬感。要達成此目的，就必須從招募階段開始做起，並在員工登錄時進一步加強。
數位化登錄現在是歡迎新進員工加入虛擬優先團隊的必要流程。為協助最新團隊成員步上軌道，這個步驟非常重要，確保他們能快速輕鬆地取得所需資源，在第一天就進入狀況。
在本指南中，我們會說明數位化登錄為何是當今企業的必要工具，並強調您在數位化登錄「工具組」中必備的幾個解決方案。
何謂數位化登錄？
數位化登錄是指使用線上工具和軟體，來將新進員工或顧客納入公司的資料庫或 CRM 系統。本文會將重點擺在員工登錄上。
數位化登錄在各方面都與傳統的人工員工就職流程相同：在預備登錄階段，新進員工仍須填寫表格、簽署合約，並提供一些基本個人資訊。主要的區別在於，數位化登錄體驗會使用線上管道和自動化工具來簡化流程。
若能將流程數位化，您的新員工便能因靈活的遠端登錄方式而受益，他們可從任何地方 (也能依自身步調) 認識您的業務，不必親自前來您的辦公室。
數位化登錄流程
數位化員工登錄流程的細節會因公司而異。
然而，剛開始的步驟通常都是某種形式的身分驗證或認證，讓新進員工可以證明自己的身分。提供的資訊可能是員工的生日、電子郵件地址或社會安全號碼 (這類資訊視地點而定，例如：英國會使用護照)。
過程中也會有幾份文件須要繳交及填寫，例如錄取通知及需要簽署的聘僱合約。與紙本表格相比，若能將這些文件數位化並使用電子簽名，就能省下許多時間與心力。
一旦完成了這些就職前的預備工作，您就可以開始主持虛擬會議和教學影片 (無論是與多位同時入職的新進成員即時開會，還是與個別新團隊成員非同步溝通)，都能讓此流程更加個人化、更具互動性且參與度更高。
數位化登錄有哪些優點？
數位化登錄工具不僅能簡化工作流程，還能讓企業觸及更多潛在員工，不受地域限制吸引人才。
傳統的登錄計畫會需要新員工於到職第一天進入辦公室來處理行政工作，像是設定工作用電子郵件。但數位化登錄解決方案可免去這道手續，讓新進人員直接上手，並熟悉您的公司文化。
數位工具對員工登錄流程還有其他好處，例如：
- 為混合式或完全遠距的員工提供更彈性、更恰當的安排
- 整理及管理資料與資源時更加完善
- 更符合資料安全與身分管理法規
- 範本和自動化作業可減少人工登錄須花費的時間、心力和成本，協助人力資源部門輕鬆管理流程
- 可隨時存取和檢視非同步引導和教學課程，打造更一致的新進員工體驗
- 更容易取得新進員工的意見回饋，以便持續改善流程
但要是沒有正確的工具和軟體，就不可能達成以上目標。因此，讓我們來看看幾個您務必納入數位化登錄工具組的關鍵解決方案。
打造終極數位化登錄工具組
資源和資料工具組是打造一致且高效登錄體驗的關鍵。有了正確工具，您只要建立一次訓練教材和範本，之後任何人都能在需要時使用。
預備就職
使用 DocSend 傳送相關的錄取通知、表格及合約，並透過 Dropbox Sign 索取電子簽章。
只有紙本的登錄資料嗎？使用 Dropbox Scan 就能將實體文件轉換為高品質的 PDF 檔，並安全儲存至 Dropbox。
歡迎新進員工
安排 Zoom 的虛擬歡迎會議，或透過 Dropbox Capture 安排非同步會議。您可以使用 Capture 來製作畫面擷取影片教學及介紹影片訊息，不必要求新進員工長時間 (又不舒服地) 坐著聆聽入門解說和簡報。
初步培訓
確保新進員工能存取到職所需的相關工具、平台和訓練教材，這可能包括 Dropbox 團隊帳戶、Dropbox Paper 等協作工具，或是應用程式整合功能，以便大幅強化工作流程。
訓練教材檔案太大，無法用電子郵件傳送嗎？這時就能使用 Dropbox Transfer 與新進員工分享大型檔案，就算他們目前尚未使用 Dropbox 也沒問題。有了進階的檔案動態資訊後，您就可以得知新員工是否已檢視過必要教材，或是仍有一些項目待完成。
適應期
使用 Slack、定期追蹤會議或每月會議與新的工作團隊成員密切溝通，並於 Dropbox Paper 中建立議程，追蹤他們適應新職位的情形。
