Wat is records management?
Records management, ook wel documentbeheer genoemd, is, zoals de naam al aangeeft, het organiseren en beveiligen van de administratie van een organisatie. Dit proces moet de volledige levenscyclus van het bedrijf doorlopen, wat betekent dat de opgeslagen documenten de geschiedenis van het bedrijf weergeven. Records management is echter meer dan een simpele archiefkast. Succesvol records management draait op een proces dat de indeling, aanmaak, ontvangst en het onderhoud van records omvat. Het veilig verwijderen of wissen van de administratie van een organisatie maakt ook deel uit van het proces.
De volgende documenten komen allemaal in aanmerking voor archivering door een documentbeheerder:
- Papieren documenten of een andere vorm van offline records
- Digitale documenten
- Contracten
- Rapporten
- Audits
- Certificaten
- E-mails/berichten op sociale media
- Video's
Bedrijven verzamelen dit soort items voortdurend. Juist daarom is het zo belangrijk om een regelgevingsproces te hebben dat het kaf van het koren scheidt en belangrijke gegevens opslaat in je belangrijke records. Dropbox is een waardevolle moderne update van het traditionele recordcentrum. Meer dan een opslag alleen. Je moet deze bestanden onderhouden, dus je beheert niet alleen nieuwe binnenkomende items, maar ook het archiefbeheer.
Waarom zouden bedrijven records management moeten gebruiken?
Naast het algemene beheer, is er voor bedrijven een aantal belangrijke redenen om met recordbeheer te beginnen. Niet alleen kunnen ze voorkomen dat je in de problemen komt, maar als je bedrijf ooit beschuldigd wordt van iets onfris, helpen je records je ook om er weer uit te komen. Je kunt er beter ook niet van uitgaan dat inactieve records niet meer belangrijk zijn. Dit zijn een paar soorten records die aan bepaalde bewaartermijnen moeten voldoen in de Verenigde Staten:
IRS
De grote jongen in de Verenigde Staten. De IRS vereist informatie over je belasting. Je moet proberen deze belangrijke records minstens vier jaar te bewaren.
Fair Labor Standards Act
De FLSA heeft verschillende wetten voor verschillende soorten salarisadministratie. In het algemeen geldt een bewaartermijn van ten minste drie jaar.
Personeelsgegevens
Bewaar deze records op zijn minst zes jaar na het vertrek van je werknemer. Dit is belangrijk als bewijs dat ze wel degelijk bij je bedrijf hebben gewerkt, maar kan je ook aan referenties helpen als je daarom wordt gevraagd. Als een medewerker maatregelen tegen je wil nemen, zul je deze records ook moeten raadplegen.
Sollicitatiegegevens
Alle bestanden met betrekking tot de aanwerving van een personeelslid moeten ongeveer drie jaar worden bewaard. De Equal Employment Opportunity Commission eist dat deze gegevens ten minste een jaar worden bewaard.
Overig
Er zijn ook wat meer saaie records die je voor je eigen gemoedsrust moet bewaren. Ontvangstbewijzen van betaalde nutsrekeningen, welkomstmails voor nieuwe software en speculatieve sollicitaties zijn allemaal handig om bij te houden.
Hoe stel je een records management-systeem in
Voordat je verder gaat met het records management-systeem moet je eerst een belangrijke afweging maken. Er moet iemand aan het roer staan en het hele team moet worden getraind, want het is een bedrijfsbreed proces. Een geslaagd records management-systeem heeft:
Een ervaren medewerker die verantwoordelijk is voor records management
Dit mag geen overkoepelende taak zijn voor iemand bij HR, er moet één ervaren medewerker zijn die dit proces volledig in handen heeft. Records management is net zo belangrijk als je financiën en je verwacht ook niet dat iemand 'zijn steentje bijdraagt' aan financiën; je hebt een volledig toegewijd teamlid om als documentmanager en hoofdarchivaris op te treden.
Hoe, welke en wanneer records moeten worden bijgehouden
Besluit met het ervaren personeel en de input van de rest van het team welke belangrijke gegevens moeten worden bijgehouden. Kies hoelang de bewaarperiode moet zijn en bepaal ook hoe ze aan het einde van de levenscyclus van de records moeten worden verwijderd. De bewaartermijn van de documenten varieert afhankelijk van het type. Zo moeten bijvoorbeeld je oprichtingsakte deel uitmaken van je permanente administratie, maar de salarisadministratie van je werknemers kun je na een paar jaar verwijderen.
Maak een budget voor elektronisch records management
Digitale documenten vormen waarschijnlijk het grootste deel van de bedrijfsadministratie en -correspondentie. Om dit allemaal veilig te bewaren, moet je gebruik maken van informatietechnologie. Een Software as a Service-model houdt in dat een records management-programma een doorlopend maandabonnement is en niet slechts een eenmalige kostenpost is. Zorg dat je hier een budget voor hebt.
Zorg voor training en dat je alles continu in de gaten kunt houden
Het kan zijn dat de gegevens toegankelijk moeten zijn voor iedereen in je bedrijf en dat ze een belangrijk onderdeel vormen van jouw single source of truth. Je team moet dus getraind worden in hoe ze toegang kunnen krijgen tot de records en hoe ze er op een verantwoorde manier mee om kunnen gaan als onderdeel van een records management-programma. Dit zijn tenslotte de belangrijkste documenten van je bedrijf, dus je moet gegevensbeheer invoeren en beleid voor records management opstellen. Dit systeem moet je ook in de gaten blijven houden, vooral de digitale records, om zeker te weten dat er geen ongeoorloofd gebruik of onbedoelde verwijdering plaatsvindt. Op deze manier kun je op elk moment bestanden terughalen, voordat het te laat is. Noodherstel moet ook worden overwogen, als bijvoorbeeld je zakelijke activiteiten door een internetvirus worden getroffen.
Andere overwegingen
Als je bedrijf een openbare functie heeft, zoals nutsbedrijven, kunnen je belangrijke gegevens onderworpen worden aan de Freedom of Information Act die van toepassing is op federale gegevens. Dat betekent dat sommige delen van je documentbeheer openbaar toegankelijk moeten zijn. Zorg ervoor dat dit mogelijk is wanneer je aan de slag gaat met de boekhouding in je organisatie.
Een oplossing kiezen voor bedrijfsadministratie
Een goed digitaal records management-systeem is essentieel voor het records management-proces. Dropbox is een krachtige oplossing voor bestandsopslag die perfect is voor records management en biedt alle tools die je nodig hebt om bestanden veilig op te slaan, plus nog veel meer functies om je algemene workflows en informatiebeheer te vereenvoudigen. Je kunt je papieren documenten ook verplaatsen naar jouw digitale archief door simpelweg de documenten te scannen. Geniet van geavanceerde teamfuncties, wachtwoordbeveiliging en tijdgebonden toegang voor optimale beveiliging en optimaal informatiebeheer. In het verlengde van de uitgebreide versiegeschiedenis kun je de gewijzigde of verwijderde bestanden tot 10 jaar terughalen.
Met Dropbox weet je zeker dat records volkomen veilig zijn, zonder dat de bestanden verborgen of ontoegankelijk zijn voor geautoriseerde gebruikers.
Bovenstaande informatie is niet bedoeld als juridisch advies. Als je juridische vragen hebt, raden we je aan om een advocaat te raadplegen.