Naarmate meer professionals de overstap naar gedistribueerd, hybride of thuiswerk maken, beginnen steeds meer werkgevers deze flexibele werkwijzen te omarmen.
Om talent aan te trekken en te behouden, moeten bedrijven een gevoel van inclusiviteit, verbondenheid en saamhorigheid onder hun thuiswerkers bevorderen. Dit zou moeten beginnen in de wervingsfase en worden versterkt tijdens de onboarding van medewerkers.
Digitale onboarding is nu essentieel voor het verwelkomen van nieuwe medewerkers in virtual-first teams. Het speelt een belangrijke rol in het wegwijzen van je nieuwe teamleden omdat het ervoor zorgt dat ze snel en eenvoudig toegang hebben tot de middelen waarmee ze op hun eerste werkdag aan de slag kunnen gaan.
In deze handleiding leggen we uit waarom digitale onboarding voor bedrijven tegenwoordig een must is en we belichten enkele belangrijke oplossingen die je in je 'toolkit' voor digitale onboarding moet hebben.
Wat is digitale onboarding?
Digitale onboarding omvat het gebruik van online tools en software om nieuwe werknemers of klanten aan de database of het CRM-systeem van een bedrijf toe te voegen. In dit artikel richten we ons alleen op de onboarding van medewerkers.
Digitale onboarding lijkt in veel opzichten op het traditionele, handmatige onboardingproces van medewerkers. In de fase vóór de onboarding, moeten nieuwe medewerkers nog altijd formulieren invullen, contracten ondertekenen en een aantal persoonlijke basisgegevens verstrekken. Het belangrijkste verschil is dat digitale onboarding gebruikmaakt van online kanalen en automatiseringstools om het proces te stroomlijnen.
Door het proces te digitaliseren, profiteren je nieuwe medewerkers van de flexibiliteit van onboarding op afstand: ze kunnen vanaf elke locatie (en in hun eigen tempo) je bedrijf leren kennen, in plaats van persoonlijk op je kantoor.
Het digitale onboardingproces
Het reilen en zeilen van het digitale onboardingproces voor medewerkers zal per bedrijf verschillen.
Meestal begint het echter met een vorm van identiteitscontrole, -validatie of -verificatie, zodat nieuwe medewerkers kunnen bewijzen dat ze zijn wie ze zeggen dat ze zijn. Dit kan de geboortedatum, het e-mailadres of het BSN van de werknemer zijn (of iets soorgelijks, afhankelijk van de locatie, zoals een paspoort in het Verenigd Koninkrijk).
Er moeten ook verschillende documenten worden uitgewisseld en ingevuld, zoals een aanbiedingsbrief en een arbeidsovereenkomst, waarvoor handtekeningen nodig zijn. In vergelijking met fysieke formulieren, bespaart het digitaliseren en versturen van deze documenten voor een elektronische handtekening veel tijd en moeite.
Zodra deze taken vóór de onboarding zijn afgerond, kun je virtuele vergaderingen en videotutorials hosten (in real time als er meerdere nieuwkomers tegelijk beginnen, of asynchroon voor een enkel nieuw teamlid) om het proces persoonlijker, interactiever en interessanter te maken.
Wat zijn de voordelen van digitale onboarding?
Digitale onboardingtools zorgen niet alleen voor het stroomlijnen van workflows, ze stellen bedrijven ook in staat hun pool van potentiële kandidaten uit te breiden en talent van over geografische grenzen aan te trekken.
Voor een traditioneel onboardingprogramma zouden nieuwe werknemers op hun eerste werkdag naar kantoor moeten komen om administratieve taken uit te voeren, zoals het instellen van hun werkmail. Met oplossingen voor digitale onboarding is dat niet meer nodig; nieuwe medewerkers kunnen direct aan de slag en zijn al enigszins vertrouwd met je bedrijfscultuur.
Er zijn verschillende manieren waarop digitale tools een positieve invloed kunnen hebben op het onboardingproces van je medewerker, waaronder:
- Een meer flexibele en inschikkelijke regeling voor hybride medewerkers of collega's die volledig op afstand werken
- Een betere organisatie en beter beheer van materialen en middelen
- Betere naleving van voorschriften voor dataveiligheid en identiteitsbeheer
- Sjablonen en automatisering verminderen de tijd, energie en kosten van handmatige onboarding, waardoor het proces beter beheersbaar wordt voor HR-afdelingen
- Asynchrone introducties en tutorials die op elk moment kunnen worden geraadpleegd en herzien, zorgen voor een consistentere ervaring voor nieuwe medewerkers
- Het ontvangen van feedback van nieuwe medewerkers is eenvoudiger, zodat het proces voortdurend kan worden verbeterd
Maar dit alles zou niet mogelijk zijn zonder de juiste tools en software. Laten we dus eens kijken naar enkele belangrijke oplossingen die je toolkit voor digitale onboarding moet bevatten.
De ultieme toolkit voor digitale onboarding bouwen
Een toolkit met hulpmiddelen en materialen is belangrijk voor een consistente en effectieve onboardingervaring. Met de juiste tools hoef je je trainingsmateriaal en sjablonen maar één keer aan te maken, waarna iedereen er op verzoek toegang toe heeft.
Voorafgaand aan de onboarding
Het verzenden van de relevante aanbiedingsbrieven, formulieren en contracten met behulp van DocSend en Dropbox Sign voor het aanvragen van e-handtekeningen.
Heb je alleen papieren exemplaren van je onboardingmateriaal? Gebruik Dropbox Scan om fysieke documenten om te zetten in PDF's van hoge kwaliteit en ze veilig in Dropbox op te slaan.
Nieuwe medewerkers verwelkomen
Zet virtuele welkomstbijeenkomsten op via Zoom of host deze asynchroon met Dropbox Capture. Gebruik Capture om videotutorials met schermopnamen en inleidende videoboodschappen te maken, in plaats van nieuwe medewerkers te vragen lange (en vaak ongemakkelijke!) introducties en presentaties te ondergaan.
Eerste training
Zorg ervoor dat nieuwe medewerkers toegang hebben tot de relevante tools, platforms en trainingsmaterialen die ze nodig hebben voor hun functie. Dit kan toegang zijn tot een Dropbox-account van het team, samenwerkingstools zoals Dropbox Paper of app-integraties om hun workflow te verbeteren.
Is het trainingsmateriaal te groot om via e-mail te versturen? Deel grote bestanden met nieuwe medewerkers via Dropbox Transfer, zelfs als ze op dat moment geen Dropbox gebruiken. Met geavanceerde bestandsinzichten kun je zien of ze het benodigde materiaal hebben doorgenomen of dat ze nog zaken moeten voltooien.
Overgang
Maak contact met je nieuwe teamlid via Slack, organiseer regelmatige bijpraatsessies of maandelijkse vergaderingen, en maak agenda's in Dropbox Paper om bij te houden hoe deze nieuwe teamleden het doen in hun nieuwe rol.
Breng je nieuwe medewerkers snel op de hoogte
De onboarding van slechts één persoon in je gedistribueerde team kan ieders agenda verstoren. Asynchrone vergaderingen, videotutorials, veelgestelde vragen en eenvoudig toegankelijk materiaal dat is opgeslagen in cloudopslag, zorgen ervoor dat je nieuwe medewerkers de middelen hebben die ze nodig hebben, terwijl je huidige teamleden hen op andere manieren kunnen verwelkomen.
Bij Dropbox hebben we de overstap gemaakt naar een volledig virtual-first werkplek. Gaandeweg hebben we enkele inzichten ontwikkeld voor digitale onboarding en werving op afstand. Ontdek onze Virtual First Toolkit voor advies over effectiviteit, teamwerk, communicatie en welzijn bij werken op afstand.