Coraz więcej specjalistów decyduje się na pracę w zespole rozproszonym, zdalną lub hybrydową, przez co pracodawcy zaczynają chętniej wdrażać u siebie te elastyczne rozwiązania.
Aby przyciągnąć i zatrzymać pracowników zarówno stacjonarnie, jak i zdalnie, firmy muszą promować poczucie inkluzywności, więzi i przynależności. Działania te powinny rozpocząć się już na etapie rekrutacji i być kontynuowane podczas wdrażania pracowników do pracy.
Cyfrowe wdrożenie do pracy jest obecnie niezbędne, aby powitać nowych pracowników w wirtualnych zespołach. Odgrywa ważną rolę we wprowadzaniu nowych członków zespołu na właściwą ścieżkę, zapewniając im szybki i łatwy dostęp do zasobów, których potrzebują, aby osiągnąć wydajność w pracy już pierwszego dnia.
W tym przewodniku wyjaśnimy, dlaczego cyfrowe wprowadzanie pracowników jest niezbędne dla dzisiejszych przedsiębiorstw i wskażemy kilka kluczowych rozwiązań, które warto mieć w swoim zestawie narzędzi.
Czym jest cyfrowe wdrażanie?
Cyfrowe wdrażanie polega na wykorzystaniu narzędzi i oprogramowania online do dodania nowego pracownika lub klienta do bazy danych firmy lub systemu CRM. W tym artykule skupimy się tylko na procesie wdrażania pracowników.
Cyfrowe wdrażanie pod wieloma względami przypomina tradycyjny, ręczny proces wdrażania pracowników. Na etapie wstępnego wdrażania nadal będą musieli oni wypełnić odpowiednie formularze, podpisać umowy i podać swoje podstawowe dane osobowe. Główna różnica polega na tym, że we wdrażaniu cyfrowym wykorzystuje się kanały internetowe i narzędzia automatyzacji, aby usprawnić ten proces.
Dzięki cyfryzacji nowi pracownicy mogą korzystać z elastyczności zdalnego wprowadzania do firmy – mogą poznawać ją z dowolnego miejsca (i we własnym tempie), a nie osobiście w biurze.
Proces cyfrowego wdrażania
Szczegóły cyfrowego procesu wprowadzania pracowników do pracy różnią się w zależności od firmy.
Zazwyczaj jednak rozpoczyna się on od jakiejś formy weryfikacji tożsamości, walidacji lub uwierzytelnienia, aby nowy pracownik mógł udowodnić, że jest tym, za kogo się podaje. Może to być data urodzenia, adres e-mail lub numer ubezpieczenia społecznego (albo podobny numer w zależności od lokalizacji, np. numer PESEL w Polsce).
Będzie trzeba również wymienić oraz wypełnić kilka dokumentów, takich jak list intencyjny i umowę o pracę, które wymagają podpisania. W porównaniu z fizycznymi formularzami, digitalizacja tych dokumentów i wysłanie ich do podpisu elektronicznego oszczędza wiele czasu i wysiłku.
Po wykonaniu tych wstępnych czynności można zorganizować wirtualne spotkania i samouczki wideo (w czasie rzeczywistym, jeśli kilka nowych osób rozpoczyna pracę w tym samym okresie, lub asynchronicznie w przypadku jednego nowego członka zespołu). Dzięki temu cały proces będzie bardziej spersonalizowany, interaktywny i atrakcyjny.
Jakie korzyści płyną z cyfrowego procesu wdrażania?
Cyfrowe narzędzia wspomagające proces wdrażania pracowników nie tylko usprawniają przepływ pracy, ale umożliwiają też firmom rozszerzenie puli potencjalnych pracowników i przyciąganie talentów bez zważania na granice geograficzne.
Tradycyjny program wdrożeniowy wymagałby od nowych pracowników przyjścia do biura pierwszego dnia w celu wykonania czynności administracyjnych, takich jak skonfigurowanie służbowej poczty elektronicznej. Cyfrowe rozwiązania do wdrażania pozwalają tego uniknąć – nowi pracownicy zostaną skutecznie przygotowani do pracy i nieco zaznajomią się z kulturą firmy.
Narzędzia cyfrowe mogą mieć pozytywny wpływ na proces wprowadzania pracowników do firmy na kilka sposobów, takich jak:
- bardziej elastyczne i spersonalizowane rozwiązanie dla pracowników hybrydowych i w pełni zdalnych;
- lepsza organizacja i zarządzanie materiałami i zasobami;
- lepsza zgodność z przepisami dotyczącymi bezpieczeństwa danych i zarządzania tożsamością;
- szablony i automatyzacje pozwalające zaoszczędzić czas, nakłady pracy i koszty związane z ręcznym wdrażaniem pracowników, przez co proces ten jest łatwiejszy do zarządzania dla działu kadr;
- asynchroniczne przewodniki i samouczki, które można przeglądać w dowolnym momencie i które zapewniają wszystkim nowym pracownikom podobne wrażenia;
- łatwiejsze uzyskiwanie opinii nowo zatrudnionych osób, co pozwala na ciągłe doskonalenie procesu.
Skuteczna obsługa tego procesu nie byłaby jednak możliwa bez odpowiednich narzędzi i oprogramowania. Przyjrzyjmy się więc kilku kluczowym rozwiązaniom, które warto włączyć do swojego zestawu narzędzi do cyfrowego procesu wdrażania.
Tworzenie optymalnego zestawu narzędzi do cyfrowego wdrażania pracowników
Zestaw zasobów i materiałów jest ważny dla zapewnienia spójnego i efektywnego doświadczenia związanego z wprowadzaniem pracowników do firmy. Dzięki odpowiednim narzędziom wystarczy raz utworzyć materiały szkoleniowe i szablony, a każdy pracownik będzie mógł uzyskać do nich dostęp na żądanie.
Czynności poprzedzające wdrożenie do pracy
Listy intencyjne, formularze i umowy można łatwo wysłać przy użyciu DocSend, a podpisy elektroniczne uzyskać za pomocą Dropbox Sign.
Masz do dyspozycji tylko papierowe wersje materiałów rekrutacyjnych? Użyj Dropbox Scan, aby przekształcić fizyczne dokumenty w wysokiej jakości pliki PDF i bezpiecznie przechowywać je w Dropbox.
Powitanie nowych pracowników
Organizuj wirtualne spotkania powitalne na Zoomie lub asynchronicznie za pomocą Dropbox Capture. Użyj Capture do tworzenia samouczków wideo z przechwytywaniem ekranu i wprowadzających wiadomości wideo, zamiast prosić nowych pracowników o wysłuchanie długich (często nudnawych!) wprowadzeń i prezentacji.
Szkolenie wstępne
Upewnij się, że nowi pracownicy mają dostęp do odpowiednich narzędzi, platform i materiałów szkoleniowych, których potrzebują do pełnienia swojej funkcji. Może to być dostęp do konta zespołu Dropbox, narzędzi do współpracy takich jak Dropbox Paper lub integracji aplikacji, które usprawnią ich pracę.
Materiały szkoleniowe są zbyt obszerne, żeby można je było wysłać e-mailem? Udostępnij duże pliki nowemu pracownikowi za pomocą Dropbox Transfer, nawet jeśli nie ma jeszcze konta w Dropbox. Dzięki zaawansowanym funkcjom wglądu w pliki można sprawdzić, czy zapoznał się już z niezbędnymi materiałami, czy też ma jeszcze jakieś zaległości.
Wdrażanie
Kontaktuj się z nowym członkiem zespołu na Slacku, organizuj regularne sesje podsumowujące lub comiesięczne spotkania i twórz agendy w Dropbox Paper, aby śledzić, jak pracownik odnajduje się w nowej roli.
Szybkie wdrażanie nowych pracowników
Wprowadzenie jednej osoby do rozproszonego zespołu może zakłócić harmonogramy wszystkich jego członków. Spotkania asynchroniczne, samouczki wideo, często zadawane pytania i łatwo dostępne materiały przechowywane w chmurze zapewnią nowo zatrudnionemu pracownikowi potrzebne mu zasoby, a obecni członkowie zespołu będą mogli wdrażać go do wspólnej pracy na inne sposoby.
W Dropbox przeszliśmy na całkowicie wirtualny tryb pracy. Z czasem doszliśmy do kilku wniosków na temat cyfrowego wdrażania pracowników i rekrutacji zdalnej. Zapoznaj się z naszym zestawem narzędzi do pracy zdalnej, aby uzyskać porady dotyczące efektywności, pracy zespołowej, komunikacji oraz dobrego samopoczucia w pracy zdalnej.