A medida que más profesionales están haciendo el cambio hacia el trabajo distribuido, remoto o híbrido, una cantidad cada vez mayor de empleadores está comenzando a adoptar estos arreglos flexibles.
Para atraer y retener talento tanto dentro de la empresa como fuera, las empresas deben promover un sentido de inclusión, conexión y pertenencia entre sus trabajadores remotos. Esto debe comenzar en la etapa de reclutamiento y reforzarse durante la incorporación de los empleados.
La incorporación digital ahora es esencial para dar la bienvenida a nuevos empleados a equipos donde se prioriza lo virtual. Desempeñará un papel importante para poner a los miembros de tu equipo más recientes en el camino correcto, asegurando que tengan un acceso rápido y fácil a los recursos que necesitan para comenzar a funcionar en su primer día.
En esta guía, vamos a explicar por qué la incorporación digital es imprescindible para las empresas de hoy en día y destacaremos algunas soluciones clave para tener en tu “kit de herramientas” de incorporación digital.
¿Qué es la incorporación digital?
La incorporación digital implica el uso de herramientas y software en línea para agregar nuevos empleados o clientes a la base de datos o al sistema CRM de una empresa. Para este artículo, nos vamos a centrar solo en la incorporación de empleados.
La incorporación digital replica el proceso tradicional de incorporación manual de los empleados de muchas maneras; durante la etapa previa a la incorporación, los nuevos empleados aún deberán completar formularios, firmar contratos y proporcionar información personal básica. La principal diferencia es que la experiencia de incorporación digital utiliza canales en línea y herramientas de automatización para optimizar el proceso.
Mediante la digitalización del proceso, los nuevos empleados se pueden beneficiar de la flexibilidad de la incorporación remota, ya que pueden conocer tu negocio desde cualquier lugar (y a su propio ritmo) en vez de hacerlo personalmente en tu oficina.
El proceso de incorporación digital
Los pormenores del proceso de incorporación digital de empleados diferirán de una empresa a otra.
No obstante, suele comenzar con alguna forma de verificación de identidad, validación o autenticación para que el nuevo empleado pueda demostrar que es quien dice ser. Esto podría ser la fecha de nacimiento del empleado, la dirección de correo electrónico o el número de seguro social (o similar según la ubicación, como un pasaporte en el Reino Unido).
También habrá varios documentos para intercambiar y llenar, como una carta de oferta y un contrato de trabajo que requiera firmas. En comparación con las formas físicas, digitalizar estos documentos y enviarlos para una firma electrónica ahorra mucho tiempo y esfuerzo.
Una vez que se hayan realizado estas tareas previas a la incorporación, puedes organizar reuniones virtuales y tutoriales en video (ya sea en tiempo real si varios nuevos usuarios están comenzando al mismo tiempo o de forma asincrónica para un nuevo miembro del equipo) a fin de que el proceso sea más personalizado, interactivo y atractivo.
¿Cuáles son los beneficios de la incorporación digital?
Las herramientas de incorporación digital no solo optimizan los flujos de trabajo, sino que permiten que las empresas expandan su grupo de posibles contrataciones y atraigan talento más allá de los límites geográficos.
Un programa de incorporación tradicional requeriría que los nuevos empleados ingresaran a la oficina el primer día para realizar tareas de administración, como configurar su correo electrónico de trabajo. Las soluciones de incorporación digital evitan esto: los nuevos empleados estarán listos para comenzar y se familiarizarán con la cultura de tu empresa.
Las herramientas digitales pueden tener un impacto positivo en el proceso de incorporación de tus empleados de varias maneras, entre ellas, las siguiente:
- Una disposición más flexible y complaciente para trabajadores híbridos o completamente remotos
- Mejor organización y administración de materiales y recursos
- Mejor cumplimiento de la normativa de seguridad de datos y gestión de identidad
- Las plantillas y la automatización reducen el tiempo, la energía y los costos involucrados con la incorporación manual, lo que hace que el proceso sea más manejable para los departamentos de recursos humanos
- Las inducciones y tutoriales asincrónicos a los que se puede acceder y revisar en cualquier momento crean una nueva experiencia de empleado más coherente
- Más fácil recibir comentarios de los nuevos empleados para mejorar continuamente el proceso
Pero nada de esto sería posible sin las herramientas y el software adecuados. Entonces, echemos un vistazo a algunas soluciones clave que debes incluir en tu kit de herramientas de incorporación digital.
Construir el kit de herramientas de incorporación digital definitivo
Un kit de herramientas de recursos y materiales es importante para una experiencia de incorporación coherente y efectiva. Con las herramientas adecuadas, solo debes crear tus materiales de capacitación y plantillas una vez, entonces cualquiera puede acceder a ellos bajo demanda.
Etapa previa a la incorporación
Enviar las cartas de oferta, formularios y contratos relevantes mediante DocSend y Dropbox Sign para solicitar firmas electrónicas.
¿Solo tienes copias impresas de tus materiales de incorporación? Utiliza Dropbox Scan para transformar documentos físicos en archivos PDF de alta calidad y almacenarlos de forma segura en Dropbox.
Dar la bienvenida a los nuevos contratados
Configura reuniones virtuales de bienvenida a través de Zoom o de forma asíncrona con Dropbox Capture. Utiliza Capture para hacer videos tutoriales de captura de pantalla y mensajes de video introductorios en lugar de pedirles a los nuevos contratados que pasen por largas (¡y a menudo incómodas!) inducciones y presentaciones.
Capacitación inicial
Asegúrate de que los nuevos empleados tengan acceso a las herramientas, plataformas y materiales de capacitación relevantes que necesitan para su función; esto puede ser acceso a una cuenta de Dropbox del equipo, herramientas colaborativas como Dropbox Paper o integraciones de aplicaciones para sobrecargar su flujo de trabajo.
¿Los materiales de capacitación son demasiado pesados para enviarlos por correo electrónico? Comparte archivos grandes con los nuevos contratados con Dropbox Transfer, incluso si actualmente no usan Dropbox. Con conocimientos avanzados de archivos, podrás ver si han revisado los materiales necesarios o si todavía tienen elementos por completar.
Transición
Conéctate con tu nuevo miembro del equipo a través de Slack, sesiones regulares de puesta al día o reuniones mensuales, y crea agendas en Dropbox Paper para realizar un seguimiento de cómo se están instalando en su nueva función.
Pon al día a los nuevos contratados rápidamente
Incorporar a una sola persona a tu equipo distribuido puede interrumpir los horarios de todos. Las reuniones asincrónicas, los tutoriales en video, las P+F y los materiales de fácil acceso almacenados en el almacenamiento en la nube garantizan que tus nuevos contratados tengan los recursos que necesitan, mientras que los miembros actuales del equipo pueden enfocarse en hacerlos sentir bienvenidos de otras maneras.
En Dropbox, hemos hecho el cambio a un primer lugar de trabajo virtual completo. En el camino, hemos desarrollado algunas ideas para la incorporación digital y la contratación remota. Explora nuestro kit de herramientas Virtual First para encontrar consejos para la efectividad, el trabajo en equipo, la comunicación y el bienestar en el trabajo remoto.