Karena semakin banyak profesional yang beralih ke pekerjaan terdistribusi, jarak jauh, atau hibrida, semakin banyak pemberi kerja yang mulai menerapkan pengaturan fleksibel ini.
Untuk menarik dan mempertahankan SDM di lokasi dan di luar lokasi, perusahaan perlu mempromosikan rasa inklusi, koneksi, dan memiliki di antara karyawan jarak jauh mereka. Hal ini harus dimulai pada tahap rekrutmen dan diperkuat selama orientasi karyawan.
Orientasi digital kini menjadi hal penting untuk menyambut karyawan baru ke tim yang mengutamakan sistem virtual. Hal ini akan memainkan peran penting dalam mengatur anggota tim terbaru Anda agar berada di jalur yang benar dan memastikan mereka memiliki akses cepat dan mudah ke sumber daya yang dibutuhkan untuk bekerja di hari pertama.
Dalam panduan ini, kami akan menjelaskan alasan orientasi digital harus dimiliki oleh perusahaan saat ini, dan menyoroti beberapa solusi utama yang harus dimiliki dalam "rangkaian alat" orientasi digital Anda.
Apa itu orientasi digital?
Orientasi digital melibatkan penggunaan alat dan perangkat lunak online untuk menambahkan karyawan atau pelanggan baru ke sistem database perusahaan atau CRM. Untuk artikel ini, kita hanya akan berfokus pada orientasi karyawan.
Orientasi digital banyak mereplikasi proses orientasi karyawan manual tradisional—selama tahap pra-orientasi, karyawan baru masih perlu mengisi formulir, menandatangani kontrak, dan memberikan beberapa informasi pribadi dasar. Perbedaan utamanya adalah pengalaman orientasi digital menggunakan kanal dan alat pengotomatisan online untuk menyederhanakan proses.
Dengan mendigitalkan prosesnya, karyawan baru Anda dapat memanfaatkan fleksibilitas orientasi jarak jauh—untuk mengenal perusahaan Anda dari mana saja (dan sesuai keinginan mereka sendiri) dibandingkan secara langsung di kantor Anda.
Proses orientasi digital
Seluk beluk proses orientasi karyawan digital akan berbeda antar-perusahaan.
Namun, proses ini biasanya dimulai dengan beberapa bentuk verifikasi identitas, validasi, atau autentikasi sehingga karyawan baru dapat membuktikan identitas mereka sesuai dengan yang mereka katakan. Data dapat berupa tanggal lahir karyawan, alamat email, atau nomor jaminan sosial (atau serupa tergantung pada lokasi, seperti paspor di Inggris).
Selain itu akan ada pertukaran dan pengisian beberapa dokumen, seperti surat penawaran dan kontrak kerja yang membutuhkan tanda tangan. Dibandingkan dengan formulir fisik, mendigitalkan dokumen-dokumen ini dan mengirimkannya untuk ditandatangani secara elektronik menghemat banyak waktu dan tenaga.
Setelah tugas pra-orientasi ini selesai, Anda dapat menyelenggarakan rapat virtual dan tutorial video (baik secara real-time jika beberapa peserta baru mulai bekerja pada waktu yang sama, atau secara asinkron untuk satu anggota tim baru) agar prosesnya lebih personal, interaktif, dan menarik.
Apa manfaat orientasi digital?
Alat orientasi digital tidak hanya menyederhanakan alur kerja—tetapi juga memungkinkan bisnis untuk memperluas kumpulan calon karyawan dan menarik SDM di luar batas geografis.
Program orientasi tradisional mengharuskan karyawan baru datang ke kantor pada hari pertama untuk melakukan tugas admin seperti mengatur email kantor. Solusi orientasi digital menghindari hal ini dan membuat karyawan baru siap dan memahami budaya perusahaan Anda.
Alat digital dapat memiliki beberapa dampak positif pada proses orientasi karyawan Anda, termasuk:
- Pengaturan yang lebih fleksibel dan akomodatif untuk pekerja hibrida atau pekerja jarak jauh sepenuhnya
- Pengaturan dan manajemen material dan sumber daya yang lebih baik
- Kepatuhan yang lebih baik terhadap peraturan keamanan data dan manajemen identitas
- Templat dan pengotomatisan mengurangi waktu, tenaga, dan biaya yang diperlukan untuk orientasi manual, sehingga prosesnya lebih mudah dikelola oleh departemen SDM
- Induksi dan tutorial asinkron yang dapat diakses dan ditinjau kapan saja menciptakan pengalaman karyawan baru yang lebih konsisten
- Lebih mudah untuk menerima umpan balik dari karyawan baru untuk terus meningkatkan prosesnya
Tetapi semua ini tidak akan mungkin dilakukan tanpa alat dan perangkat lunak yang tepat. Jadi, mari kita lihat beberapa solusi utama yang harus Anda sertakan dalam rangkaian alat orientasi digital Anda.
Membangun rangkaian alat orientasi digital terbaik
Rangkaian alat sumber daya dan materi penting untuk pengalaman orientasi yang konsisten dan efektif. Dengan alat yang tepat, Anda hanya perlu membuat materi pelatihan dan templat satu kali—kemudian siapa pun dapat mengaksesnya sesuai permintaan.
Pra-orientasi
Kirimkan surat penawaran, formulir, dan kontrak yang relevan menggunakan DocSend dan Dropbox Sign untuk meminta tanda tangan elektronik.
Hanya ada salinan kertas dari materi orientasi Anda? Gunakan Dropbox Scan untuk mengubah dokumen fisik menjadi PDF berkualitas tinggi dan simpan dengan aman di Dropbox.
Menyambut karyawan baru
Siapkan rapat penyambutan virtual melalui Zoom atau secara asinkron dengan Dropbox Capture. Gunakan Capture untuk membuat tutorial video tangkapan layar dan pesan video pengantar dibandingkan meminta karyawan baru mengikuti induksi dan presentasi yang lama (dan seringkali tidak nyaman!).
Pelatihan awal
Pastikan karyawan baru memiliki akses ke alat, platform, dan materi pelatihan relevan yang diperlukan untuk peran mereka—hal ini dapat berupa akses ke akun Dropbox tim, alat kolaboratif seperti Dropbox Paper, atau integrasi aplikasi untuk meningkatkan alur kerja.
Materi pelatihan terlalu besar untuk dikirim melalui email? Bagikan file besar dengan karyawan baru menggunakan Dropbox Transfer, meskipun saat ini mereka tidak menggunakan Dropbox. Dengan wawasan file tingkat lanjut, Anda akan dapat melihat apakah mereka telah meninjau materi yang diperlukan, atau apakah masih ada item yang perlu diselesaikan.
Transisi
Terhubung dengan anggota tim baru Anda melalui Slack, sesi pertemuan rutin, atau rapat bulanan, serta buat agenda di Dropbox Paper untuk memantau bagaimana mereka menyesuaikan diri dengan peran barunya.
Memastikan karyawan baru Anda mengetahui semua informasi terbaru dengan cepat
Memberikan orientasi hanya untuk satu orang ke tim terdistribusi Anda dapat mengganggu jadwal semua orang. Rapat asinkron, tutorial video, Tanya Jawab, dan materi yang mudah diakses yang disimpan di penyimpanan awan memastikan karyawan baru Anda memiliki sumber daya yang dibutuhkan sementara anggota tim Anda saat ini dapat fokus untuk membuat mereka merasa diterima dengan cara lain.
Di Dropbox, kami telah sepenuhnya beralih ke ruang kerja yang mengutamakan sistem virtual. Di waktu yang sama, kami juga telah menyusun sejumlah informasi tentang orientasi digital dan rekrutmen jarak jauh. Jelajahi rangkaian alat kami yang Mengutamakan Sistem Virtual untuk menemukan saran tentang efektivitas, kerja sama tim, komunikasi, dan kesejahteraan dalam pekerjaan jarak jauh.