Коли ви відповідаєте за успішну адаптацію нових співробітників із першого дня роботи, дуже складно все впорядкувати. Співробітники розраховують на вашу допомогу.
«Люди не можуть працювати якнайкраще, щоб вивести нашу компанію на наступний рівень, якщо вони переймаються запитаннями про те, як знайти потрібний конференц-зал, оформити пільги чи коли вони вперше отримають зарплатню», — розповідає Джо Топасна, аналітик відділу кадрів компанії Dropbox.
Деякі фахівці з підбору кадрів шукають нові способи зменшити кількість повторюваних завдань і зробити взаємодію зі співробітниками більш особистою. У відділі кадрів компанії Dropbox використовують Dropbox Paper, щоб полегшити адаптацію. Dropbox Paper — це робочий простір для співпраці, який дає змогу підвищити ефективність майже всіх етапів адаптації. Щоб показати вам, як це зробити, ми поговорили з фахівцями компанії Dropbox, які відповідають за перетворення нових співробітників на цінних кадрів.
1. Створюйте шаблони документів
Податкові документи (форми W-4). Договори про працевлаштування (I-9). Документи щодо відповідності чинним у країні вимогам. Не надто приязний спосіб привітати співробітника на новій роботі, чи не так? На щастя, є кілька способів позбавитися від тяганини з паперами.
Як знає кожен фахівець із підбору персоналу, процес адаптації постійно змінюється. Те, що працювало кілька років тому, може не працювати сьогодні. Наприклад, інформація про пільги змінюється щомісяця. Тож підтримувати всі відповідні документи в актуальному стані може бути складно.
Тому в процесі адаптації відділ кадрів компанії Dropbox використовує рішення Paper: щоб забезпечити новим співробітникам до останніх відомостей, достатньо оновити текст або додати посилання у відповідний документ Paper.
«Завдяки Paper ми можемо внести зміни в документ, і вони відразу відобразяться для співробітників, тож нам не потрібно надсилати нові версії», — каже Дорена Санчес, аналітик відділу з надання пільг співробітникам компанії Dropbox. — «Ми також можемо додавати коментарі, щоб працівники перевіряли різні дані прямо в документі. Це спрощує роботу нашої команди. Ми можемо внести зміни у вказівки в будь-який час. Новим співробітникам навіть не потрібно натискати кнопку "Оновити", щоб переглянути зміни».
Завдяки шаблонам фахівці відділу кадрів також заощаджують час і зусилля, адже їм не потрібно створювати цілий новий пакет документів для кожного вхідного класу. За допомогою функції «Створення шаблону» в Dropbox Paper команда Дорени повторно використовує документи на регулярній основі.
Функція «Створення шаблону» в Dropbox Paper
Створювати власні шаблони з документів Paper дуже легко. Ви також можете використовувати готові шаблони, щоб миттєво створювати нотатки до нарад, плани проєктів і творчих заходів тощо.
Цього тижня ми презентували новий шаблон адаптації нових співробітників (див. нижче), який можна використовувати у відділі кадрів будь-якої компанії. Його спеціально розроблено, щоб полегшити виконання завдань вашою командою. Шаблони доступні лише англійською мовою. Незабаром з'явиться їхня версія для мобільних пристроїв.
Шаблон Dropbox Paper для адаптації нових співробітників
2. Підготуйте прості переліки
У перший день відбувається так багато подій, і можна легко заплутатися щодо того, що й коли потрібно зробити. Ось чому наш відділ кадрів активно використовує переліки. У Paper можна швидко створювати списки завдань і призначати виконавців кожного завдання за допомогою @згадок. Відповідні співробітники електронною поштою отримають сповіщення з датою виконання.
«Ми запровадили цей перелік щодо пільг наприкінці минулого року», — каже пані Дорена. «Раніше ми надсилали співробітникам презентацію із 60 слайдів і просто сподівалися, що вони все запам'ятають». Пані Дорена швидко зрозуміла, що це складно для нових співробітників, особливо коли їм доводиться заповнювати форми для інших команд. Окрім усієї тяганини з паперами, їм ще потрібно опановувати нові службові обов'язки.
Після впровадження переліку у вигляді документа Paper пані Дорена та її команда виявили, що це не лише сприяє оптимізації процесу, але й допомагає новим працівникам зосередитися на найважливішому. «Тепер на початку презентації ми можемо сказати: "Не намагайтеся все запам'ятати. Просто зверніться до переліку". Люди сміються, але їм і справді потрібно запам'ятати лише перелік».
Призначення завдань і встановлення термінів виконання в Dropbox Paper
3. Забезпечте наочність і прозорість
Завдяки функції «Інформація про переглядачів» у Paper (див. нижче) фахівці відділу кадрів можуть надіслати документ новим працівникам, а потім перевірити, хто його відкрив, а хто — ні. За словами пані Дорени, таким чином вони можуть переконатися, що всі адресати отримали потрібну інформацію. «Іноді нас запитують: "Де я можу знайти цю інформацію?" Ми відповідаємо: "Схоже, ви ще не відкривали цей документ". Цей документ — ваш найкращий друг. Виконуйте покрокові вказівки, і ви нічого не пропустите».
Відстеження прогресу за допомогою функції «Інформація про переглядачів» у Dropbox Paper
Крім того, запрошені користувачі в реальному часі бачать, як редагують документ у Paper. Зміни можуть вносити учасники команди, яким надали доступ для редагування, причому одночасно. Користувачі, яким надали доступ лише для перегляду, можуть додавати коментарі, щоб ставити запитання про вміст або пропонувати зміни. Розмови, які часто губляться в ланцюжках електронних листів, можна переглядати в контексті поряд із вмістом у коментарях і відповідями.
Додавання коментарів у Dropbox Paper
У Dropbox ми твердо віримо, що співробітники мають вчитися один в одного, співпрацювати та враховувати минулі помилки. Завдяки Paper нові співробітники швидко опановують службові обов'язки, адже за допомогою лише одного пошукового запиту вони можуть отримати документи щодо проєктів у різних відділах організації.
«Наша компанія дуже прозора: ми не приховуємо наявні недоліки», — каже пан Джо. — «Кожен співробітник може ознайомитися з аналізом минулих проєктів. Ми не обмежуємо їх у цьому. Це стандартна політика компанії, яка захоплює наших співробітників. Вони приходять до мене та кажуть: "Це приховували в такій-то компанії, де я працював або працювала". Це нова можливість для наших працівників».
Звичайно, не кожна компанія практикує таку саму культуру прозорості. Якщо компанія готова оприлюднювати лише певний вміст, у Paper ІТ-адміністратори можуть налаштовувати параметри доступу до вмісту для окремих документів Paper.
«Я працювала в інших нетехнологічних компаніях, тому на власному досвіді проходила процес адаптації нових співробітників», — каже пані Дорена. «Зазвичай це одноманітні інструкції на папері. Я відчувала різницю між адаптацією в цій та інших компаніях. Вона полягає в автоматизації та наочності вказівок. В інших компаніях кажуть: "Ось що потрібно зробити, щоб отримати пільги. Удачі". А тут ми кажемо: "Ось що потрібно зробити, щоб отримати пільги. А ось як зареєструватися на прийом до лікаря. А ось як призначити зустріч"».
4. Оптимізуйте відповіді на запити нових співробітників
Одне з найпоширеніших завдань, яким займається відділ кадрів, — відповідь на запити співробітників. «Напевно, я отримую 30–40 запитів на день», — розповідає пані Дорена. — «Але багато з них пов'язані з медициною, тому на них складно відповісти відразу. Є, певно, 40–50 стандартних запитань на тиждень, які постійно повторюються: "Як мені зареєструватися в цій програмі?", а через тиждень: "Коли я отримаю медичну картку" тощо».
«Рішення Paper настільки оптимізувало цей процес, що зараз він займає 15 хвилин на дня, а не 3 години на тиждень», — каже вона. — «Наш вміст настільки змістовний, що тепер нам не потрібно повторно вводити ту саму інформацію чи підлаштовувати її для кожного співробітника. Я можу просто відповісти, поділитися документом Paper і написати: "Ось тут ви знайдете цю інформацію"».
Запрошення учасників команди для роботи над спільним документом Paper
5. Перетворіть важку роботу на гру
Щоб додатково полегшити роботу з документами та залучити до цього нових співробітників, фахівці відділу кадрів компанії Dropbox вирішили перетворити цей процес на гру. Вони розробили квест, завдання якого — допомогти новим співробітникам зареєструватися в системі й ознайомитися з Dropbox Paper, одним із ключових інструментів, який компанія використовує для координації проєктів і спілкування зі співробітниками.
«Для знайомства з Paper і загальною інформацією про пільги компанії ми впровадили гру з пошуком певних елементів», — каже пані Дорена. — «У документах Paper ми публікуємо базову інформацію, потрібну співробітникам під час реєстрації, щоб працівники могли ознайомитися з нею. Потім ми надсилаємо їм детальний список справ, які вони мають зробити до певних дат. На мою думку, це демонструє, наскільки корисною є співпраця, адже за допомогою функції "Інформація про переглядачів" ви бачите обличчя та імена інших нових співробітників, які переглядають документ».
Документ Paper із грою для нових співробітників
«Я нещодавно приєднався до команди, і мені дуже сподобалася ця гра», — каже Тоні Хью, менеджер із маркетингу життєвого циклу в Dropbox. — «Хоча я все ще засмучений, бо наша команда не виграла, це, мабуть, найкращий спосіб швидко вивчити основи роботи з Paper і ознайомитися з робочими процесами в компанії Dropbox».
Щоб дізнатися, як Dropbox Paper полегшує адаптацію нових співробітників і виконання інших завдань, перейдіть за адресою dropbox.com/paper.
