Поскольку растет число специалистов, которые переходят на распределенный, удаленный или гибридный формат работы, увеличивается и количество работодателей, предлагающих такие условия.
Чтобы привлекать и удерживать как сотрудников, предпочитающих офис, так и дистанционных работников, компаниям необходимо развивать у последних чувство вовлеченности, связи с коллегами и сопричастности. Эта задача должна реализовываться еще на этапе найма, а затем укрепляться во время адаптации новобранцев.
Цифровой процесс ввода в должность теперь необходим для приема только что принятых людей в виртуальные рабочие группы. Он сыграет важную роль в их корректной адаптации, обеспечивая в первый же день быстрый и легкий доступ к ресурсам, необходимым для начала работы.
В этом руководстве мы объясним, почему процесс ввода в должность является обязательным условием для бизнеса сегодня, и выделим некоторые ключевые решения, которые должны быть в вашем наборе инструментов, предназначенном для этой цели.
Что такое цифровое введение в должность?
Цифровое введение в должность подразумевает использование онлайн-инструментов и программного обеспечения для добавления новых сотрудников или клиентов в базу данных или CRM-систему компании. В этой статье мы сфокусируемся только на введении сотрудников в должность.
Цифровое введение в должность во многом повторяет традиционный процесс оформления сотрудников вручную — на этапе предварительного оформления новым сотрудникам все равно придется заполнять формы, подписывать контракты и предоставлять некоторые основные личные данные. Основное отличие заключается в том, что при цифровом введении в должность используются онлайн-каналы и инструменты автоматизации для оптимизации процесса.
Оцифровав этот процесс, ваши новые сотрудники смогут воспользоваться гибкостью удаленного введения в должность. Они смогут знакомиться с вашим бизнесом там, где удобно (и в своем собственном темпе), а не лично в вашем офисе.
Цифровой процесс ввода в должность
Тонкости и нюансы процесса цифрового оформления сотрудников зависят от конкретной компании.
Тем не менее, обычно все начинается с определенной формы проверки личности, подтверждения или аутентификации, чтобы новый сотрудник мог доказать, что он тот, за кого себя выдает. Это может быть дата рождения сотрудника, адрес электронной почты или номер социального страхования (или аналогичные данные в зависимости от местонахождения, например паспорт в случае Великобритании).
Кроме того, необходимо будет переслать и заполнить несколько документов, например письмо с предложением и трудовой договор, для которых требуется подписание. По сравнению с физическими формами, оцифровка этих документов и отправка их на электронную подпись экономит много времени и сил.
После того, как все эти предварительные задачи будут выполнены, вы можете организовать виртуальные встречи и видеоуроки (в режиме реального времени, если несколько новых сотрудников начинают работу одновременно, или асинхронно для одного нового участника рабочей группы), чтобы сделать процесс более персонализированным, интерактивным и увлекательным.
Какие преимущества дает цифровой процесс ввода в должность?
Инструменты цифрового процесса ввода в должность не просто оптимизируют рабочие процессы, они позволяют компаниям расширить круг потенциальных сотрудников и привлекать таланты, выходя за пределы географических границ.
Традиционная программа по адаптации новых сотрудников требует, чтобы они приходили в офис в первый день работы для выполнения административных задач, таких как настройка рабочей электронной почты. Решения по цифровому процессу ввода в должность позволяют избежать этого, а новые сотрудники будут готовы к работе и успеют познакомятся с культурой вашей компании.
Цифровые инструменты могут оказать положительное влияние на процесс адаптации новых сотрудников несколькими способами, включая:
- более гибкую и удобную схему для гибридной или полностью удаленной работы;
- лучшую организацию и управление материалами и ресурсами;
- большее соответствие нормам безопасности данных и управления идентификационными данными;
- сокращение времени, энергии и затрат, связанных с ручным оформлением сотрудников, делая более управляемым этот процесс для отделов кадров;
- асинхронное введение в должность и учебные пособия, к которым можно получить доступ и просмотреть в любое время, и которые способствуют приобретению соответствующего опыта работы с новыми сотрудниками;
- упрощенное получение обратной связи от новых сотрудников с целью постоянного совершенствования процесса.
Но все это было бы невозможно без корректных инструментов и программного обеспечения. Итак, давайте рассмотрим некоторые ключевые решения, которые вы должны включить в свой набор инструментов для цифрового введения в должность.
Создание универсального набора инструментов для цифрового введения в должность
Набор ресурсов и материалов важен для последовательного и эффективного введения в должность. С помощью соответствующих инструментов вам нужно создать учебные материалы и шаблоны только один раз, после чего каждый сможет получить к ним доступ по требованию.
Мероприятия, предшествующие адаптации новых сотрудников
Отправка соответствующих писем с предложениями, форм и договоров с использованием DocSend и Dropbox Sign для запроса электронных подписей.
У вас есть только бумажные копии документов об адаптации новых сотрудников? Используйте сканер Dropbox Scan, чтобы преобразовывать физические документы в PDF-файлы высокого качества и безопасно хранить их в Dropbox.
Радушный прием новых сотрудников
Организуйте виртуальные приветственные встречи через Zoom или асинхронно с помощью Dropbox Capture. Используйте Capture для создания видеоуроков вместо организации для новых сотрудников длинных (и часто неудобных!) инструктажей и презентаций.
Начальное обучение
Обеспечьте новым сотрудникам доступ к соответствующим инструментам, платформам и учебным материалам, необходимым для их должностей, например к аккаунту команды, инструментам для совместной работы, таким как Dropbox Paper, или интеграции приложений для ускорения рабочего процесса.
Учебные материалы слишком объемные для отправки по электронной почте? Поделитесь большими файлами с новыми сотрудниками с помощью Dropbox Transfer, даже если они в настоящее время не пользуются Dropbox. Благодаря расширенным сведениям о файлах вы сможете узнать, просмотрели ли они необходимые материалы или им еще предстоит завершить работу.
Переход
Общайтесь с новым участником рабочей группы через Slack, регулярно устраивайте ежедневные или ежемесячные встречи и создавайте расписание дня в Dropbox Paper, чтобы отслеживать, как человек осваивает вверенные ему обязанности.
Быстро вводите новых сотрудников в курс дела
Принятие всего одного человека в вашу дистанционную команду может изменить расписание всех сотрудников. Асинхронные встречи, видеоуроки, часто задаваемые вопросы и легкодоступные материалы, размещенные в облачном хранилище, помогут вам обеспечить необходимыми ресурсами недавно приступивших к исполнению обязанностей сотрудников. Остальные же участники будут иметь возможность поработать над благоприятным адаптационным климатом для новобранцев.
В Dropbox мы полностью перешли на режим работы Virtual First. Попутно мы разработали некоторые методы цифрового ввода в должность и удаленного найма персонала. Изучите наш набор инструментов Virtual First и ознакомьтесь с советами по эффективности, командной работе, общению, и хорошему самочувствию на фрилансе.