Därför ska du använda registerhantering

Alla företag har massor av register, från finansdokument till juridiskt pappersarbete. Om du inte redan har dem säkert organiserade är det dags att sätta igång.

Hyllor med böcker prydligt staplade och tydligt märkta

Vad är registerhantering?

Registerhantering, även känt som registerföring, är som namnet antyder processen i vilken du organiserar och säkrar en organisations dokumentation. För företag bör denna process löpa under hela företagets livscykel, vilket innebär att de lagrade dokumenten kan återspegla verksamhetens historia. Registerhantering handlar dock om mer än att bara fylla på ett arkivskåp. Framgångsrik registerhantering bör vara en process som inbegriper klassificering, skapande och mottagande och underhåll av poster. Säker kassering eller radering av en organisations register bör också vara en del av registerhanteringsprocessen.

För alla följande dokument kan arkivering av en registeransvarig vara en bra idé:

  • Pappersdokument eller andra offlinehandlingar
  • Digitala dokument
  • Avtal
  • Rapporter
  • Revisioner
  • Certifikat
  • E-postmeddelanden/meddelanden i sociala medier
  • Videor

Företag ansamlar denna dokumentation regelbundet. Det är just därför det är så viktigt att ha en tillsynsprocess på plats som kan sortera vetet från agnarna och spara betydelsefulla poster i de viktigaste registren. Dropbox fungerar som en värdefull modern uppdatering av det traditionella registret. Det slutar dock inte med att bara trycka på spara. Dessa filer måste underhållas, så du hanterar inte bara nya inkommande objekt utan även det som redan arkiverats.

Varför behöver företag använda registerhantering?

Bortsett från allmänna administrativa skäl finns det några andra viktiga anledningar för ett företag att börja med registerhantering. De kan inte bara förhindra att ni hamna i trubbel – om ni någon gång skulle anklagas för något olagligt kan de också bli vägen ut. Ni ska inte heller förutsätta att inaktiva register inte längre är viktiga. Här är bara några av de registertyper som måste efterleva vissa fastställda lagringsperioder i USA:

IRS

Viktigast för företag i USA. Amerikanska skatteverket kräver register över era skattetransaktioner. Du bör eftersträva att spara dessa viktiga dokument i minst fyra år.

Fair Labor Standards Act

FLSA betyder olika för olika typer av löneregister. I allmänhet bör en lagringstid på minst tre år vara tillräcklig.

Personalregister

Spara dessa register i minst sex år efter att medarbetaren slutat. Detta är viktigt som bevis på att personen faktiskt har arbetat på ditt företag men kan också hjälpa dig att ge referenser om du ombes. Om en anställd skulle vidta åtgärder mot dig, måste du också ha tillgång till dessa handlingar.

Rekryteringsfiler

Alla handlingar som rör anställningen av en medarbetare bör sparas i cirka tre år. Equal Employment Opportunity Commission kan kräva att dessa handlingar sparas i minst ett år.

Annat

Det finns också mindre skrämmande handlingar du bör spara för den egna sinnesfridens skull. Kvitton på betalda elräkningar, välkomstmejl för ny programvara och spontanjobbansökningar kan alla vara bra att spara.

Så konfigurerar du ett registerhanteringssystem

Det finns viktiga saker att tänka på innan du sätter igång och skapar ett registerhanteringssystem. Det är en företagsomfattande process som kommer att kräva någon vid rodret samt grundutbildning för hela teamet. Ett framgångsrikt registerhanteringssystem kräver:

En senior medarbetare som ansvarar för registerhanteringen

Detta bör inte vara en slentrianuppgift för vem som helst på HR-avdelningen, utan en senior medarbetare ska äga denna process helt. Registerhantering är lika viktigt som ekonomin, och du skulle inte förvänta dig att någon ställer upp och ”pillar lite” med ekonomin – istället ska du låta en engagerad teammedlem fungera som dokumentchef och ledande arkivarie.

Beslut kring hur, när och vilka register som ska föras

Kom överens med senior personal och med input från resten av teamet vilka viktiga register som behöver föras. Välj hur lång lagringsperioden ska vara och bestäm även hur handlingar ska raderas i slutet av deras livscykel. Tidsperioden ni sparar dokument kan variera beroende på typ. Till exempel bör inkorporeringspapper finnas i era permanenta register, men du kan radera anställdas löneuppgifter efter några år.

Budget för elektronisk registerhantering

Digitala dokument utgör sannolikt huvuddelen av företagets administration och korrespondens, och för att skydda allt detta måste ni vända er till informationsteknik. Software as a Service-modeller innebär att ett registerhanteringsprogram inte bara är en engångsavgift, utan en löpande månatlig prenumeration. Se till att ni budgeterar för detta.

Ta höjd för utbildning och ständig övervakning

Register kan behöva nås av vem som helst i ditt företag och bör vara en viktig del av er samlade sanningskälla. Ditt team kommer därför att behöva utbildas i hur man kommer åt och ansvarsfullt hanterar register som en del av ett registerhanteringsprogram. Här finns nämligen några av ditt företags viktigaste dokument, så du kommer att behöva upprätthålla datastyrning och fastställa en registerhanteringspolicy. Du kommer också att behöva fortsätta övervaka detta system, särskilt för digitala register, för att säkerställa att ingen obehörig användning eller oavsiktlig radering sker. På så vis kan du alltid vara redo att utföra en filåterställning innan det är för sent. Katastrofåterställning bör också övervägas, för den händelse ditt företag till exempel skulle drabbas av ett internetvirus.

Andra saker att tänka på

Om ditt företag tillhandahåller en offentlig funktion, som till exempel vatten-, el- eller värmedistribution, kan era register omfattas av lagar om informationsfrihet som styr statliga register. Det betyder att vissa delar av era register kan behöva vara tillgängliga som offentliga register. Se till att ni har lagt till denna möjlighet i era processer när du börjar introducera registerhantering i organisationen. 

Att välja en lösning för registerhantering i företaget 

Att ha ett bra digitalt registerhanteringssystem är kärnan i registerhanteringsprocessen. Dropbox är en kraftfull fillagringslösning som är perfekt för registerhantering, och erbjuder alla verktyg du behöver för att säkert lagra filer, plus många fler funktioner som gör era övergripande arbetsflöden och er informationshantering enklare. Du kan också flytta era pappersdokument till ert digitala arkiv med enkel dokumentskanning. Få avancerade teamkontroller, lösenordsskydd och tidsbegränsad åtkomst för förstklassig säkerhet och informationsstyrning. Och ännu bättre är att ni med tillägget för utökad versionshistorik kan återställa ändrade eller raderade filer i upp till 10 år. 

Med Dropbox kan du vara säker på att era register är helt säkra utan att vara dolda eller otillgängliga för auktoriserade användare.

Informationen ovan är inte avsedd som juridisk rådgivning. Vi rekommenderar att du konsulterar en advokat om du har juridiska frågor.

Skydda filerna som utgör ditt digitala liv.

Läs om hur Dropbox skyddar dina data