Man mano che un numero crescente di professionisti passa al lavoro distribuito, a distanza o ibrido, sempre più datori di lavoro adottano queste modalità flessibili.
Per attrarre e tenere con sé i migliori talenti sia in sede che fuori sede, le aziende devono promuovere un senso di inclusione, connessione e appartenenza anche tra i dipendenti che operano a distanza. Questi valori devono essere sostenuti fin dalla fase di reclutamento e rafforzati durante la fase di onboarding dei dipendenti.
L'onboarding digitale è ormai essenziale per accogliere i neoassunti nei team virtuali. Questo processo, infatti, gioca un ruolo importante nel corretto inserimento dei nuovi membri del team e fornisce loro un accesso semplice e immediato alle risorse di cui hanno bisogno per essere operativi fin dal primo giorno.
In questa guida spiegheremo perché l'onboarding digitale è un must per le aziende di oggi e proporremo alcune soluzioni chiave da inserire nel tuo "kit di strumenti" per l'onboarding digitale.
Che cos'è l'onboarding digitale?
L'onboarding digitale è una pratica che prevede l'uso di strumenti e software online per inserire nuovi dipendenti o clienti nel database o nel sistema CRM di un'azienda. In questo articolo ci concentreremo solo sull'onboarding dei dipendenti.
L'onboarding digitale replica per molti versi il tradizionale processo di onboarding manuale dei dipendenti: durante la fase di pre-inserimento, i neoassunti devono sempre compilare moduli, firmare contratti e fornire le proprie informazioni personali di base. La differenza principale è che l'onboarding digitale utilizza i canali online e gli strumenti di automazione per semplificare il processo.
Digitalizzando il processo, i neoassunti possono sfruttare la flessibilità dell'onboarding remoto, imparando a conoscere l'azienda da qualsiasi luogo lavorino (e con i propri ritmi) anziché di persona presso l'ufficio.
Il processo di onboarding digitale
I dettagli del processo di onboarding digitale dei dipendenti variano da azienda ad azienda.
Tuttavia, solitamente inizia con una forma di verifica, convalida o autenticazione dell'identità, in modo che il neoassunto possa dimostrare di essere chi dice di essere. Può trattarsi della data di nascita, dell'indirizzo email o del codice fiscale del dipendente (o di dati simili a seconda del luogo, ad esempio il passaporto nel Regno Unito).
Ci saranno anche diversi documenti da scambiare e compilare e firmare, come la lettera di offerta e il contratto di lavoro. Rispetto ai moduli fisici, la digitalizzazione e l'invio di questi documenti per la firma elettronica consentono di risparmiare notevole tempo e fatica.
Una volta completate queste attività di pre-inserimento, puoi condurre riunioni virtuali e video tutorial (in tempo reale nel caso in cui diversi nuovi membri inizino nello stesso momento, oppure in maniera asincrona se c'è un solo nuovo membro del team), così da rendere il processo più personalizzato, interattivo e coinvolgente.
Quali sono i vantaggi della trasformazione digitale?
Gli strumenti per l'onboarding digitale non si limitano a snellire i flussi di lavoro, ma consentono anche alle aziende di ampliare il proprio bacino di potenziali assunzioni e di attrarre talenti al di là dei confini geografici.
In un programma di onboarding tradizionale, i nuovi dipendenti si presentano in ufficio il primo giorno per svolgere attività amministrative come la configurazione dell'email di lavoro. Le soluzioni di onboarding digitale, invece, eliminano questa incombenza, facendo in modo che i neoassunti siano subito operativi e abbiano già acquisito una certa familiarità con la cultura aziendale.
Ci sono diversi modi in cui gli strumenti digitali possono avere un impatto positivo sul processo di onboarding dei dipendenti, tra cui:
- Una soluzione più flessibile e accomodante per coloro che lavorano con formula ibrida o completamente a distanza
- Migliore organizzazione e gestione delle risorse
- Maggiore conformità alle normative sulla sicurezza dei dati e sulla gestione delle identità
- I modelli e l'automazione aiutano a ridurre il tempo, le energie e i costi necessari per l'onboarding manuale, rendendo il processo più gestibile per il reparto delle risorse umane
- Le istruzioni e i tutorial asincroni accessibili e consultabili in qualsiasi momento creano un'esperienza più coerente per i neoassunti
- È più facile ricevere feedback dai neoassunti per migliorare continuamente il processo
Tuttavia, nulla di tutto questo sarebbe possibile senza gli strumenti e i software giusti. Vediamo quindi alcune soluzioni chiave da includere nel tuo kit di strumenti per l'onboarding digitale.
Creare il kit di strumenti per l'onboarding digitale definitivo
Un kit di risorse è fondamentale per fornire un'esperienza di onboarding coerente ed efficace. Con gli strumenti giusti, ti basta creare le risorse e i modelli per la formazione una sola volta per consentire a chiunque di accedervi quando lo desidera.
Pre-inserimento
Invia lettere di offerta, moduli e contratti utilizzando DocSend e Dropbox Sign per richiedere le firme elettroniche.
Hai solo le copie cartacee dei documenti di assunzione? Usa l'app Dropbox Scan per trasformare i documenti fisici in PDF di alta qualità e archiviarli in modo sicuro su Dropbox.
Accoglienza dei neoassunti
Organizza riunioni di benvenuto virtuali tramite Zoom o in modo asincrono con Dropbox Capture. Usa Capture per registrare video tutorial dallo schermo del tuo computer e video messaggi introduttivi, anziché costringere i neoassunti ad assistere a lunghe (e spesso tediose!) presentazioni.
Formazione iniziale
Assicurati che i neoassunti abbiano accesso agli strumenti, alle piattaforme e alle risorse di formazione di cui hanno bisogno per svolgere al meglio il proprio ruolo, ad esempio l'accesso all'account Dropbox del team, agli strumenti di collaborazione come Dropbox Paper o alle integrazioni delle app per ottimizzare il loro flusso di lavoro.
Le risorse di formazione sono troppo grandi per essere inviate via email? Usa Dropbox Transfer per condividere i file di grandi dimensioni con il neoassunto, anche se al momento non utilizza Dropbox. Con le statistiche avanzate sui file, potrai vedere se ha consultato le risorse necessarie o se ci sono ancora elementi da completare.
Transizione
Rimani sempre in contatto con il nuovo membro del team con Slack, organizza sessioni di aggiornamento regolari o riunioni mensili e crea gli ordini del giorno in Dropbox Paper, per osservare come se la sta cavando nel suo nuovo ruolo.
Rendi i neoassunti operativi in un istante
L'inserimento anche di una sola persona in un team distribuito può alterare i programmi di tutti. Soluzioni come riunioni asincrone, video tutorial, sezioni dedicate alle domande frequenti e risorse facilmente accessibili archiviate su cloud assicurano che il neoassunto abbia a disposizione tutto il materiale necessario. A questo punto, i membri del team già consolidato potranno trovare altri modi per farlo sentire accolto.
In Dropbox siamo passati a uno spazio di lavoro interamente virtual first. Durante il percorso, abbiamo sviluppato una strategia per l'onboarding digitale e l'assunzione a distanza. Esplora il kit di strumenti per il lavoro virtual first per scoprire consigli su come garantire efficacia, collaborazione, comunicazione e benessere durante il lavoro a distanza.