Memandangkan lebih ramai profesional membuat peralihan kepada kerja teragih, jarak jauh atau hibrid, semakin ramai majikan mula menerima aturan fleksibel ini.
Untuk menarik dan mengekalkan kedua-dua bakat di tapak dan luar tapak, perniagaan perlu menggalakkan rasa rangkuman, perhubungan dan kepunyaan dalam kalangan pekerja jarak jauh mereka. Ini harus bermula pada peringkat pengambilan dan diperkukuh semasa menerima kemasukan pekerja.
Keahlian digital kini penting untuk mengalu-alukan pekerja baru ke pasukan pertama maya. Ia akan memainkan peranan penting untuk menetapkan ahli pasukan terbaru anda di landasan yang betul, memastikan mereka mempunyai akses yang cepat dan mudah kepada sumber yang mereka perlukan untuk mula beroperasi pada hari pertama mereka.
Dalam panduan ini, kami akan menerangkan sebab keahlian digital mesti dimiliki oleh perniagaan hari ini dan menyerlahkan beberapa penyelesaian utama yang perlu ada dalam “set peralatan” keahlian digital anda.
Apakah keahlian digital?
Keahlian digital melibatkan penggunaan alat dan perisian dalam talian untuk mendapatkan pekerja atau pelanggan baru ditambahkan pada pangkalan data syarikat atau sistem CRM. Untuk artikel ini, kami akan menumpukan hanya pada kemasukan pekerja.
Keahlian digital mereplikakan proses kemasukan pekerja secara manual dalam pelbagai cara—semasa peringkat prakemasukan, pekerja baharu masih perlu mengisi borang, menandatangani kontrak dan memberikan beberapa maklumat peribadi asas. Perbezaan utama ialah pengalaman keahlian digital menggunakan saluran dalam talian dan alat automasi untuk menyelaraskan proses.
Dengan mendigitalkan proses, pekerja baharu anda boleh mendapat manfaat daripada fleksibiliti kemasukan jarak jauh—mereka boleh mengenali perniagaan anda dari mana-mana sahaja (dan mengikut kadar mereka sendiri) dan bukannya secara peribadi di pejabat anda.
Proses kemasukan digital
Selok belok proses kemasukan pekerja digital akan berbeza dari satu syarikat ke syarikat.
Walau bagaimanapun, ia biasanya bermula dengan beberapa bentuk pengesahan identiti, kesahan atau pengesahan supaya pekerja baru boleh membuktikan mereka adalah seperti yang mereka katakan. Ini mungkin tarikh lahir pekerja, alamat e-mel atau nombor keselamatan sosial (atau serupa bergantung pada lokasi, seperti pasport di UK).
Terdapat juga beberapa dokumen untuk ditukar dan diisi, seperti surat tawaran dan kontrak pekerjaan yang memerlukan tandatangan. Berbanding dengan bentuk fizikal, mendigitalkan dokumen ini dan menghantarnya untuk tanda tangan elektronik menjimatkan banyak masa dan usaha.
Sebaik sahaja tugasan prakemasukan ini telah ditandakan, anda boleh mengehoskan mesyuarat maya dan tutorial video (sama ada dalam masa nyata jika beberapa peserta baru bermula pada masa yang sama, atau tak selaras untuk seorang ahli pasukan baru) untuk menjadikan proses itu lebih diperibadikan, interaktif dan menarik.
Apakah manfaat keahlian digital?
Alat keahlian digital bukan sahaja memperkemas aliran kerja—ia membolehkan perniagaan mengembangkan kumpulan pekerja berpotensi mereka dan menarik bakat melangkaui sempadan geografi.
Program kemasukan tradisional memerlukan pekerja baru masuk ke pejabat pada hari pertama mereka untuk melakukan tugas pentadbir seperti menyediakan e-mel kerja mereka. Penyelesaian keahlian digital mengelakkan perkara ini—pekerja baru akan bersedia untuk pergi dan membiasakan diri dengan budaya syarikat anda.
Alat digital boleh memberikan kesan positif pada proses kemasukan pekerja anda dalam beberapa cara, termasuk:
- Susunan yang lebih fleksibel dan mampu menampung pekerja hibrid atau jarak jauh sepenuhnya
- Organisasi dan pengurusan bahan dan sumber yang lebih baik
- Persetujuan yang lebih baik dengan peraturan sekuriti data dan pengurusan identiti
- Templat dan automasi mengurangkan masa, tenaga dan kos yang terlibat dengan kemasukan manual, menjadikan proses lebih mudah diurus untuk jabatan Sumber Manusia
- Induksi dan tutorial tak selaras yang boleh diakses dan disemak pada bila-bila masa mewujudkan pengalaman pekerja baru yang lebih konsisten
- Lebih mudah untuk menerima maklum balas daripada pekerja baru, untuk menambah baik proses secara berterusan
Tetapi semua ini tidak akan dapat dilakukan tanpa alat dan perisian yang betul. Jadi, mari kita lihat beberapa kekunci penyelesaian utama yang perlu anda sertakan dalam set peralatan keahlian digital anda.
Membina set peralatan keahlian digital terunggul
Set peralatan sumber dan bahan adalah penting untuk pengalaman kemasukan yang konsisten dan berkesan. Dengan alatan yang betul, anda hanya perlu mencipta bahan latihan dan templat anda sekali—kemudian sesiapa sahaja boleh mengaksesnya atas permintaan.
Prakemasukan
Menghantar surat tawaran, borang dan kontrak yang berkaitan menggunakan DocSend dan Dropbox Sign untuk meminta e-Tandatangan.
Hanya ada salinan kertas bahan kemasukan anda? Gunakan Dropbox Scan untuk menukar dokumen fizikal kepada PDF berkualiti tinggi dan menyimpannya dengan selamat dalam Dropbox.
Mengalu-alukan pekerja baru
Sediakan mesyuarat alu-aluan maya melalui Zoom atau secara tak selaras dengan Dropbox Capture. Gunakan Capture untuk membuat tutorial video tangkapan skrin dan mesej video pengenalan dan bukannya meminta pekerja baru untuk mengikuti induksi dan pembentangan yang panjang (dan selalunya tidak selesa!).
Latihan awal
Pastikan pekerja baru mempunyai akses kepada alatan, pelantar dan bahan latihan yang berkaitan yang mereka perlukan untuk peranan mereka—ini mungkin akses kepada akaun Dropbox pasukan, alatan kerjasama seperti Dropbox Paper atau integrasi apl untuk meningkatkan aliran kerja mereka.
Bahan latihan terlalu besar untuk dihantar melalui e-mel? Kongsi fail besar dengan pekerja baru dengan Dropbox Transfer, walaupun mereka tidak menggunakan Dropbox pada masa ini. Dengan statistik fail lanjutan, anda akan dapat melihat sama ada mereka telah menyemak bahan yang diperlukan atau sama ada mereka masih mempunyai item untuk disiapkan.
Peralihan
Berhubung dengan ahli pasukan baru anda melalui Slack, sesi perbualan biasa atau mesyuarat bulanan dan buat agenda dalam Dropbox Paper untuk menjejaki cara mereka membiasakan diri dengan peranan baru mereka.
Dapatkan pekerja baru anda dengan pantas, cepat
Kemasukan hanya seorang ke pasukan teragih anda boleh mengganggu jadual semua orang. Mesyuarat tak selaras, tutorial video, Soalan Lazim dan bahan yang mudah diakses yang disimpan dalam simpanan awan memastikan pekerja baru anda mempunyai sumber yang mereka perlukan manakala ahli pasukan semasa anda boleh memberi tumpuan untuk membuat mereka berasa dialu-alukan dengan cara lain.
Di Dropbox, kami telah beralih kepada ruang kerja yang mengutamakan maya sepenuhnya. Sepanjang perjalanan, kami telah membangunkan beberapa cerapan untuk keahlian digital dan pengambilan pekerja jarak jauh. Terokai set peralatan Mengutamakan Maya kami untuk mendapatkan nasihat tentang keberkesanan, kerjasama berpasukan, komunikasi dan kesejahteraan dalam kerja jarak jauh.