Karena semakin banyak profesional yang beralih ke cara kerja terdistribusi, jarak jauh, atau hibrida, semakin banyak pula pemberi kerja yang mulai menerima pengaturan fleksibel ini.
Untuk menarik dan mempertahankan karyawan, baik yang ada di kantor maupun jarak jauh, sebuah bisnis perlu menjalin rasa inklusi, koneksi, dan rasa kepemilikan dengan karyawan jarak jauh. Hal ini harus dimulai pada tahap rekrutmen, dan diperkuat selama orientasi karyawan.
Orientasi digital kini menjadi hal penting untuk menyambut karyawan baru ke tim yang mengutamakan sistem virtual. Hal ini akan memainkan peran penting dalam mengatur anggota tim terbaru Anda agar berada di jalur yang benar dan memastikan mereka memiliki akses cepat dan mudah ke sumber daya yang dibutuhkan untuk bekerja di hari pertama.
Dalam panduan ini, kami akan menjelaskan alasan orientasi digital harus dimiliki oleh perusahaan saat ini, dan menyoroti beberapa solusi utama yang harus dimiliki dalam "rangkaian alat" orientasi digital Anda.
Apa itu orientasi digital?
Orientasi digital melibatkan penggunaan alat dan perangkat lunak online untuk menambahkan karyawan atau pelanggan baru ke sistem database perusahaan atau CRM. Untuk artikel ini, kita hanya akan berfokus pada orientasi karyawan.
Orientasi digital meniru proses orientasi karyawan manual tradisional dalam banyak hal—selama tahap pra-orientasi, karyawan baru tetap perlu mengisi formulir, menandatangani kontrak, dan memberikan beberapa informasi pribadi dasar. Perbedaan utamanya adalah bahwa pengalaman orientasi digital menggunakan saluran daring dan alat otomatisasi untuk menyederhanakan proses.
Dengan mendigitalkan proses, karyawan baru Anda dapat memperoleh manfaat dari fleksibilitas orientasi jarak jauh—mereka dapat mengenal bisnis Anda dari mana saja (dan sesuai kecepatan mereka sendiri) alih-alih secara langsung di kantor Anda.
Proses orientasi digital
Seluk-beluk proses orientasi karyawan digital akan berbeda dari satu perusahaan ke perusahaan lainnya.
Namun, biasanya hal itu dimulai dengan beberapa bentuk verifikasi, validasi, atau autentikasi identitas sehingga karyawan baru dapat membuktikan bahwa mereka adalah orang yang mereka katakan. Ini mungkin tanggal lahir karyawan, alamat email, atau nomor jaminan sosial (atau yang serupa tergantung pada lokasi, seperti paspor di Inggris).
Selain itu, akan ada beberapa dokumen yang harus dikirim dan diisi, seperti surat penawaran dan kontrak kerja yang memerlukan tanda tangan. Dibandingkan dengan formulir kertas, mengubah dokumen-dokumen tersebut ke bentuk digital dan mengirimkannya untuk ditandatangani secara elektronik jauh lebih menghemat waktu dan tenaga.
Setelah tugas pra-penggabungan ini selesai, Anda dapat menyelenggarakan rapat virtual dan tutorial video (baik secara real-time jika beberapa anggota baru mulai bekerja pada saat yang sama, atau secara asinkron untuk satu anggota tim baru) untuk membuat prosesnya lebih personal, interaktif, dan menarik.
Apa manfaat orientasi digital?
Alat orientasi digital tidak hanya menyederhanakan alur kerja, tetapi juga memberi bisnis kesempatan untuk memperluas kumpulan kandidat karyawan dan menarik talenta dari luar wilayah geografis.
Program orientasi tradisional mengharuskan karyawan baru datang ke kantor pada hari pertama untuk melakukan tugas admin seperti mengatur email kantor. Solusi orientasi digital menghindari hal ini dan membuat karyawan baru siap dan memahami budaya perusahaan Anda.
Alat digital dapat memiliki beberapa dampak positif pada proses orientasi karyawan Anda, termasuk:
Pengaturan yang lebih fleksibel dan akomodatif untuk pekerja hibrida atau pekerja jarak jauh sepenuhnya
Pengaturan dan manajemen material dan sumber daya yang lebih baik
Kepatuhan yang lebih baik terhadap peraturan keamanan data dan manajemen identitas
Template dan otomatisasi mengurangi waktu, energi, dan biaya yang terlibat dalam orientasi manual, sehingga proses menjadi lebih mudah dikelola oleh departemen SDM.
Induksi dan tutorial asinkron yang dapat diakses dan ditinjau kapan saja menciptakan pengalaman karyawan baru yang lebih konsisten
Lebih mudah untuk menerima umpan balik dari karyawan baru untuk terus meningkatkan prosesnya
Tetapi semua ini tidak akan mungkin dilakukan tanpa alat dan perangkat lunak yang tepat. Jadi, mari kita lihat beberapa solusi utama yang harus Anda sertakan dalam rangkaian alat orientasi digital Anda.
Membangun rangkaian alat orientasi digital terbaik
Rangkaian alat sumber daya dan materi penting untuk pengalaman orientasi yang konsisten dan efektif. Dengan alat yang tepat, Anda hanya perlu membuat materi pelatihan dan templat satu kali—kemudian siapa pun dapat mengaksesnya sesuai permintaan.
Pra-orientasi
Mengirim surat penawaran, formulir, dan kontrak yang relevan menggunakan DocSend dan Dropbox Sign untuk meminta tanda tangan elektronik.
Hanya ada salinan kertas dari materi orientasi Anda? Gunakan Dropbox untuk mengubah perangkat mobile Anda menjadi pemindai dokumen. Dalam sekejap, Anda dapat mengubah dokumen kertas menjadi dokumen PDF berkualitas tinggi dan menyimpannya dengan aman di Dropbox.
Menyambut karyawan baru
Siapkan rapat sambutan virtual dan bagikan dokumen orientasi karyawan baru untuk membantu mereka menyesuaikan diri dengan cepat. Sertakan tautan ke sumber daya penting, Tanya Jawab, dan daftar periksa tugas untuk minggu awal mereka bekerja di perusahaan. Coba tanyakan pada diri sendiri: Apa yang dulu Anda harapkan di hari pertama Anda bekerja?
Pelatihan awal
Pastikan karyawan baru memiliki akses ke alat, platform, dan materi pelatihan relevan yang dibutuhkan sesuai peran mereka. Hal ini dapat berupa akses ke akun Dropbox tim, alat kolaboratif seperti Dropbox Paper, atau integrasi aplikasi untuk meningkatkan alur kerja.
Dokumen materi pelatihan terlalu besar untuk dikirim melalui email? Anda bisa membagikan file besar kepada karyawan baru dengan Dropbox Transfer meskipun mereka tidak menggunakan Dropbox. Dengan wawasan file tingkat lanjut, Anda dapat melihat apa mereka telah meninjau materi yang diperlukan, atau apa masih ada item yang perlu diselesaikan.
Transisi
Terhubunglah dengan anggota tim baru Anda melalui Slack, sesi pertemuan rutin, atau rapat bulanan, dan buat agenda di Dropbox Paper untuk memantau bagaimana mereka beradaptasi dengan peran barunya.
Memastikan karyawan baru Anda mengetahui semua informasi terbaru dengan cepat
Mengangkat hanya satu orang ke dalam tim Anda yang tersebar dapat mengganggu jadwal semua orang. Rapat asinkron, tutorial video, Tanya Jawab Umum, dan materi yang mudah diakses yang disimpan di penyimpanan cloud memastikan karyawan baru Anda memiliki sumber daya yang mereka butuhkan sementara anggota tim Anda saat ini dapat fokus untuk membuat mereka merasa diterima dengan cara lain.
Di Dropbox, kami sepenuhnya beralih ke tempat kerja yang mengutamakan sistem virtual atau virtual first. Di waktu yang sama, kami juga telah menyusun sejumlah informasi tentang orientasi digital dan rekrutmen jarak jauh. Jelajahi perangkat Virtual First kami untuk menemukan saran seputar efektivitas, kerja tim, komunikasi, dan kesejahteraan dalam bekerja jarak jauh.
