I takt med at flere fagfolk foretager skiftet til distribueret-, fjern- eller hybridarbejde, er et stigende antal arbejdsgivere begyndt at tage disse fleksible ordninger til sig.
For at tiltrække og fastholde medarbejdere både på stedet og eksternt skal virksomheder promovere en følelse af inklusion, samhørighed og fællesskab blandt deres fjernarbejdere. Dette bør starte under ansættelsesprocessen og styrkes under onboarding af medarbejderne.
Digital onboarding spiller nu en afgørende rolle, når nye medarbejdere skal bydes velkommen til virtuelt orienterede teams. Processen har en vigtig rolle, som består i at sætte de nye teammedlemmer på rette spor og sikre, at de har hurtig og nem adgang til de ressourcer, de skal bruge for at komme godt i gang på deres første dag.
I denne vejledning forklarer vi, hvorfor digital onboarding er en nødvendighed for virksomheder i dag, og vi fremhæver også nogle af de vigtigste løsninger, som du bør have blandt dine “værktøjer” til digital onboarding.
Hvad er digital onboarding?
Digital onboarding indebærer brug af onlineværktøjer og -software for at få føjet nye medarbejdere eller kunder til en virksomheds database eller CMS-system. I denne artikel fokuserer vi udelukkende på onboarding af medarbejdere.
Digital onboarding er på mange måder en kopi af den traditionelle, manuelle proces til onboarding af medarbejdere – i preboarding-fasen skal nye medarbejdere stadig udfylde formularer, underskrive kontrakter og angive grundlæggende personlige oplysninger. Den største forskel er, at den digitale onboardingoplevelse anvender onlinekanaler og automatiseringsværktøjer til at strømline processen.
Hvis du digitaliserer processen, kan dine nye medarbejdere drage fordel af fleksibiliteten ved ekstern onboarding – de kan lære din virksomhed at kende, uanset hvor de er (og i deres eget tempo) i stedet for at møde personligt op på kontoret.
Din digitale onboardingproces
Detaljerne i den digitale onboardingproces for medarbejdere varierer fra virksomhed til virksomhed.
Processen begynder dog normalt med en form for identitetsbekræftelse, -validering eller -autenticitet, så de nye medarbejdere kan bevise, at de er den person, som de siger. Det kan f.eks. være medarbejderen fødselsdato, e-mailadresse eller personnummer (eller lignende afhængigt af medarbejderens placering, f.eks. et pas i Storbritannien).
Der vil også være flere dokumenter, som skal udveksles og udfyldes, f.eks. tilbudsbreve og medarbejderkontrakter der kræver en underskrift. Du kan spare meget tid og mange kræfter sammenlignet med fysiske formularer, hvis du digitaliserer disse dokumenter og sender dem til elektronisk underskrift.
Når disse preboardingopgaver er blevet udført, kan du afholde virtuelle møder og videovejledninger (enten i realtid, hvis flere nye medarbejdere starter på samme tid eller asynkront for et enkelt nyt teammedlem) for at gøre processen mere personlig, interaktiv og engagerende.
Hvad er fordelene ved digital onboarding?
Værktøjerne til digital onboarding strømliner ikke bare dine arbejdsgange, de giver også virksomheder mulighed for at udvide puljen af potentielle nye medarbejdere og tiltrække talenter uden for deres geografiske placering.
Et traditionelt onboardingprogram kræver, at nye medarbejdere kommer ind på kontoret på deres første dag for at udføre administrative opgaver, som f.eks. at konfigurere deres arbejdsmail. Du kan undgå dette med digitale værktøjer – nye medarbejdere er klar til at gå i gang og har et vist kendskab til din virksomhedskultur.
Digitale værktøjer kan også have flere positive indvirkninger på onboardingprocessen for medarbejdere, f.eks.:
- En mere fleksibel og imødekommende ordning for hybridarbejdere eller medarbejdere, der kun arbejder eksternt
- Bedre organisation og administration af materialer og ressourcer
- Bedre overholdelse af lovgivningen omkring datasikkerhed og identitetsadministration
- Skabeloner og automatiseringer sparer tid, kræfter og penge i forhold til manuel onboarding, hvilket gør processen mere overskuelig for personaleafdelinger.
- Asynkrone introduktioner og vejledninger, der kan tilgås og gennemgås når som helst giver en mere ensartet oplevelse for nye medarbejdere
- Det er nemmere at modtage feedback fra nye medarbejdere, så processen løbende kan forbedres
Intet af dette ville dog være muligt uden de rette værktøjer og den rette software. Så lad os se nærmere på nogle af de vigtigste løsninger, du bør have blandt dine værktøjet til digital onboarding.
Sådan får du de ultimative værktøjer til digital onboarding
Det er vigtigt at have et værktøjskit med ressourcer og materialer for at skabe en ensartet og effektiv onboardingoplevelse. Hvis du har de rette værktøjer, behøver du kun at oprette dit oplæringsmateriale og dine skabeloner én gang, hvorefter alle kan tilgå dem efter behov.
Preboarding
Send relevante tilbudsbreve, formularer og kontrakter ved hjælp af DocSend og Dropbox Sign for at anmode om elektronisk underskrift.
Har du kun papirudgaver af dine onboardingmaterialer? Brug Dropbox Scan til at omdanne dine fysiske dokumenter til PDF-filer af høj kvalitet og gemme dem sikkert i Dropbox.
Byd nye medarbejdere velkommen
Konfigurer virtuelle velkomstmøder via Zoom eller asynkront med Dropbox Capture. Brug Capture til at lave videovejledninger med skærmoptagelser og introduktionsvideoer i stedet for at bede nye medarbejdere om at sidde med til lange (og ofte kedelige!) introduktioner og præsentationer.
Indledende oplæring
Sørg for, at alle nye medarbejdere har adgang til de værktøjer, platforme og oplæringsmaterialer, de skal bruge i deres stilling – dette kan f.eks. være adgang til en Dropbox-konto for teamet, samarbejdsværktøjer som Dropbox Paper eller appintegrationer, der kan effektivisere deres arbejdsgange.
Er oplæringsmaterialet for stort til at kunne sendes via e-mail? Del store filer med nye medarbejdere via Dropbox Transfer, selv hvis de ikke bruger Dropbox i forvejen. Med avanceret filindsigt kan du se, om de har læst de nødvendige materialer eller stadig mangler at gennemgå noget.
Overgang
Kom i kontakt med dit nye teammedlem via Slack eller regelmæssige møder, og opret dagsordener i Dropbox Paper for at holde styr på, hvordan den nye medarbejder finder sig til rette i sin nye stilling.
Få dine nye medarbejdere sat ind i sagerne – hurtigt
Hvis bare én person skal onboardes til et distribueret team, kan det ødelægge alles tidsplaner. Asynkrone møder, videovejledninger, ofte stillede spørgsmål og lettilgængelige materialer, der er gemt i et cloudlager, sikrer, at dine nye medarbejdere har de nødvendige ressourcer, mens de nuværende teammedlemmer kan fokusere på at få dem til at føle sig velkomne på andre måder.
Hos Dropbox har vi foretaget skiftet til en helt igennem digitalt orienteret arbejdsplads. Undervejs i processen har vi fået indsigt i digital onboarding og fjernrekruttering. Se vores Virtual First-værktøjskit for at få tips til, hvordan du kan gøre fjernarbejde mere effektivt, samarbejdende, kommunikativt og optimalt.