เรื่องนี้คือปัญหาใหญ่ของนักครีเอทีฟ คุณทุ่มเทจิตใจและจิตวิญญาณลงไปในงาน คิดมาอย่างดีและสร้างขึ้นอย่างพิถีพิถัน หากให้บอกกับตัวเองก็คือทุกรายละเอียดนั้นสมบูรณ์แบบ มาถึงส่วนที่ยากแล้ว นั่นก็คือการแบ่งปันข้อมูลสำหรับงานของคุณเพื่อให้คุณสามารถรวบรวมข้อคิดเห็นที่เป็นประโยชน์จากลูกค้าหรือเพื่อนร่วมงานได้
ปฏิเสธไม่ได้เลยว่า ข้อคิดเห็นบางรูปแบบก็น่าหงุดหงิดใจ เราต่างก็มีลูกค้าที่ส่งความคิดเห็นรวมกันมาทางอีเมล หรือสมาชิกในทีมที่แสดงความคิดเห็นผ่าน Zoom แทนที่จะเขียนอธิบายข้อคิดเห็นนั้นยากที่จะนำไปใช้เมื่อส่งต่อมาไม่ดี แม้จะเป็นเชิงสร้างสรรค์ก็ตาม
ไม่ว่าคุณจะตัดต่อวิดีโอการสาธิตหรือขัดเกลางานนำเสนอการขาย คุณก็จำเป็นต้องแก้ไขตามความคิดเห็นของทุกคนก่อนที่จะดำเนินโครงการต่อ และกระบวนการวิจารณ์ที่ทำซ้ำอย่างสม่ำเสมอก็ทำให้งานง่ายขึ้นสำหรับทุกคนที่เกี่ยวข้อง การปรับแต่งลำดับการทำงานเล็กน้อยนั้นจะเป็นประโยชน์อย่างมากในอนาคต
ลองใช้เคล็ดลับ 3 ข้อนี้ในการช่วยให้คุณแบ่งปันข้อมูลสำหรับงานของคุณกับทีมหรือลูกค้าของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นและได้รับข้อคิดเห็นที่ดีขึ้นด้วยเช่นกัน
1. คาดเดาได้ง่าย แบ่งปันไฟล์ของคุณในรูปแบบเดียวกันทุกครั้ง
ความสม่ำเสมอคือพื้นฐานของกระบวนการที่ดี แต่ไม่ใช่จะทำได้ง่ายเสมอไป โดยเฉพาะตอนที่แบ่งปันไฟล์งานสร้างสรรค์ขนาดใหญ่ เพราะมีการจำกัดขนาดสิ่งที่แนบมาในอีเมล และการส่งต่อเอกสารในรูปกระดาษนั้นก็เป็นย่อมทำให้พลาดสิ่งสำคัญไปได้อย่างแน่นอน คุณต้องการวิธีง่ายๆ ในการแบ่งปันชิ้นงานสร้างสรรค์ของคุณ วิธีที่ใช้ได้ผลทุกครั้ง ไม่ว่าจะเป็นรูปแบบไฟล์ใดหรือขนาดเท่าไร โดยที่คุณไม่จำเป็นต้องฝึกอบรมทั้งทีมอีกรอบทุกครั้งที่มีคำขอใหม่ ผู้ร่วมมือจะรู้เสมอว่าจะค้นหางานเวอร์ชั่นล่าสุดของคุณได้ที่ไหน ไม่ต้องคอยตามคนที่ล่าช้าหรือแบ่งปันไฟล์ของคุณซ้ำอีกครั้งอีกต่อไป คุณจะได้รับข้อคิดเห็นที่คุณต้องการโดยไม่ต้องเจอปัญหายุ่งยาก
ทว่ามีปัญหาอยู่อย่างหนึ่ง กระบวนการที่ยุ่งยากอาจสร้างปัญหามากกว่าช่วยแก้ปัญหา คุณไม่ต้องการจมอยู่กับรายละเอียดที่ไม่จำเป็น เราจึงทำให้การแบ่งปันเป็นเรื่องง่ายที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ Dropbox ให้คุณแบ่งปันไฟล์กับใครก็ได้ ง่ายทั้งสำหรับคุณและผู้วิจารณ์ ส่งแค็ตตาล็อกรูปภาพทั้งหมดหรือโปรเจ็กต์วิดีโอขนาดใหญ่ได้ในไม่กี่คลิก และส่งหลักฐานการออกแบบทันทีหลังการอัปเดตทุกครั้ง และผู้วิจารณ์ก็สามารถเพิ่มความคิดเห็นลงใน Dropbox ได้โดยตรงด้วย ซึ่งจะเป็นการเก็บบริบททั้งหมดที่คุณต้องการ ตั้งแต่ข้อคิดเห็นไปจนถึงประวัติเวอร์ชั่นของไฟล์ทั้งหมดนี้รวมไว้อยู่ในที่เดียวกัน
2. การฝึกฝนทำให้สมบูรณ์แบบ ค้นหาระบบที่ใช้ได้ผลและเลือกใช้อยู่เสมอ
ทุกกระบวนการใหม่มาพร้อมกับช่วงการเรียนรู้ แต่ยิ่งคุณและเพื่อนร่วมงานของคุณใช้มากเท่าไร ก็ยิ่งง่ายขึ้นและมีประสิทธิภาพมากขึ้นเท่านั้น คุณสามารถเริ่มต้นด้วยการเพิ่มขีดจำกัดให้กับกระบวนการรับข้อคิดเห็นของคุณ วางแผนงานแบบย้อนกลับในตอนเริ่มต้นแต่ละโครงการงานสร้างสรรค์และกำหนดจำนวนรอบในการแก้ไข และอย่ากลัวที่จะขอข้อคิดเห็นในรูปแบบที่คุณต้องการ เพราะคุณเป็นคนที่ทำการแก้ไข ยิ่งคุณเจาะจงความต้องการของตัวเองมากเท่าไร เพื่อนร่วมงานก็สามารถช่วยคุณได้มากขึ้นเท่านั้น
ในท้ายที่สุด คุณและผู้มีส่วนร่วมทุกคนในโครงการก็มีเป้าหมายเดียวกัน คือเพื่อสร้างผลงานที่ดีที่สุด แต่เจตนาที่ดีนั้นหายไปในระหว่างทางได้หากส่งข้อคิดเห็นมาอย่างไม่เหมาะสม นั่นคือเหตุผลที่การยกระดับและปรับปรุงกระบวนการในการวิจารณ์ให้เป็นมาตรฐานจึงสำคัญมาก และ Dropbox สามารถช่วยได้ คุณสามารถเพิ่มวันที่หมดอายุให้กับสิทธิ์ของลิงก์ที่แบ่งปันเพื่อจำกัดความคิดเห็นที่ส่งมาช้าได้ หรือให้สิทธิ์การเข้าถึงแบบดูได้เท่านั้นแก่ผู้ใช้บางรายเพื่อให้สามารถดูและแสดงความคิดเห็นได้โดยไม่ต้องเพิ่มการแก้ไข สิ่งที่ดีที่สุดก็คือ Dropbox สามารถบอกได้ว่าใครดูไฟล์นี้แล้วบ้างและใครยังไม่ได้ดู ซึ่งทำให้ทุกคนที่เกี่ยวข้องรับผิดชอบหน้าที่ของตัวเองในทันที
3. ขอในสิ่งที่คุณต้องการ ไฮไลท์ในส่วนที่คุณต้องการข้อคิดเห็น
ไม่มีใครรู้จักงานของคุณได้ดีเท่าคุณ จึงควรใช้จุดนี้ให้เป็นประโยชน์ เมื่อขอข้อคิดเห็น บอกคนวิจารณ์แต่ละคนให้ละเอียดว่าคุณต้องการอะไร ขอให้นักเขียนหรือบรรณาธิการตรวจสอบไวยากรณ์ให้ ขอให้ผู้อำนวยการด้านครีเอทีฟของคุณแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับการออกแบบโดยรวม และถามฝ่ายบริหารงานลูกค้าว่างานของคุณครอบคลุมในสิ่งที่ลูกค้าสั่งทั้งหมดหรือไม่ การทำงานเชิงรุกช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงความคิดเห็นที่มากเกินไป แต่คุณจะได้รับข้อคิดเห็นที่เป็นประโยชน์ซึ่งมุ่งเน้นไปที่ความเชี่ยวชาญของผู้มีส่วนร่วมแต่ละรายแทน
การออกคำสั่งไม่ใช่ปัญหา แต่มีหลุมพรางสำคัญอย่างหนึ่งที่ควรหลีกเลี่ยง คือ ทิศทางที่ไม่ชัดเจน อย่าแค่บอกนักวิจารณ์ว่าคุณอยากได้ข้อคิดเห็นตรงจุดไหน แต่ให้แสดงให้พวกเขาเห็น ด้วย Dropbox คุณสามารถทำเครื่องหมายความคิดเห็นในไฟล์ได้โดยตรง แล้วแบ่งปันเพื่อขอข้อคิดเห็น เมื่อผู้วิจารณ์เปิดไฟล์ บันทึกและหมายเหตุประกอบของคุณจะปรากฏขึ้นอย่างโดดเด่น คุณสามารถเพิ่มความคิดเห็นและคำถามในส่วนใดส่วนหนึ่งของภาพ วิดีโอ ไฟล์ออกแบบ หรือเอกสารข้อความ ด้วยวิธีนี้ ทีมในโครงการของคุณจะรู้อย่างชัดเจนว่าข้อคิดเห็นของพวกเขาจะมีประโยชน์มากที่สุดในจุดไหน
งานสร้างสรรค์ที่ยอดเยี่ยมคือผลรวมของหลายๆ ส่วน และการวิจารณ์เองก็เป็นขั้นตอนที่สำคัญมาก ข้อคิดเห็นที่เหมาะสมจะนำงานของคุณขึ้นไปอีกระดับได้ ในทางกลับกัน ข้อคิดเห็นที่น่าสับสนหรือไม่ชัดเจนอาจทำให้โครงการต้องหยุดชะงัก กุญแจสำคัญคือการให้คนวิจารณ์สามารถช่วยเหลือคุณได้ อย่ากลัวที่จะขอในสิ่งที่คุณต้องการ และแสดงเป็นตัวอย่างให้ผู้อื่นเห็น เช่น เลือกเครื่องมือที่ดีที่สุดสำหรับงาน ทำตามกระบวนการ และขอข้อคิดเห็นในจุดที่คุณต้องการ
