วิธีแบ่งปันงานกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการและรับคำติชมที่ชัดเจนยิ่งขึ้น

มันคือปริศนาแห่งความคิดสร้างสรรค์ คุณทุ่มเททั้งหัวใจและจิตวิญญาณให้กับโครงการ ได้รับการคิดมาอย่างดีและประดิษฐ์อย่างพิถีพิถัน ทุกๆ รายละเอียดล้วนสมบูรณ์แบบ หากคุณพูดเอง ตอนนี้มาถึงส่วนที่ยาก: การแบ่งปันงานของคุณเพื่อที่คุณจะได้รับคำติชมที่มีประโยชน์จากลูกค้าหรือเพื่อนร่วมงาน

ไม่สามารถปฏิเสธได้เลยว่าการตอบรับบางรูปแบบนั้นน่าหงุดหงิด เราทุกคนต่างเคยมีลูกค้าที่ส่งรายการความคิดเห็นที่รวบรวมไว้ด้วยกันทางอีเมล หรือสมาชิกทีมที่แสดงความคิดเห็นผ่าน Zoom แทนที่จะเขียนออกมา ข้อเสนอแนะแม้จะสร้างสรรค์ก็ตาม แต่การนำไปปฏิบัติก็เป็นเรื่องยากหากไม่ได้นำไปปฏิบัติอย่างดี

ไม่ว่าคุณจะตัดต่อวิดีโอการสาธิตหรือเกลางานนำเสนอการขาย คุณก็จำเป็นต้องแก้ไขตามความคิดเห็นของทุกคนก่อนที่โปรเจ็กต์จะไปต่อได้ และกระบวนการวิจารณ์ที่ทำซ้ำอย่างสม่ำเสมอจะทำให้งานง่ายขึ้นสำหรับทุกคนที่เกี่ยวข้อง การปรับแต่งขั้นตอนการทำงานเล็กน้อยนั้นจะเป็นประโยชน์อย่างมากในอนาคต

ในคู่มือนี้ เราจะอธิบายรายละเอียดวิธีแบ่งปันงานของคุณกับทีมหรือลูกค้าได้อย่างมีประสิทธิผลมากขึ้น รวมถึงรับคำติชมที่ดีขึ้นด้วย

วิธีการแบ่งปันผลงานสร้างสรรค์กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการ

 

1. คาดเดาได้—แบ่งปันไฟล์ของคุณในลักษณะเดียวกันทุกครั้ง

ความสม่ำเสมอคือรากฐานของกระบวนการที่ดี แต่ไม่ใช่ว่าจะทำได้ง่ายเสมอไป โดยเฉพาะตอนที่แชร์ไฟล์งานสร้างสรรค์ขนาดใหญ่ เพราะไฟล์แนบในอีเมลนั้นมีขนาดที่จำกัด และการแจกเอกสารกระดาษนั้นย่อมทำให้พลาดสิ่งสำคัญไปได้ 

คุณต้องมีวิธีง่ายๆ ในการแบ่งปันทรัพยากรสร้างสรรค์ของคุณ ซึ่งใช้ได้ผลทุกครั้ง ไม่ว่ารูปแบบไฟล์หรือขนาดจะเป็นอย่างไรก็ตาม ด้วยวิธีนี้ คุณจะไม่ต้องฝึกอบรมทีมงานทั้งหมดใหม่ทุกครั้งที่มีคำขอใหม่ เพื่อนร่วมงานจะรู้เสมอว่าจะค้นหาเวอร์ชันล่าสุดของงานของคุณได้ที่ไหน ไม่ต้องไล่ตามผู้ที่หลงทางหรือแบ่งปันไฟล์ของคุณอีกครั้งอีกต่อไป คุณจะได้รับคำติชมที่คุณต้องการโดยไม่ต้องยุ่งยาก

มีปัญหาอยู่ประการหนึ่ง นั่นคือ กระบวนการที่ยุ่งยากอาจสร้างปัญหาได้มากกว่าจะแก้ไขได้ คุณไม่อยากติดหล่มด้วยรายละเอียดที่ไม่จำเป็น 

นั่นคือเหตุผลว่าทำไมเราจึงทำให้การแชร์งานสร้างสรรค์เป็นเรื่องง่ายที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ Dropbox ช่วยให้คุณแชร์ไฟล์กับใครก็ได้ ซึ่งเป็นกระบวนการที่ทำได้ง่ายทั้งสำหรับคุณและผู้ตรวจทาน จะส่งรูปภาพทั้งแคตตาล็อกหรือโปรเจ็กต์วิดีโอขนาดใหญ่ก็ทำได้ด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง แล้วส่งหลักฐานการออกแบบทันทีหลังการอัปเดตทุกครั้ง 

ผู้ตรวจทานสามารถใส่คำอธิบายประกอบความคิดเห็นของตนเองใน Dropbox ได้เลย โดยวิธีนี้จะช่วยให้คุณเก็บบริบททั้งหมดที่จำเป็นรวมกันไว้ในที่เดียว ไม่ว่าจะเป็นข้อคิดเห็นหรือประวัติเวอร์ชันของไฟล์

2. การฝึกฝนทำให้สมบูรณ์แบบ ค้นหาระบบที่ใช้ได้ผลและเลือกใช้อยู่เสมอ

ทุกกระบวนการใหม่มาพร้อมกับการเรียนรู้ แต่ยิ่งคุณและเพื่อนร่วมงานใช้มากเท่าไหร่ ก็จะยิ่งง่ายและมีประสิทธิภาพมากขึ้นเท่านั้น 

คุณสามารถเริ่มต้นด้วยการเพิ่มมาตรการป้องกันให้กับกระบวนการตรวจสอบของคุณ สร้างแผนการทำงานย้อนหลังในตอนเริ่มต้นของแต่ละโครงการสร้างสรรค์และกำหนดจำนวนรอบการแก้ไข และอย่ากลัวที่จะขอคำติชมในรูปแบบที่คุณต้องการ เนื่องจากคุณคือผู้ทำการแก้ไข ยิ่งคุณเจาะจงเกี่ยวกับความต้องการของคุณมากเท่าใด เพื่อนร่วมงานของคุณก็สามารถช่วยเหลือได้มากขึ้นเท่านั้น

ท้ายที่สุด คุณและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการของคุณมีเป้าหมายเดียวกัน นั่นก็คือการสร้างผลงานที่ดีที่สุด แต่ความตั้งใจที่ดีจะสูญหายไปในการแปลเมื่อข้อเสนอแนะไม่ได้รับการนำเสนออย่างถูกต้อง นั่นคือสาเหตุที่การปรับกระบวนการตรวจสอบให้มีประสิทธิภาพและเป็นมาตรฐานจึงมีความสำคัญมาก และ Dropbox สามารถช่วยคุณได้ 

คุณสามารถเพิ่มวันที่หมดอายุให้กับสิทธิ์ของลิงก์ที่แชร์เพื่อจำกัดความคิดเห็นที่ส่งมาช้า หรือให้ผู้ใช้บางคนมีสิทธิ์ดูได้เท่านั้นเพื่อให้สามารถตรวจดูและแสดงความคิดเห็นได้โดยไม่ต้องแก้ไข แต่คุณสมบัติที่ดีที่สุดก็คือ คุณสมบัติอย่างการส่งและติดตามที่จะสามารถบอกคุณได้ว่าใครดูไฟล์และใครยังไม่ได้ดู เป็นการบ่งบอกความรับผิดชอบของทุกคนที่เกี่ยวข้องได้ทันที

วิธีรับคำติชมที่มีประโยชน์เกี่ยวกับผลงานสร้างสรรค์ของคุณ

ไม่มีใครรู้งานของคุณดีเท่ากับตัวคุณเอง—ใช้สิ่งนั้นให้เป็นประโยชน์กับคุณ เมื่อรวบรวมข้อเสนอแนะ ให้บอกผู้วิจารณ์แต่ละคนอย่างชัดเจนว่าคุณต้องการอะไร เช่น ถามว่า:

• นักเขียนหรือบรรณาธิการที่จะตรวจสอบไวยากรณ์ 
• ผู้อำนวยการฝ่ายสร้างสรรค์ของคุณจะแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับการออกแบบโดยรวม
• ผู้บริหารบัญชีหากงานของคุณครอบคลุมสิ่งที่ลูกค้าต้องมีทั้งหมด

การทำงานเชิงรุกช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงความคิดเห็นที่มากเกินไป แต่คุณจะได้รับข้อคิดเห็นที่เป็นประโยชน์ซึ่งมุ่งเน้นไปที่ความเชี่ยวชาญของผู้มีส่วนร่วมแต่ละรายแทน 

การออกคำสั่งไม่ใช่ปัญหา แต่ความผิดพลาดสำคัญอย่างหนึ่งที่ควรหลีกเลี่ยงคือ คำสั่งที่ไม่ชัดเจน เพียงแค่บอกผู้ตรวจทานว่าคุณอยากได้ข้อคิดเห็นตรงจุดไหนยังไม่พอ คุณต้องชี้ให้เห็นเลย ด้วย Dropbox คุณสามารถทำเครื่องหมายความคิดเห็นในไฟล์ได้โดยตรง แล้วแชร์เพื่อขอข้อคิดเห็น เมื่อผู้ตรวจทานเปิดไฟล์ บันทึกและหมายเหตุประกอบของคุณจะปรากฏขึ้นอย่างโดดเด่น คุณสามารถเพิ่มความคิดเห็นและคำถามในส่วนใดส่วนหนึ่งของภาพ วิดีโอ ไฟล์ออกแบบ หรือเอกสารข้อความได้ ด้วยวิธีนี้ ทีมในโปรเจ็กต์ของคุณจะรู้ได้อย่างชัดเจนว่าข้อคิดเห็นของตนนั้นจะเป็นประโยชน์มากที่สุดในจุดไหน

เพลิดเพลินกับกระบวนการตรวจสอบที่ง่ายและรวดเร็วยิ่งขึ้นด้วย Dropbox

ผลงานสร้างสรรค์ที่ดีประกอบด้วยหลายส่วน และบทวิจารณ์ถือเป็นขั้นตอนที่สำคัญ การได้รับคำติชมที่ถูกต้องสามารถยกระดับผลงานของคุณไปสู่จุดสูงสุดได้ 

ในทางกลับกัน ข้อเสนอแนะที่สับสนหรือไม่ชัดเจนสามารถทำให้โครงการหยุดชะงักได้ สิ่งสำคัญคือการช่วยให้ผู้ตรวจสอบของคุณช่วยเหลือคุณ อย่ากลัวที่จะขอสิ่งที่คุณต้องการจริงๆ 

เมื่อวิธีอื่นไม่ได้ผล ให้แสดงด้วยการกระทำ เครื่องมืออย่างเช่น การแชร์ไฟล์และหมายเหตุประกอบของ Dropbox จะช่วยให้คุณทำงานร่วมกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโปรเจ็กต์ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ปฏิบัติตามกระบวนการง่ายๆ และขอข้อคิดเห็นเมื่อคุณต้องการ