Почему нужно вести документацию?

Каждая компания хранит огромное количество документов, начиная от финансовых отчетов и заканчивая документами правового характера. Но если ваши документы не упорядочены и не защищены, вам следует как можно скорее это исправить.

Полки с аккуратно расставленными и четко маркированными книгами

Что такое управление записями?

Ведение документации (или управление записями) — это, как следует из названия, процесс упорядочения и обеспечения сохранности документов организации. Эти задачи нужно выполнять на протяжении всего жизненного цикла компании, то есть в хранящихся документах может быть отражена вся история компании. Но следует иметь в виду, что ведение документации — это нечто большее, чем просто хранение документов в условном шкафу. Полноценная система ведения документации включает классификацию, создание, получение и хранение документов. Безопасное уничтожение или удаление документов организации — также часть процесса ведения документации.

Сотрудник по ведению документации принимает решение о хранении в архиве перечисленных ниже документов:

  • бумажные и другие виды документов для чтения в автономном режиме;
  • цифровые документы;
  • контракты;
  • Отчеты
  • документы аудиторской проверки;
  • сертификаты;
  • электронные письма и сообщения в социальных сетях.
  • Видео

У компаний подобные материалы накапливаются постоянно. Именно поэтому так важно предусмотреть нормативный процесс, позволяющий отделить нужное от бесполезного и сохранять ключевые материалы среди важных документов. Dropbox служит современной версией традиционного центра хранения документации. Однако этот процесс не ограничивается одним нажатием кнопки «Сохранить». Необходимо вести учет документации: вы обязаны управлять не только новыми поступающими документами, но и архивом.

Зачем компаниям вести документацию?

Помимо общего администрирования, есть несколько важных причин, чтобы начать вести документацию. Ведение документации поможет не только уберечь вас от неприятностей, но и доказать свою правоту, если вашу компанию когда-либо обвинят в чем-то, порочащем ее деловую репутацию. Кроме того, не стоит полагать, что архивные документы со временем теряют свою значимость. Ниже перечислены лишь некоторые типы документов, имеющие четко установленные сроки хранения в США.

Налоговая документация

Она важна для тех, кто проживает в Соединенных Штатах. Налоговое управление США может запросить документы об уплате налогов. Эти важнейшие документы следует хранить не менее четырех лет.

Закон о справедливых нормах труда

В рамках Закона о справедливых нормах труда для разных типов ведомостей заработной платы действуют разные нормы. Как правило, срок хранения ведомостей составляет не менее трех лет.

Документы по личному составу

Такие документы нужно хранить не менее шести лет с момента увольнения сотрудника. Их используют как доказательство того, что конкретное лицо действительно работало в вашей компании. Также они могут помочь вам составить рекомендацию на сотрудника при получении соответствующего запроса. Если сотрудник решит подать на вас в суд, вы также должны будете предоставить эти документы.

Документы о приеме на работу

Все документы, связанные с наймом персонала, нужно хранить около трех лет. Комиссия по соблюдению равноправия при трудоустройстве требует хранить такие документы не менее одного года.

Другое

Есть также другие менее важные документы, которые следует вести ради собственного спокойствия. Квитанции об оплате счетов за коммунальные услуги, приветственные электронные письма касательно нового программного обеспечения и заявления о приеме на работу можно удобно хранить в файле для документов.

Как создать систему управления документацией?

Прежде чем приступить к созданию этой системы, нужно учесть несколько важных моментов. Управление документами затрагивает всю компанию: кто-то должен руководить процессом, а остальным участникам команды нужно пройти первичный инструктаж. Для создания эффективной системы ведения документации потребуется выполнить несколько условий.

Старший сотрудник, ответственный за ведение документации

Это не должно быть общей обязанностью всего отдела кадров — отвечать за управление документами должен только один старший сотрудник. Ведение документации не менее важно, чем управление финансами, для которого вы не привлекаете всех сотрудников. Вы должны назначить конкретного участника команды, который будет заведовать документами и архивом.

Решения о том, что, как и когда следует хранить

Определите вместе со старшим сотрудником и остальными участниками команды, какие важные документы нужно хранить. Установите сроки хранения, а также решите, как следует удалять документы по окончании их жизненного цикла. Срок хранения документов может зависеть от их типа. Например, ваши учредительные документы относятся к документам постоянного хранения, но вы можете удалить данные о заработной плате сотрудников по прошествии нескольких лет.

Бюджет на ведение электронной документации

Цифровые документы, вероятно, составляют большую часть официальных документов и писем вашей компании, и для обеспечения их безопасности вам потребуются информационные технологии. Модель программного обеспечения как услуги предполагает приобретение программ для ведения документации не на условиях единоразовой оплаты, а в виде ежемесячной подписки. Убедитесь, что вы располагаете необходимым бюджетом.

Обучение и постоянный мониторинг

Доступ к документам может потребоваться любому сотруднику вашей компании, поэтому документы должны стать главным элементом вашего единого источника достоверных данных. Поэтому в рамках программы ведения документации необходимо обучить команду получать доступ к документам и правильно обращаться с ними. В конце концов, документы — это одна из самых важных составляющих вашего бизнеса, поэтому вам нужно установить принципы управления данными и политику ведения документации. Кроме того, требуется постоянный мониторинг этой системы, особенно цифровых документов, чтобы исключить возможность несанкционированного использования или случайного удаления данных. Таким образом, вы всегда будете готовы выполнить восстановление файлов, пока не станет слишком поздно. Также рекомендуем заранее продумать пути аварийного восстановления, например, на случай заражения файлов компании вирусом.

Прочие соображения

Если ваша компания выполняет общественные функции, например предоставляет коммунальные услуги, ваши важнейшие документы могут подпадать под действие закона о свободе информации, регулирующего документы правительства. Это означает, что некоторые сферы ведения документации, вероятно, должны стать достоянием общественности. Убедитесь, что вы включили эту возможность в свои процессы, когда начнете внедрять систему бухгалтерского учета в организации. 

Выбор решения для ведения документации компании 

Надлежащая система ведения цифровой документации — ключевой элемент управления документами. Dropbox — это эффективное решение для хранения файлов, которое идеально подходит для этой цели. Оно содержит все инструменты, необходимые для безопасного хранения документов, а также множество дополнительных функций, облегчающих общие рабочие процессы и управление информацией. Вы также можете помещать ваши бумажные документы в цифровой архив путем простого сканирования документов. Воспользуйтесь расширенным контролем рабочих групп, защитой паролем и доступом с ограничением по времени, чтобы обеспечить высший уровень защиты данных и надлежащее управление содержимым. Более того, дополнение Расширенный журнал версий позволяет восстанавливать любые файлы, которые были удалены или изменены в течение последних 10 лет. 

С Dropbox вы можете быть абсолютно уверены в том, что ваши документы надежно защищены, но при этом открыты и доступны авторизованным пользователям.

Приведенная выше информация не предназначена для использования в качестве юридической консультации. Если у вас возникли вопросы правового характера, рекомендуем вам проконсультироваться с юристом.

Обеспечьте безопасность своих документов с помощью Dropbox.

Начало работы